PAVLA VLKOVÁ pavla.vlkova@email.cz

V letošním ročníku časopisu Čtenář vyšlo již několik článků zmiňujících se o průběhu digitalizačních prací v jednotlivých krajích. Projekty krajských digitalizací mají společný rámec – jsou součástí větších projektů krajů, které se týkají modernizace veřejné správy, a jsou spolufinancovány z Evropského fondu pro regionální rozvoj. Středočeský kraj zahrnul digitalizaci a ukládání digitálních kopií dokumentů do rozsáhlého projektu Rozvoj eGovernmentu ve Středočeském kraji spolufinancovaného z Evropské­ho fondu pro regionální rozvoj v rámci vý­z­vy č. 08 Integrovaného operačního progra­mu.

Digitalizace byla zaměřena jednak na záchranu a ochranu knihovního fondu patřícího ke kulturnímu dědictví regionu, dále také na ochranu a zpřístupnění obsahově významných úředních dokumentů obcí tam, kde hrozí nebezpečí poškození nebo zničení dokumentů z důvodu častého používání. Zvolena byla va­rianta digitalizace formou služby. Pracovníci Krajského úřadu Středočeského kraje (knihovníci) koordinovali digitalizační práce a v součinnosti se spolupracujícími subjekty zajišťovali přípravu materiálů k digitalizaci a jejich zpětné přebírání.

Složení fondu a spolupracující instituce

Středočeský kraj počítal zejména s digitalizací regionálního knihovního fondu, proto si za hlav­ního partnera vybral Středočeskou vědeckou knihovnu v Kladně. Knihovna se stala metodickým a odborným garantem procesu digita­li­za­ce, poskytla také zázemí knihovníkům Středočeského kraje, zejména prostory pro pří­pravu knihovního fondu k digitalizaci i pro koordinaci celého procesu. Pracovníci knihovny se spolupodíleli na přípravě knihovního fondu a úpravě katalogizačních záznamů potřebných pro tvorbu metadat. Knihovna byla také nejčastějším místem předávání a zpětného přebírání digitalizovaných dokumentů a místem pravidelných jednání s dodavatelem.

Základ knihovního fondu k digitalizaci tvořil fond Středočeské vědecké knihovny v Kladně. Nejprve byly digitalizovány starší a cennější knihy a periodika, potom výběrově další regionální fond. Ten byl doplněn o knihy, periodika a další materiály příspěvkových organizací Středočeského kraje, které o spolupráci projevily zájem. Jednalo se o třináct organizací: České muzeum stříbra, GASK – Galerie Stře­dočeského kraje, Hornické muzeum Příbram, Muzeum Českého krasu, Muzeum Mladoboleslavska, Muzeum Podblanicka, Oblastní muzeum Praha-východ, Polabské muzeum Poděbrady, Rabasova galerie Rakovník, Regionální muzeum Mělník, Regionální muzeum v Kolí-ně, Sládečkovo vlastivědné muzeum v Kladně, Stře­dočeské muzeum v Roztokách u Prahy. Dalšími spolupracujícími subjekty byly některé obce s rozšířenou působností (Beroun, Klad­no, Kolín, Kutná Hora, Mnichovo Hradiště, Neratovice, Poděbrady). Zde se počítalo s digitalizací odlišného typu materiálů – digitalizovány byly úřední dokumenty (stavební dokumenta­ce, smlouvy, další významné úřední dokumen­ty, velkoformátové dokumenty), dále materiály, které mají formu svazků a patří k regionálnímu kulturnímu dědictví (kroniky, matriční knihy). Významným partnerem projektu byl také Stát­ní oblastní archiv v Praze, respektive některé státní okresní archivy v regionu (Kladno, Mělník, Beroun). Archivy poskytly k digitalizaci fondy podle vlastního výběru, ale také podle přání a výběru spolupracujících obcí – například městské kroniky.

