ZUZANA ŠVASTOVÁ zuzana.svastova@mkcr.cz

Program Veřejné informační služby knihoven

Základním cílem programu Veřejné informační služby knihoven (dále jen VISK) je inovace veřejných informačních služeb knihoven na bázi informačních technologií (ICT). VISK se podle typů podporovaných aktivit dělí na osm podprogramů. Na rozdíl od ostatních podprogramů je VISK 3 určen zejména na automatizaci knihovnických činností v knihovnách menších měst a obcí. Dále podporuje jednak zvýšení a zkvalitnění produkce, zpřístupnění a prezentace informačních dokumentů v elektronické podobě, jednak zlepšení vzájemné kooperace knihoven v oblasti vytváření, získávání, zpracování a sdílení informačních zdrojů. Tyto hlavní cíle podprogramu jsou zohledněny v každoročně vyhlašovaných hlavních prioritách podprogramu. V roce 2018 bude šest již tradičně vyhlašovaných priorit doplněno o jednu novou, a to oblast dlouhodobé ochrany digitálních dokumentů (LTP – Long-term preservation).¹

Projekt, který knihovna, resp. její zřizovatel předkládá, musí obsahovat řadu náležitostí. Před vlastním zpracováním projektu je třeba jasně definovat cíl projektu, a zda bude projekt řešen vlastními silami, nebo s pomocí dodavatelských firem.  Bude-li do řešení vstupovat jeden či více dodavatelů, je třeba se s nimi dohodnout nejen na předběžné cenové nabídce, aby mohl být stanoven rozpočet projektu, ale také na časovém harmonogramu v průběhu kalendářního roku! V minulosti se již stalo, že nasazení pořizovaných technologií bylo z důvodu velké vytíženosti dodavatele řešeno doslova za pět minut dvanáct (nebo pak nebylo možné řešení z objektivních důvodů včas převzít) a knihovnám to přineslo velké starosti a někdy i nutnost vrácení dotace.

Velmi důležité při přípravě projektu je jednání s potenciálním dodavatelem či dodavateli o plánovaném řešení, vhodnosti nasazování konkrétních modulů a jejich verzí s ohledem na velikost fondu knihovny, počet čtenářů apod. Knihovny by si měly zajistit nejen předběžnou nabídku, ale také přesné informace o tom, jaké další každoroční náklady provoz takového systému přinese. Pozdě zjištěné provozní poplatky mohou ohrozit nebo zcela zastavit řešení projektu v okamžiku, kdy se ukáže, že by pro knihovnu či jejího provozovatele byly velkou nebo dokonce neúnosnou finanční zátěží, přitom je také třeba si uvědomit, že provozovatel knihovny je povinen užívat pořízené zařízení minimálně po dobu pěti let. POZOR: tyto tzv. provozní poplatky nesmí být součástí rozpočtu projektu ani na straně vlastní spoluúčasti, a pokud by se ukázalo, že jsou zakomponovány do nabídkové ceny, bude projekt z projednávání vyřazen! Cenová nabídka zahrnující všechny plánované položky včetně souvisejících nákladů na služby apod. je nově povinnou přílohou!

Při plánování nového knihovního systému (AKS) či jeho modulů nebo jejich upgradu je třeba si uvědomit, zda – v souladu s účetními předpisy – bude nutné realizovat výběrové řízení. I s tímto je třeba počítat v harmonogramu činností a při definování rozpočtu z hlediska investičních či neinvestičních prostředků, proto doporučujeme zpracování rozpočtu konzultovat s ekonomy.

Podporována jsou také řešení spočívající v nasazení AKS typu SaaS (Software as a Service = Software jako služba), který se provozuje v profesionálním datovém centru, knihovna si pronajímá licenci na systém, a přitom je samozřejmě výhradním vlastníkem svých dat. Provozovatel se stará o provoz, poskytuje veškerý servis i zálohování dat. O zvolené variantě (tzn. pořízení licence AKS a jeho provoz u sebe, nebo pořízení licence a provoz na zařízení provozovatele mimo knihovnu, nebo služba typu SaaS) musí rozhodnout žadatel o dotaci včas, aby mohl od dodavatele získat odpovídající cenovou nabídku včetně čestného prohlášení o dodržování standardů, které jsou vždy součástí vyhlášení dotačního řízení.

Neméně důležité je zjištění částky za implementaci systému (nového nebo jeho upgradu), za převod datz předchozího AKS, případně za další související služby, cestovné apod. I toto jsou položky, u kterých je při přípravě projektu potřeba stanovit, zda budou požadovány z prostředků dotace, či zda budou hrazeny z vlastní spoluúčasti.

Knihovna by při podávání žádosti o dotaci měla garantovat, že dodržuje, resp. bude dodržovat stanovené knihovnické a technické/technologické standardy. I proto se požaduje čestné prohlášení dodavatele systému o garanci standardů, které je nově povinnou přílohou!

Menším knihovnám rozhodně doporučujeme konzultaci, resp. kooperaci s místní regionální knihovnou, která může být velmi nápomocna při plánování projektu a návrzích jeho řešení i s ohledem na regionální kooperační systém a nutnost technické/technologické spolupráce včetně oblasti knihovnických standardů, bez nichž by např. nemohlo fungovat případné propojení systémů či korektní výměna dat. Toto je samozřejmě důležité i při zpřístupňování on-line katalogu knihovny a dalších zdrojů knihovny, zejména právě prostřednictvím regionálního systému, nebo při upgradu AKS z původního formátu UNIMARC na formát MARC21, kde se klade velký důraz na knihovnické standardy.

