MARTIN SVOBODA, Národní technická knihovna

Pod názvem CzechELib se skrývá projekt vybudování Národního licenčního centra pro elektronické informační zdroje; projekt přinese systémové změny způsobu zajištění těchto zdrojů pro uživatele z oblasti vědy a výzkumu. Spojení know-how a soustředění finančních prostředků umožní vyšší efektivitu při pořizování a správě elektronických informačních zdrojů.

 

Předmětem projektu je systémová změna zajištění přístupu k informačním zdrojům z oblasti vědy, výzkumu a inovací (dále jen VaVaI) v souladu s Národní RIS3 strategií (zkratka z  Research and Innovation Strategy for Smart Specialisation) s cílem zvýšit výkonnost VaVaI CzechELib. Projekt bude probíhat v letech 2017 až 2022, v letech 2018–2020 bude z projektu podpořen i nákup přístupů k elektronickým informačním zdrojům (EIZ), v letech 2021 a 2022 bude obnovena podpora ze státního rozpočtu. Po celou dobu projektu bude monitorována jeho efektivita. Projekt poskytne věrohodné statistiky využívání zdrojů a zvýšenou podporu pro hodnocení vědy.

Úvod

Proč 12:05? Při prezentaci projektu Monitorovacímu výboru operačního programu Výzkum, vývoj a vzdělávání (dále jen OP VVV) se vzácně shodli představitelé vysokých škol, Akademie věd ČR, Rady pro výzkum, vývoj a inovace i průmyslu, že tento projekt tady měl už dávno být. Na poslední chvíli se naplňuje požadavek Rady pro výzkum z roku 2012: Je třeba změnit stávající způsob podpory financování EIZ ze státního rozpočtu, …vytvořit koncepční model finanční podpory EIZ jako základní nezbytné informační infrastruktury pro vědu a výzkum a od roku 2018 tento model zavést do praxe v ČR. Zatímco ve většině civilizovaných zemí takovýto model po několikaletých přípravách už řadu let v různých variantách funguje, reálné přípravy na nejvyšší úrovni u nás začaly teprve v létě 2015. Téměř celý další rok trvalo rozvažování MŠMT ČR, zda si – podobně jako u řady ukončených individuálních projektů národních – ponechat řízení a financování projektu a odborného garanta pověřit „pouze“ odborným obsahem.

Teprve 21. června tohoto roku se Národní technická knihovna (NTK) dozvěděla, že jí bude svěřena odpovědnost za zpracování, předložení všem úrovním řízení a samozřejmě také za bezchybnou realizaci projektu za 1,3 miliardy Kč. Termíny předkládání jednotlivých úrovní a jazykových mutací projektu byly vražedné. Původní naděje, že by projekt mohl být financován již od října, listopadu nebo alespoň prosince, padly, přitom přípravné práce dávno běží díky práci dobrovolníků, kterým alespoň touto cestou děkuji.

Projektová žádost byla předložena v požadovaném termínu do konce října 2016, a teď již zbývá jen doufat, že hodnotitelé a Řídicí orgán programu stihnou připravit Právní akt k podpisu do konce roku, aby projekt – finančně zabezpečen – mohl k Novému roku oficiálně odstartovat.

Současný stav

V České republice v současné době existuje celkem 18 „konsorcií“, která sdružují přibližně 130 institucí VaVaI (veřejné vysoké školy, ústavy Akademie věd ČR, velké, zejména fakultní nemocnice, velké knihovny a další výzkumné organizace) a zajišťují pro ně přístup k téměř stovce kolekcí EIZ. Konsorcia jsou podporována ze dvou různých nesynergických programů MŠMT: Informace – základ výzkumu (LR) a operační program Výzkum a vývoj pro inovace (OP VaVpI), takže obdobné požadavky a nákupy těchto konsorcií se řeší odděleně. Tím dochází přinejmenším k duplicitě agendy, a tak i ke zvýšení finančních nákladů jednotlivých subjektů i k nárokům na specializované lidské zdroje. Dosud se v ČR neuskutečnil žádný průzkum či zjišťování poptávky po EIZ na celostátní úrovni. Je tedy velmi pravděpodobné, že některé zdroje nakupují instituce duplicitně a jiné nakupují ze svých prostředků bez jakékoliv podpory.