Průběh prací

Již bylo zmíněno, že Středočeský kraj zvolil cestu digitalizace formou služby. Ve výběrovém řízení byla úspěšná firma Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s r. o., jejím sub­dodavatelem byla firma scanservice, a. s. Díky tomu, že tyto společnosti už získaly zkušenosti s digitalizací v rámci obdobného projektu v Moravskoslezském kraji, jsme pro naši práci měli „prošlapanou cestu“ – mohli jsme využít zkušeností dodavatele i cenných rad odpovědných pracovníků Moravskoslezské vědecké knihov­ny v Ostravě. Proces přípravy dokumentů a katalogizačních záznamů probíhal standardně, i průběh digitalizačních prací se v mnohém podobal postupu, který popsala Mgr. M. Oravová z ostravské knihovny v březnovém čísle časopisu Čtenář. Specifikem v případě středočeské digitalizace byla spolupráce s poměrně velkým počtem dalších institucí včetně obcí s rozšířenou působností. Prostor pro oslovení příspěvkových organizací Středočeského kraje a Státního oblastního archivu v Praze a pro rozšíření spolupráce o tyto instituce vznikl v souvislosti s prodlužující se dobou výběrového řízení. O to rychleji pak musela probíhat samotná digita­lizace materiálů, neboť na ni se naopak čas zkrátil.

Období před podepsáním smlouvy s dodavatelem bylo věnováno přípravě materiálů k digitalizaci – zejména přípravě fondu Středočeské vědecké knihovny v Kladně. V té době se také konala koordinační a metodická jednání se spolupracujícími institucemi. Smlouva s dodavatelem byla podepsána v srpnu roku 2013, skenovat se začalo v říjnu 2013. Během následujících sedmi měsíců bylo zdigitalizováno více než 1 080 000 stran knihovního fondu a dalších dokumentů.

Složení zdigitalizovaných materiálů

Byla zpracována důležitá část regionálního fondu Středočeské vědecké knihovny v Kladně (významné monografie a periodika od 19. století do současnosti: cca 250 000 stran), vý­běrově v souladu s limity projektu proběhla digitalizace fondů muzeí a galerií (zejména regionálních periodik, méně monografie, dále katalogy výstav a uměleckých děl: cca 80 000 stran). Digitalizovány byly také dokumenty obcí s rozšířenou působností (cca 95 000 stran dokumentů majících formu svazků, cca 400 000 stran dalších úředních dokumentů) a materiály regionálních archivů (cca 255 000 stran).

Zkušenosti z procesu digitalizace

• Náročné bylo zvládnout zejména přípravu a digitalizaci tak velkého objemu dokumen­tů v krátkém čase.
• Během procesu digitalizace bylo potřeba ladit podobu výstupů u některých specifických typů materiálů, které mají sice formu svaz­ků, ale nejsou klasickým knihovním fondem (kroniky obcí, matriční knihy).
• Bylo nutné dořešit otázku tvorby metadat u dokumentů obcí.
• U přípravy knihovního fondu Středočeské vědecké knihovny v Kladně se ukázalo, jak je důležité nepodcenit fázi přípravy – zejména přípravu katalogizačních záznamů. Jako základ pro tvorbu metadat byly po dohodě s dodavatelskou firmou použity zázna­my z katalogu Středočeské vědecké knihov­ny, nikoli ze Souborného katalogu ČR. Předcházelo tomu předběžné posouzení obou katalogů, avšak teprve při tvorbě metadat se zjišťovala skutečná kvalita jednotlivých záznamů, a ta byla velmi proměnlivá. V této chvíli významně přispěla k úspěšnému pokračování projektu rychlá a kvalitní pomoc knihovníků kladenské knihovny při úpravě záznamů.
• U smluv o zápůjčkách chybějících čísel periodik v dalších institucích bylo potřeba zohlednit, že do procesu půjčování vstupuje nový subjekt – Středočeský kraj.

Současná situace

Díky dobré spolupráci s dodavetelskou a subdodavatelskou firmou, jejich zkušenostem, pracovitosti knihovníků, kteří připravovali fond k digitalizaci, vstřícnosti a ochotě vedení i pracovníků Středočeské vědecké knihovny v Klad­ně i všech spolupracujících institucí se podařilo zvládnout digitalizaci velkého množství mate­riálů v krátkém čase.

V tuto chvíli jsou výstupy na přenosných discích předány vlastníkům dokumentů, všech­ny výstupy jsou rovněž uloženy v krajském digi­tálním úložišti. Materiály jsou naskenovány, započaly práce na zpřístupnění digitálních kopií knihovního fondu. Ve Středočeské vědecké knihovně v Kladně postupně probíhá import, testování a kontrola výstupů v systému Kramerius (verzi 5.0 – v nejbližší době se počítá s přechodem na verzi 5.0.01). Doufáme, že tyto práce bude možné zvládnout tak, aby mohly výstupy digitalizace co nejdříve sloužit uživatelům. Přestože knihovna nedisponuje množstvím vzácných materiálů z historického fondu, elektronické zpřístupnění dalších dokumentů především z regionálního fondu bude cenným rozšířením jejích služeb.