ZDENKA MANOUŠKOVÁ zdenka.manouskova@nkp.cz

BEDŘIŠKA ŠTĚPÁNOVÁ bedriska.stepanova@nkp.cz

Není mnoho oblastí, ve kterých by byla Česká republika velmocí. Jednou z nich je počet knihoven. Na území Česka jich najdeme více než šest tisíc a naše síť knihoven je nejhustší na světě. Máme se tedy čím chlubit. Ale kde na ně najít potřebné kontakty – telefon, e-mail, adresu knihovny? Dnes však už nemusíme hledat dlouho. Máme přece Centrální adresář knihoven a informačních institucí!

Na úvod trocha historie…

Báze ADR vznikla v roce 1996 sloučením databází Oddělení souborných katalogů a Odboru knihovnictví (dnes Knihovnický institut) Národní knihovny ČR (dále NK ČR). Databáze Oddělení souborných katalogů obsahovala údaje o knihovnách odborných a dalších spolupracujících informačních institucích, databáze Odboru knihovnictví údaje o knihovnách veřejných.

Původní databáze fungovala v systému ISIS, v roce 2003 byla pod názvem ADR – Adresář knihoven a informačních institucí – převedena do systému Aleph. Obsahovala údaje o více než 3000 institucích, které spolupracovaly na budování Souborného katalogu ČR (SK ČR), účastnily se meziknihovních výpůjčních služeb nebo byly v kontaktu s oběma odbornými pracovišti. Do roku 2003 vycházel adresář současně i v tištěné podobě.

Jak to všechno začalo

Adresář knihoven a informačních institucí ve své době představoval nejkomplexnější soubor údajů o knihovnách v ČR, avšak i tak obsahoval přibližně jenom polovinu z celkového množství knihoven. Chyběly především údaje o nejmenších obecních knihovnách, proto byly v roce 2014 v souvislosti se vznikem portálu Knihovny.cz zahájeny práce na Centrálním adresáři knihoven a informačních institucí (CADR). V prosinci 2014 byl podán projekt do programu VISK 3. V roce 2015 pak probíhaly především technické práce na úpravách systému Aleph tak, aby mohl CADR poskytovat všechny informace, které po něm jeho budoucí uživatelé budou požadovat. Byla připravena nová struktura dat a funkce budoucí databáze, v průběhu druhého čtvrtletí 2015 došlo k vytvoření nové databáze a jejímu testování, byl připraven formulář pro online aktualizaci údajů. Současně probíhala diskuse mezi krajskými metodiky, zástupci NK ČR, portálu Knihovny.cz a Ministerstvem kultury ČR (dále jen MK), jejímž výsledkem byl kromě jiného seznam údajů, o které byl dosavadní formulář rozšířen.

Jednalo se o následující údaje:

• funkce knihovny (např. profesionální, neprofesionální, pověřená regionální funkcí apod.),
• pověřená knihovna,
• speciální služby, které knihovna poskytuje,
• provozní doba,
• údaje o provozovateli,
• zapojení do projektů.

V létě 2015 došlo ke sloučení databáze ADR s Evidencí knihoven vedenou MK. Před sloučením obsahovala báze ADR celkem 3459 záznamů. „Živých“ (tj. pravidelně aktualizovaných) institucí bylo 1994, z toho 965 knihoven odborných a 1027 veřejných. Do nově vzniklé databáze přibylo cca 4500 nových záznamů především obecních knihoven a cca 110 záznamů knihoven odborných, specializovaných institucí evidovaných na MK. Z Evidence knihoven bylo převzato evidenční číslo MK, název knihovny, adresa, příslušnost k samosprávnému celku a název provozovatele. Název provozovatele v původní databázi ADR chyběl, proto jsme ho doplnili i do stávajících záznamů, ovšem jen do těch, které měly vyplněné číslo z evidence MK. Po sloučení obou zdrojů obsahoval CADR 6585 záznamů „živých“ knihoven.

Tým, který na přípravě CADR pracoval, však čekala před samotným rozšířením báze další náročná práce. Bylo nutné nově zařazeným knihovnám přidělit sigly. Jejich přidělení bylo nezbytné, protože sigla je jednoznačným identifikátorem knihovny, využívaným mimo jiné při poskytování meziknihovních výpůjčních služeb. Kromě sigly byly k záznamům z evidence MK doplněny souřadnice GPS (pro zobrazení knihovny na mapě) a nová typologie knihoven; ta byla upravena i u stávajících záznamů. Při práci s nově doplněnými daty jsme nacházeli a opravovali překlepy, špatné zařazení k územnímu celku, chyby v názvech knihoven, adresách a PSČ. V tuto chvíli už měla každá z knihoven v CADR svůj (i když na informace velmi chudý) záznam. Předpokládali jsme, že ostatní chybějící údaje doplní krajské nebo pověřené knihovny, anebo knihovny samy. Jednalo se především o jména odpovědné osoby, kontaktní údaje a webové stránky knihovny, link do online katalogu, kontaktní údaje na provozovatele, speciální služby, provozní dobu, zapojení do projektů.

CADR v praxi

V závěru roku 2015 bylo po technické stránce všechno připraveno k prvnímu testování. Toho se velmi ochotně ujala Marie Šedá z Moravskoslezské vědecké knihovny v Ostravě. Testování bylo velmi užitečné. Zjistili jsme totiž, že dohledání potřebných chybějících údajů bude vyžadovat použití více zdrojů, že názvy knihoven jsou v různých zdrojích uváděny různě, že se mohou objevit knihovny, které nebyly ani v evidenci MK, proto se do báze nedostaly. U nich bude třeba požádat správce báze o přidělení sigly na speciálním formuláři, který je dostupný na stránkách Souborného katalogu ČR (SK ČR).