Příčiny problému

Primární příčinou problému je nevhodný způsob přidělování podpory konečným uživatelům. Soutěž „projektů“ předkládaných jednotlivými „konsorcii“ nijak nestimuluje potřebnou domluvu, přesto k samovolné koncentraci došlo. Nicméně přetrvávají dílčí problémy:

•  neexistuje průzkum potřeb na národní úrovni;
•  vyjednávání je roztříštěné a neefektivní, bez jednotné politiky, tím méně metodiky, což oslabuje vyjednávací síly;
•  administrativní náklady jsou rozložené do desítek institucí a často nevyčíslitelné;
•  nejsou stanoveny jednotné licenční podmínky;
•  fakturační zvyklosti a termíny plateb jsou mezi konsorcii rozdílné;
•  nevyužívají se nástroje na efektivní správu portfolií EIZ;
•  statistiky využívání EIZ a jejich interpretace nejsou vždy srovnatelné a často jsou nedostupné;
•  neexistuje centrální podpora bibliometrických služeb;
•  neexistuje národní reprezentace pro vyjednávání na mezinárodní úrovni;
•  neexistuje reprezentace pro jednání s vydavateli o změně financování přístupu k EIZ z předplatného na Open Access.

Cíle projektu

Globálním cílem projektu je zvýšení výkonnosti a efektivity oblasti VaVaI v ČR prostřednictvím systémové změny způsobu zajištění EIZ pro uživatele z oblasti VaVaI, která přinese významnou úsporu veřejných prostředků vynakládaných uživateli na související administrativu. Tu převezme národní licenční centrum (dále jen CzechELib), které soustředí dosavadní know-how do profesionálního týmu zajišťujícího operativní administrativu (výběrová řízení, smluvní uspořádání, platby, provozní podporu atd.). Soustředění finančních prostředků do národního centra umožní dosáhnout výhodnějších smluvních podmínek zajištění elektronických informačních zdrojů.

Fungování CzechELib bude pilotně ověřeno prostřednictvím zajištění EIZ v letech 2018 až 2022, přičemž z projektu bude financován nákup přístupů v letech 2018–2020. Díky projektu dojde k výraznému zkvalitnění informační infrastruktury výzkumu podporovaného z veřejných prostředků a v důsledku toho i podmínek pro zvýšení produktivity výsledků VaVaI v ČR, jakož i k usnadnění reflexe a hodnocení těchto výzkumů jak na úrovni jednotlivých výzkumných organizací, tak i na národní úrovni. Připojení k CzechELib bude dobrovolné, bude na ně však vázána finanční podpora z veřejných zdrojů, kterou získají instituce, jež se zapojí do projektu před uzavřením smluv s vydavateli.

 

Vzhledem k tomu, že CzechELib převezme administrativní zátěž zajištění EIZ, bude dalším přínosem pro tyto uživatele uvolnění kapacit pro informační podporu vlastní cílové skupiny. Náklady zajištění EIZ (licenční poplatky) budou hrazeny částečně zapojenými institucemi a částečně z rozpočtu projektu. Spolufinancování z prostředků EU zajistí maximální možnou transparentnost, neboť proces zajištění EIZ bude podřízen přísným pravidlům operačních programů, jejichž dodržování je kontrolováno množstvím nezávislých subjektů. Významná finanční spoluúčast institucí VaVaI potom zajistí hospodárnost a přiměřenost při definování a saturování jejich potřeb.

Podstatné změny

Zásadní změnou je eliminace současné fragmentace zajišťování EIZ vytvořením institucionálního zázemí pod NTK s názvem CzechELib, které bude centrálně zajišťovat EIZ pro oblast VaVaI v ČR. Pro pilotní ověření funkcí CzechELib bude spolufinancován nákup licencí pro přístup k EIZ minimálně ve výši 50 %. Koncentrace veřejných zdrojů na zajištění EIZ, jednotná národní strategie a profesionalizace služeb přinese výhodnější podmínky a současně výrazně sníží administrativní zátěž účastníků. Centrální monitoring a evaluace umožní optimalizovat alokaci vynakládaných prostředků jak na straně poskytovatele, tak na úrovni jednotlivých účastníků z různých sektorů.

Další významnou změnou bude zlepšení podmínek přístupu k EIZ a vytvoření systému jejich komplexní informační podpory. CzechELib zabezpečí přístup k EIZ uživatelsky přívětivým způsobem. Vedle toho poskytne řadu služeb nezbytných pro zajištění, správu a evaluaci efektivity užívání EIZ. Dále se bude poskytovat dlouhodobá archivace nakoupených EIZ, informačně-referenční servis, vzdělávání, semináře pro uživatele, konference s mezinárodní účastí a další.

Zlepšením současného stavu bude i zvýšená podpora nástrojů pro hodnocení výsledků výzkumu, vývoje a inovací. Vedle bibliometrických databází Web of Science a Scopus se bude podporovat i získání analytických nástrojů InCites a SciVal. To umožní lepší strategické řízení a hodnocení sektoru VaVaI jak na národní úrovni, tak na úrovni jednotlivých institucí. CzechELib bude poskytovat datovou i metodickou podporu při zpracování analýz.

