HANUŠ HEMOLA> Hanus.Hemola@nkp.cz 

Registrační poplatky, poplatky za evidenci, členství v knihovně, zápisné, roční čtenářský poplatek (dále jen registrační poplatky). Pro knihovníky dobře známá položka ceníku služeb, pro čtenáře naopak další nepříjemná povinnost - opět něco platit. Registrační poplatky v knihovnách nepatří mezi klasické knihovní poplatky, i když je většina knihoven začala zavádět v různých podobách od poloviny 80. let minulého století. Česká terminologická databáze knihovnictví a informační vědy registrační poplatky nijak nedefinuje. Rovněž ve volném internetu se k přesné definici/charakteristice nedostaneme. Knihovny ve svých cenících a knihovních řádech jen opisem charakterizují registrační poplatek jako úhradu nákladů za vystavení čtenářského průkazu a poskytování služeb knihovnou v určitém časovém úseku - rok, půlrok, měsíc apod.

Zákon o jednotné soustavě knihoven tuto otázku neřešil, změnu pohledu na poplatky v knihovnách přinesl až „nový“ knihovní zákon ¹, který stanovuje mantinely pro účtování služeb, které knihovny poskytují. Současně zákon oprávnil provozovatele knihoven „…požadovat úhradu nákladů vynaložených na administrativní úkony spojené s evidencí uživatelů knihovny“.² Tedy ne k vybírání poplatků za vystavení průkazů, provedení registrace, natož předplacení členství v knihovně, jak se v knihovnách u pultů dost část dozvíme, ale k úhradě administrativního úkonu.

Bližší výklad zmíněného ustanovení neposkytuje ani důvodová zpráva k návrhu zákona, která bývá dobrým vodítkem k výkladu záměru zákonodárce, byť není přímo schválenou součástí zákonů.³ V důvodové zprávě je zmíněn tento problém na dvou místech, v části II. Odůvodnění hlavních principů navrhované právní úpravy ⁴ a pak v komentáři k § 4 ⁵. V obou případech předkladatel zdůvodňuje, že vybíráním poplatků za některé služby, resp. za administrativní úkony spojené s evidencí uživatelů není porušen princip bezplatného poskytování služeb knihovnami. Knihovní zákon upozorňuje na to, že by náhrady a poplatky měly být pouze do výše vložených nákladů ⁶, tzn., že knihovna nemá realizovat zisk. Proto je nutné provést kalkulace všech poplatků za placené služby, včetně registračních poplatků, aby knihovna byla schopna doložit, že skutečně kopíruje maximálně výši vložených nákladů. Konzultovali jsme s několika právníky otázku toho, co je možné zakalkulovat do nákladů registračního poplatku, resp. co vše je možné považovat za součást účtovaných náhrad nákladů, které knihovna vynakládá na administrativní úkony spojené s evidencí uživatelů. Bohužel: dva právníci, tři odlišné názory, žádný písemně, proto bylo zřejmé, že si musíme pomoci sami.

Jako jedna z prvních připravila kalkulace Městská knihovna v Praze a na jejich základě registrační poplatek zlevnila. Jako by v městské plavali proti proudu celého českého knihovnictví. Vedle toho „místní, velko i maloměstské nebo regionální knihovny“ začaly vybírat 100, 120, 150 korun českých za jedno registrační období a jsem přesvědčen, že bez jakékoliv kalkulace nákladů. Zmíněný největší domácí systém veřejných knihovnických a informačních služeb - Městská knihovna v Praze - poctivě zkalkuloval své náklady a transparentně nastavil nové vybírání poplatků za registraci. Tato knihovna zavedla v souladu s kalkulacemi odlišné poplatky pro automatizovanou a neautomatizovanou knihovnu, rovněž rozlišuje první založení evidence, tzv. zápisné a návazný poplatek za vedení registrace v konkrétním roce. Obdobně pečlivě jsme připravili kalkulace registračních poplatků i v Národní knihovně ČR. Účinnost knihovního zákona se počítá již na léta, přesto je v našich knihovnách tato otázka stále diskutována. Předkládám zde základní model, který jsme pro kalkulaci registračních poplatků použili v Národní knihovně ČR. I když není naplněn konkrétními částkami, věřím, že bude dostatečnou inspirací a snad i praktickou pomůckou.