Další testování proběhlo na počátku roku 2016 v Jihočeské vědecké knihovně v Českých Budějovicích (JVK), které umožnily kolegyně Zuzana Hájková a Lidmila Švíková. A opět se objevily nové podněty ke zlepšení fungování adresáře i k ulehčení práce pracovníka, který bude údaje do záznamů ukládat. Požadavek na umožnění dohledávání poboček podle sídla jsme vyřešili doplněním nového podpole u kolonky pro zápis sídla pobočky. Nutnost evidovat u každé knihovny název a adresu její pověřené knihovny byla vyřešena vytvořením dalšího pole. Nejvýznamnějším z požadavků, které z naší návštěvy v Českých Budějovicích vyplynuly, byl požadavek na možnost dávkově doplnit údaje z krajského adresáře do CADR, tedy údaje „přelít“ bez nutnosti ručního vyplňování. To se díky vzájemné spolupráci systémových knihovníků NK ČR a JVK podařilo, a byl tak připraven i vzor pro ostatní krajské knihovny. Tuto možnost nakonec využilo deset krajských knihoven, které nám dodaly údaje pro dávkový import ke svým záznamům, zbylé knihovny se rozhodly pro doplňování ruční.

Po těchto dvou testovacích školeních navštívil tým pracovnic NK ČR postupně jednotlivé krajské knihovny a formou praktického školení u počítačů seznámil kolegyně s technikou práce s formulářem pro aktualizaci údajů v bázi a zodpovídal dotazy a připomínky buď přímo na místě, nebo následující dny e-mailem. Zároveň mohly knihovny využít i školení o SK ČR, které ve většině krajských knihoven proběhly současně.

Při školeních byly předány pověřeným knihovnám přístupové údaje pro online aktualizaci údajů obsluhovaných knihoven. Seznamy s přidělenými hesly jsme připravili pro 90 pověřených knihoven; celkem jsme ručně přidělili 4542 hesel. Při školeních jsme se setkávaly s nejčastějšími připomínkami k vyplňování provozní doby knihovny, k vyplňování jména starosty obcí u údajů o provozovateli, k vyplňování údajů o odpovědných osobách u neprofesionálních knihoven (často o dobrovolnících) a o jejich kontaktních údajích (soukromých telefonních číslech).

Záznam v CADR obsahuje povinné údaje vycházející z původní báze ADR, údaje využívané SK ČR, údaje požadované týmem CPK (provozní doba, projekty, služby) a údaje požadované MK (provozovatel knihovny). Součástí záznamu jsou i nepovinné údaje, které vycházejí z požadavků krajských knihoven na dílčí adresáře. Cílem práce týmu bylo vytvoření co možná nejúplnějšího záznamu o knihovnách a vytvoření databáze, která by mohla nahradit současné adresáře vedené krajskými knihovnami.

Podoba jednotlivých záznamů a rozsah uvedených údajů bude záviset na přístupu pracovníků knihoven, kteří budou záznamy aktualizovat, a to včetně rozsahu uváděných nepovinných údajů. Pokud knihovna některé údaje nesleduje (např. jméno starosty), není nutné je uvádět.

Další připomínka knihoven se týkala uvádění provozní doby. Knihovny poukazovaly na možné problémy s její aktualizací. Vzhledem k tomu, že se provozní doba knihovny zobrazuje na úvodní stránce CPK, bylo knihovnám doporučeno, aby tento údaj vyplňovaly. Rozšiřující informace k provozní době lze případně uvést v poznámce, nebo lze webový odkaz na provozní dobu knihovny vložit do samostatného pole ve formuláři.

V údajích o odpovědné osobě bylo v případě pracovníků neprofesionálních knihoven doporučeno neuvádět jejich osobní kontaktní údaje (telefon, e-mail), nýbrž úřední kontakty na provozovatele (obecní úřad), kde uživatel získá základní informace o knihovně. Veškeré informace o bázi CADR včetně metodiky naleznete na stránkách SK ČR na adrese http://www.caslin.cz.

Po zapojení knihoven do doplňování chybějících údajů prostřednictví online formuláře v databázi CADR došlo k velkému nárůstu práce pro její správce. Na pracovních e-mailových adresách adrmvs@nkp.cz a adrki@nkp.cz denně přibývaly stovky upozornění na změny v jednotlivých záznamech. Na tomto množství jsme viděli, jaké úsilí věnovali pracovníci pověřených knihoven tomu, aby báze CADR mohla plnit dobře svoji funkci, a za všechnu tu práci bychom jim chtěli poděkovat. Společným úsilím tak mohl vzniknout nejúplnější adresář českých knihoven a informačních institucí.

V současné době báze CADR obsahuje celkem 8030 záznamů knihoven, z toho 6606 pravidelně aktualizovaných záznamů o knihovnách aktivních a dále 1424 záznamů o institucích, které svou činnost ukončily. Údaje o všech 6606 aktivních knihovnách bude potřeba i v letošním roce aktualizovat a zkontrolovat. Věříme, že se na aktualizaci budete společně s námi nadále podílet, protože i záznam o vaší knihovně je významnou formou vaší prezentace.