JAROSLAV KŘÍŽ  reditel@knihovna.turnov.cz

Městská knihovna Antonína Marka Turnov se podílela na vzniku nové aplikace Akviziční portál, který byl spuštěn na podzim roku 2017. Společnými silami ji knihovníci posouvají kupředu dodnes. V současnosti portál využívá více než sto tuzemských knihoven.  O co konkrétně se jedná? Co je smyslem portálu? A proč se knihovna rozhodla jít tímto směrem? Odpovědi naleznete v tomto článku. 

Myšlenka na počátku

Knihovny nemají příliš technologií, které by jim optimalizovaly vnitřní procesy. V soukromé sféře je zcela běžnou praxí automatizace a nově přichází i zapojování umělé inteligence. Přidaná hodnota knihovny je v jejím osobním přístupu ke čtenářům, avšak od činností, které přináší nejvyšší hodnotu pro naše čtenáře, nás leckdy odvádí administrativa a jiné mechanické práce.

Jednou z nejvíce mechanicky zatíženou činností v knihovně je akvizice. Akvizitér musí sledovat duplicity včetně různých vydání, které nakladatelé opatřují jinými obálkami či dokonce i názvy až po vyřizování objednávek, reklamací atd. Proces akvizice je násobně zkomplikován faktorem, že neexistuje jediná ústřední distribuce, která by zastřešila českou produkci, a tudíž akvizitér musí udržovat paralelně několik odběratelských kanálů.

Od myšlenky k realizaci

Od prvotní myšlenky k aplikaci v praxi byl jen malý krok. Cílem bylo vytvořit jediný portál zastřešující hlavní distribuce, resp. propojení nabídky knižních distributorů do jednoho katalogu, kde bude akvizitér disponovat maximálním přehledem o všech dostupných titulech, cenách apod.

Projekt se však neomezil pouze na propojení skladů jednotlivých distributorů. Postupně se datová struktura obohacovala i o další cenná data, pro jejichž získávání knihovníci navštěvují další zdroje. Příkladem takových zdrojů, kam knihovníci zavítají pro inspiraci, je portál Databazeknih.cz či ČBDB. Dodnes nebylo de facto v lidských silách ručně procházet kompletní nabídku titulů a porovnávat všechny knihy i na recenzních webech.

Hlavní funkcionalita

Hlavní myšlenka byla zcela jednoduchá – nalézt všechny knihy v jediném katalogu a mít možnost je objednat z jednoho katalogu. Pomocí systému je dnes možné knihy objednávat napříč všemi dodavateli jedinou objednávkou. Knihovna díky tomu disponuje přehledem všech uskutečněných objednávek na jednom místě, a proto mj. stálým přehledem o výši investovaných peněz v průběhu roku.

Komplexní nástroj

Postupem času se z Akvizičního portálu stává aplikace se zcela jiným využitím. Prvotní myšlenka samo sebou přetrvává a je základním stavebním kamenem pro další možnosti, které jsme si sami nedokázali při spuštění projektu zdaleka představit. Díky agregaci české produkce do jednoho místa se otevřely dveře více možnostem, jak zefektivnit přidružené procesy.

Z portálu se dnes stává spíše než pouhý akviziční nástroj komunikační prostředek uvnitř knihovny, přes který si knihovníci předávají informace, sdílejí své poznatky o jednotlivých titulech a především se všichni mají možnost spolupodílet na nově nakupovaných knihách.

Portál tedy rozšířil své působení daleko za dveře oddělení pro doplňování fondu a propojil tento útvar s oddělením služeb, ze kterého plynou požadavky čtenářů.

Není sleva jako sleva

Akviziční portál je k dispozici zdarma pro všechny knihovny na adrese https://akvizice.teamlibrary.cz/.