Vzorec kalkulace nákladů na evidenci čtenářů na příkladu Národní knihovny ČR⁷

^{I. MZDOVÉ PROSTŘEDKY}

1. Vlastní evidence čtenářů probíhá během provozu knihovny pro veřejnost zpravidla v následujícím rozsahu, podílejí se na ní ve všední dny tři pracovníci, o sobotách a prázdninových sedlech dva pracovníci:

a) Pondělí až sobota v době od 9.00 do 19.00 hodin (leden až červen, září až prosinec).

b) Pondělí až pátek v době od 10.00 do 18.00 hodin (červenec a srpen).

2. Další práce spojené s evidencí čtenářů mimo provoz pro veřejnost - řazení evidenčních listů, příprava průkazů, pokladní operace; podílejí se ve všední dny tři pracovníci, o sobotách a prázdninových sedlech dva pracovníci:

a) Pondělí až sobota v době od 8.00 do 9.00 hodin (leden až červen, září až prosinec).

b) Pondělí až pátek 8 hodin denně (dvoutýdenní uzavření pro veřejnost).

3. Dále se na pracích spojených s evidencí čtenářů podílí 10 % roční pracovní kapacity:

a) Management služeb (příprava podkladů, směrnic, ochrana osobních údajů) tj. 200 hodin ročně.

b) Systémová podpora - práce spojené se SW, údržba báze uživatelů tj. 200 hodin ročně.

c) Technická podpora - práce spojené s HW, údržba, odstraňování aktuálních problémů tj. 200 hodin ročně.

4. Plánovaný průměrný náklad mzdových prostředků (vč. odvodů zaměstnavatele na sociální a zdravotní pojištění a příděl do FKSP) na jednu hodinu práce v roce na:

a) Management služeb XY Kč;

b) Pracovníka služeb XY Kč;

c) Pracovníka systémové podpory XY Kč;

d) Pracovníka technické podpory XY Kč.

     II. PROVOZNÍ NÁKLADY NA 1 m² objektu knihovny (Klementinum) v konkrétním roce

Do nákladů na provoz je kalkulována plocha prostor, které jsou bezprostředně spojeny s evidencí čtenářů a návaznými pracemi:

a) Hala služen čtenářům ... m² tj XY Kč

b) Místnost serverů ... m² tj. XY Kč

c) CELKEM = XY Kč

ODKAZY:

1 Zákon č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon), přístupný z http://knihovnam.nkp.cz/sekce.php3?page=03_Leg/01_LegPod/Zakon257.htm 

2 Zákon č. 257/2001 Sb., § 4 odst. 5

3 Důvodová zpráva k vládnímu návrhu zákona o veřejných knihovnách, přístupná z http://knihovnam.nkp.cz/sekce.php3?page=03_Leg/01_LegPod/ZakonDuvZpr.htm

4 Požadavek poskytování určitých veřejných knihovnických služeb zdarma nevylučuje vybírání poplatků za administrativní práci spojenou s evidencí uživatelů veřejné knihovny.

5 Požadavek poskytování veřejných knihovnických služeb podle odstavce 1 písm. a), b), c) a d) bezplatně nevylučuje vybírání určitých poplatků za administrativní práci spojenou s evidencí uživatelů veřejné knihovny.

6 Zákon č. 257/2001 Sb., § 4 odst. 4 Provozovatel knihovny je oprávněn požadovat za poskytování knihovnických a informačních služeb, uvedených v odstavci 2 písm. a) až c), a dalších služeb úhradu skutečně vynaložených nákladů.

7 Jedná se o operace, jejichž cílem je vystavení, resp. obnovení čtenářského průkazu ve smyslu Knihovního řádu NK ČR, část čtvrtá, Registrace uživatele, zpracování a ochrana osobních údajů a návazných vnitřních předpisů. Základní operace a úkony: ověření údajů, které uživatel poskytuje na registračním formuláři; vložení údajů, resp. jejich aktualizace v bázi uživatelů; pořízení fotografie a vygenerování a vlastní výroba čtenářského průkazu - plastové karty; řazení a aktualizace kartotéky papírových registračních formulářů (evidence čtenářů); budování a aktualizace báze uživatelů.

8 Průměrný počet vystavení nových čtenářských průkazů, resp. jejich prolongací za léta 2004-2006.