V důsledku těchto změn dojde i k posílení mezinárodních vazeb. CzechELib bude moci ČR oficiálně zastupovat při jednáních o spolupráci v ostatních zemích. Usnadní se přístup k nejlepší zahraniční praxi, která se promítne i do fungování CzechELib.

Komu bude projekt sloužit

• Odborná veřejnost

Občanská věda, kterou podporuje Evropská komise jako součást jednotného digitálního trhu, zahrnuje široké spektrum účasti zástupců odborné veřejnosti: od pouhého informování o výsledcích vědy až po aktivní účast ve vědeckém procesu různým způsobem (např. jako pozorovatelé, shromažďovatelé nebo zpracovatelé dat). Poskytovatelem přístupu pro tyto výzkumníky mimo vědecké či vysokoškolské instituce jsou zejména velké odborné knihovny, galerie a muzea. Využití zdrojů je z hlediska objemu marginální a dopad na cenu zdrojů rovněž.

• Pracovníci výzkumných organizací a VŠ

Má-li být výzkum v ČR kompetitivní v evropském a celosvětovém kontextu, je – jak také konstatuje Národní RIS3 strategie – přístup k oborově specifickým EIZ nezbytností. Tato dominantní cílová skupina využívá nejen standardní a multioborové EIZ, ale i vysoce specializované odborné databáze, kde využití bývá nižší (úzká cílová skupina) a cena vyšší (specializace), a to jako nedílnou součást svého výzkumného aparátu. Primárními (měřitelnými) výstupy jsou odborné publikace (např. články ve světových odborných časopisech) a aplikované výstupy (např. patenty, certifikované metodiky a technologie).

• Studenti VŠ

Pro kvalitní přípravu absolventů VŠ je dostupnost elektronických odborných informačních zdrojů nutností. Počínaje třetím ročníkem bakalářského studia (sepisování bakalářské, následně pak magisterské a doktorské práce) se multioborové i odborné EIZ standardně využívají jako zdroje informací. Cílovou skupinou jsou tedy všichni studenti VŠ studia nejpozději od posledního ročníku bakalářského studia, dostupnost EIZ má zásadní vliv na kvalitu závěrečných prací.

• Pracovníci veřejné správy v oblasti VaVaI

Pro zaměstnance státní správy v oblasti VaVaI, a především pro ty, kdo pracují v oblasti hodnocení, plánování a financování vědy, jsou klíčové zejména bibliometrické databáze Scopus a Web of Science a rovněž nad těmito daty pracující analytické nástroje SciVal a InCites. Využití těchto zdrojů bude spíše nárazové. Přestože jejich vydavatelé obvykle nastavují výrazně vyšší ceny pro státní správu než pro akademickou sféru, lze při vytvoření větších konsorcií očekávat benevolentnější cenovou politiku.

Aktivity projektu

Do projektu patří celkem sedm propojených klíčových aktivit.

Řízení projektu (za pomoci metody Prince2®) zahrnuje všechny procesy a činnosti související s jeho vedením a administrativou v realizační fázi a řízením jeho odborných i administrativních činností tak, aby byly v souladu s projektovou žádostí a podmínkami poskytnutí podpory OP VVV.

Vytvoření, provozování a evaluace CzechELib. Nejdříve bude provedena detailní analýza možností vytvoření, fungování a zajišťování jednotlivých činností centra CzechELib tak, jak jsou definovány v projektu. Výsledkem bude konkrétní postup, jak centrum podle současné koncepce a ve stávajících podmínkách vytvořit a zajistit jeho fungování v průběhu realizace projektu, v období udržitelnosti i po něm. Poté bude centrum zřízeno jako útvar NTK, což si vyžádá změny ve stávajících interních předpisech NTK, resp. vytvoření interních předpisů CzechELib, a personální zajištění centra. Činnost centra jako celku bude průběžně sledována a vyhodnocována jako podklad k uskutečnění potřebných změn.

Nastavení pravidel systému, výběrová řízení na zajištění licencí pro EIZ a evaluace. Tato úvodní aktivita zahrnuje především vytvoření pravidel a metodik pro výběr EIZ, rozdělování podpory (ať jde o prostředky programu OP VVV v prvních třech letech projektu, tj. 2018–2020, či následně o prostředky státního rozpočtu z kapitoly VaVaI v posledních dvou letech projektu, tj. 2021 a 2022, i v období udržitelnosti, tj. 2023–2027, i po ní) a vytvoření rámcových podmínek pro vyjednávání licenčních smluv. Následně pak zahrnuje zjištění zájmu o jednotlivé EIZ ze strany uživatelů, získání předběžných cenových nabídek od vydavatelů, posouzení jejich přijatelnosti jednotlivými účastníky při stanovené výši spolufinancování, realizaci nákupu a zajištění přístupu k EIZ formou veřejných zakázek a sjednání příslušných smluv.

