Oznámení GDPR

Od pátku 25. května 2018 vešla v účinnost novela Knihovního řádu a přinesla některé změny.

Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Ochraně osobních údajů jsme vyhradili samostatnou část Knihovního řádu, konkrétně Hlavu V. Změny v textu vycházejí zejména z požadavků na soulad praxe s novým nařízením o ochraně osobních údajů evropské legislativy (známé jako GDPR).

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Středočeská vědecká knihovna, příspěvková organizace (dále jen knihovna) zpracovává osobní údaje uživatelů, potřebuje-li je pro poskytování svých služeb a také z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. V případě dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny
(tzv. absenční) a služby na to navázané (správa Konta uživatele, rezervace, historie výpůjček).

Základními osobními údaji registrovaného uživatele jsou jeho jméno a příjmení, datum narození, trvalé bydliště, druh a číslo osobního dokladu.

Knihovna dále zpracovává údaj o tom, že je registrovaný uživatel držitelem průkazu
ZTP/ZTP-P, starobním důchodcem nebo má hendikep znemožňující čtení v případě, že si tento uživatel přeje čerpat výhody s tím spojené (například roční registrace za polovinu či zdarma nebo možnost půjčování zvukových knih).

Nepovinné kontaktní údaje (např. e-mailová adresa, telefonní číslo) využíváme pro efektivnější komunikaci s vámi např. pro oznámení o splněných rezervacích, o blížícím se konci výpůjční lhůty nebo o nových službách a akcích knihovny.

Poštovní adresu využíváme, pokud si přejete být tímto způsobem vyrozuměni o splněné rezervaci, ale také pokud je nutné upomenutí o nevrácené výpůjčce.

Upozorňujeme, že některé zprávy zasíláme pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty nebo pozvánky na akce.

Jednou z povinností zpracovatele osobních údajů je také udržovat je aktuální tak, aby je bylo možné využít pro daný účel. Při osobním prodlužování platnosti průkazu se proto na jejich aktuálnost ptáme, budete k tomu potřebovat doklad totožnosti (např. občanský průkaz).

Některé osobní údaje si můžete upravit sami. Konto uživatele Vám po přihlášení (po zadání čísla průkazu nebo e-mailové adresy a hesla) umožňuje aktualizovat si e-mail, telefonní číslo a změnit heslo.

Prosíme uživatele, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při nejbližší osobní návštěvě.

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití průkazu uživatele a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled registrovaného uživatele o jeho historii vypůjčených knih. V případě, že si uživatel nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její smazání osobně v knihovně.

Na základě znalosti uživatelů, kteří knihovnu pravidelně využívají, a jejich potřeb, můžeme své služby rozvíjet. Údaje z výpůjční činnosti mohou posloužit např. k nákupu nových dokumentů.

Kde své osobní údaje najdete

Náhled na většinu osobních údajů, které knihovna o registrovaných uživatelích uchovává, nabízí online Konto uživatele, které je dostupné každému registrovanému uživateli po přihlášení (po zadání čísla průkazu nebo e-mailové adresy a hesla) na webových stránkách knihovny www.svkkl.cz. Konto uživatele nabízí nejen výpis údajů o osobě, ale také např. přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček, platební údaje včetně historie plateb, informace o finančním kontu a zadaných rezervacích.

Registrovaný uživatel může požádat osobně o náhled do uchovávaných osobních údajů nebo o jejich export ve strojově čitelném formátu.

Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje registrovaného uživatele likvidujeme, jakmile uživatel písemně projeví přání dále nebýt registrovaným uživatelem. Podmínkou je, že tento uživatel nemá vůči SVK žádný dluh. 

Osobní údaje registrovaného uživatele likvidujeme i bez žádosti registrovaného uživatele, pokud od konce posledního registračního období uplynuly dva roky, a zároveň má uživatel vypořádané všechny své dluhy vůči SVK. Osobní údaje registrovaného uživatele zachycené v počítačových databázích jsou zlikvidovány vymazáním identifikačních údajů (anonymizace), tzn. že jsou smazány všechny údaje, na základě kterých je možné uživatele identifikovat.

Zpracování osobních údajů jinými subjekty

Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů v knihovním systému Advaced Rapid Library společnosti Cosmotron Bohemia, s.r.o.

Osobní údaje předáváme advokátní kanceláři za účelem vymáhání pohledávek, na to je však případný dlužník vždy s dostatečným předstihem upozorněn.

Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nepůjčujte průkaz uživatele dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. Nesdělujte přihlašovací údaje ke Kontu uživatele dalším osobám.