Při pořizování techniky/technologií je třeba postupovat podle podmínek poskytování dotací ze státního rozpočtu, které stanovují: Příjemce dotace je povinen užívat zařízení a vybavení pořízené z dotace Ministerstva kultury pro stanovené účely minimálně po dobu pěti let, leč by tomu bránily důvody hodné zvláštního zřetele – například krádež technického zařízení nebo jeho zničení v důsledku živelní pohromy; morální zastaralost knihovního systému pořízeného z dotace není sama o sobě důvodem hodným zvláštního zřetele. Změna knihovního systému na jiný systém v průběhu roku, v němž byla dotace na jeho pořízení či aktualizaci poskytnuta, nebude povolena. Obdržel-li žadatel dotaci na nákup či aktualizaci knihovního systému, nebude v následujících pěti letech poskytnuta dotace na přechod na jiný knihovní systém.

Z prostředků dotace se podporuje i technické vybavení knihoven, související jednak s provozováním AKS, jednak s funkcí knihoven jako center celoživotního vzdělávání v oblasti informační gramotnosti pro veřejnost i odborníky. Jedná se např. o servery, počítače/notebooky, tiskárny, skenery (multifunkční zařízení), čtečky čárového kódu, dataprojektory (+ plátna), RFID technologie, technologie související se zálohováním dat apod.

Dotaci lze žádat také na nákup technických zařízení (s výjimkou běžného hardwaru) a softwaru umožňujících zpřístupnění knihovních fondů, elektronických informačních zdrojů a služeb v knihovnách nevidomým, slabozrakým a sluchově postiženým občanům. Současně je možné prostředky z dotace použít i na služby – úpravy webu pro potřeby nevidomých a slabozrakých.

Odborná komise při hodnocení projektů posuzuje zvolené technologie, včetně účelného využití naplánovaných prostředků, i z hlediska poměru „cena/výkon“ ve vztahu k parametrům žadatele o dotaci. Knihovny by ve spolupráci s vlastními techniky, resp. potenciálními dodavateli měly připravit taková řešení, která budou obsahovat návrhy techniky/technologií odpovídajících cíli projektu, stejně jako plánované výši nákladů navrženého řešení. Cenová nabídka (buď od konkrétního dodavatele, nebo u běžně dostupné výpočetní techniky lze vytisknout položky např. z ceníku na webu) je nově povinnou přílohou!²

V projektu je třeba počítat také s tím, že konečné ceny výpočetní techniky mohou být (a pravděpodobně také více či méně budou) odlišné od cen nabízených v době podání žádosti. Nižší cena nevadí, nedočerpanou část dotace lze v souladu s podmínkami poskytnutí dotace vrátit. Knihovny ale musí počítat s tím, že případné vyšší ceny budou muset uhradit v rámci spoluúčasti, protože dotaci navýšit nelze.

Žádost o dotaci

Žádost o dotaci se skládá z několika částí: vlastní formulář žádosti, popis projektu, doklad prokazující oprávnění osoby jednající za žadatele, doklad o právní osobnosti žadatele (netýká se knihoven evidovaných podle § 5 knihovního zákona), NOVĚ povinné přílohy (podle typu projektu), fakultativní přílohy.

Formulář žádosti o dotaci bude mít vzhledem k několika novinkám podrobný návod a zvláště upozorňujeme na nově zaváděné povinné přílohy. Ve vyhlášení budou jednoznačně specifikovány a bez nich nebude žádost o dotaci úplná!

Všechny informace budou zveřejněny na webu MK a v případě nejasností doporučujeme konzultaci s referentkou VISK 3 Mgr. Zuzanou Švastovou, e-mail: zuzana.svastova@mkcr.cz, tel.: +420 257 085 357, nebo s odborným garantem podprogramu PhDr. Vítem Richterem, e-mail: vit.richter@nkp.cz, tel.: + 420 221 663 338.

1 Knihovny, které vytvářejí dlouhodobý digitální archiv a mají vlastní datová úložiště a datová centra, vědí, že se musí starat nejen o tzv. ochranu bitů (to znamená zajištění neměnnosti dat, fyzickou ochranu, zálohování a vícenásobné ukládání na více médiích ve více lokalitách), ale že musí řešit také tzv. logickou ochranu dat (jejímž cílem je zajištění použitelnosti, srozumitelnosti, zobrazitelnosti archivovaných digitálních dokumentů v jakémkoliv okamžiku v budoucnu i navzdory změnám technologií; toho lze dosáhnout vytvářením a ukládáním technických, ochranných, administrativních metadat po celou dobu existence digitálního dokumentu). Logická ochrana předpokládá nejen technické systémy, ale hlavně nastavení procesů podle požadavků výše uvedených norem.

2 V minulých letech knihovny mohly žádat o nábytek k technickému vybavení (např. stůl pod počítač + židli). Dotace na nábytek se nebude poskytovat, jedinou výjimkou by mohlo být, pokud bude pořízení/vyrobení mobiliáře nedílnou součástí dodávané technologie. Nábytek nelze v rámci projektu pořizovat ani z vlastní spoluúčasti.