Administrace a správa provozu systému přístupu k EIZ a jeho evaluace je průběžná aktivita zahrnující zajištění přístupu, podporu uživatelů a hodnocení využívání a přínosů a jednotlivých EIZ. Její součástí je i monitorování využívání EIZ.

Technologické zajištění správy centra má jako první úkol vytvořit s využitím know-how ze současných fragmentárních, roztříštěných a vesměs velmi jednoduchých a omezených lokálních systémů nový komplexní spolehlivý informační systém, bez něhož je provoz CzechELib nepředstavitelný. Pro pořizování a správu EIZ budou navrženy a vyvinuty nové informační moduly pro správu matice rozsáhlého portfolia EIZ na jedné straně a velkého počtu uživatelů na straně druhé. Jejich účelem je rovněž výrazné zvýšení uživatelského komfortu prostřednictvím webu CzechElib.

Publicita projektu, propagace EIZ a podpora uživatelů. Cílem této aktivity je navrhnout, vyvinout a následně naplnit webové stránky projektu CzechElib pro poskytování informací a pro uživatelskou podporu. Stránky budou přinášet informace o národních i mezinárodních aktivitách, o činnostech centra CzechELib při správě portfolia EIZ a o dalších aktivitách. Díky nově vyvinutým modulům budou nabízet funkcionalitu s přidanou hodnotou funkcí pro uživatelskou podporu. Budou rovněž sloužit k propagaci a poskytování informací o projektu CzechELib a jeho výsledcích. Pro webové stránky, veškeré tiskoviny, prezentace a propagaci projektu bude vytvořen jednotný grafický styl respektující požadavky OP VVV. V rámci aktivity budou organizována odborná setkání a prezentace, zahraniční pracovní cesty apod.

Závěrečná evaluace a doporučení. V této aktivitě bude na závěr projektu všestranně vyhodnoceno fungování centra CzechELib a budou navržena doporučení pro jeho další činnost jako organické součásti NTK. Ukáže-li se to jako vhodné, bude navržena sada doporučení k úpravě stávajících podmínek a koncepce centra tak, aby bylo možné jeho fungování maximálně zefektivnit. Zhodnoceno bude jak fungování procesů CzechELib uvnitř NTK, tak jeho spolupráce s uživateli i případná úprava vztahu NTK (právní uspořádání, financování aj.) vůči zřizovateli.

V čem je navržené řešení inovativní?

Řešení projektu je inovativní především v tom, že spojuje know-how a soustřeďuje finanční prostředky na jedno centrální místo, a to do Národního licenčního centra CzechELib. Poprvé bude také na národní úrovni zjištěn seriózní zájem o přístup k EIZ prostřednictvím nově vyvinutých softwarových nástrojů. Budou vytvořeny jednotné smluvní podmínky pro nákup EIZ. Dosáhne se tak vyšší efektivity při pořizování a správě EIZ.

Finanční zabezpečení projektu

Celkový objem finančních prostředků poskytnutých z programu OP VVV činí v letech 2017–2022 1 298 mil. Kč. Z toho přes 90 % (1 178 mil. Kč) bude věnováno na podporu nákupu zdrojů na roky 2018–2020 a zřízení a provoz centra spotřebuje 122 mil. Kč. To při celkovém objemu prostředků jak z podpory, tak od účastníků za pět let věnovaných na nákup EIZ ve výši cca 3,8 miliardy Kč představuje neuvěřitelně skromná 3,2 %. V období udržitelnosti se pak očekávají náklady na provoz centra ve výši cca 17,5 mil. Kč ročně (v cenách a mzdách roku 2016), což při ročním nákladu na EIZ v té době představuje ještě skromnější částku – něco přes dvě procenta. Ale to jsou jenom nejlepší možné odhady, přesnější výhled v oblasti cen a způsobů úhrady EIZ by vyžadoval křišťálovou kouli.

Závěr

Kromě samotné finanční podpory nákupu elektronických informačních zdrojů přinese projekt CzechELib všem účastníkům srovnatelné podmínky, jasná pravidla pro smluvní uspořádání založená na ověřených „best practices“. Citelně se sníží administrativní zátěž jednotlivých škol, ústavů a dalších uživatelských institucí.

Česká republika také získá reprezentaci pro jednání na mezinárodní scéně. Tam se chystá mimo jiné paradigmatická změna způsobu úhrady redakčního zpracování výstupů výzkumu spojeného s jeho evaluací v peer-review procesu od dosavadního modelu předplatného na model platby vydavateli s následným volným přístupem.

Více informací naleznete na www.czechelib.cz a také v příspěvku Martina Svobody CzechELib žije ve sborníku Knihovny současnosti 2016.