JIŘÍ KLUSOŇ Jiri.Kluson@mkcr.cz

Co je kronika obce, kdo ji vede a kdo do ní činí zápisy, kdo a kdy do ní může nahlížet, jak se při vedení kroniky vypořádat s ochranou osobních údajů a jak řešit archivaci obecní kroniky.

Ačkoliv je Čtenář určen zejména pro knihovny a jejich provozovatele, a tudíž nabízí především články z oblasti knihovnictví, snad si čtenáři Čtenáře rádi přečtou i článek týkající se obecních kronik. A pokud jsou mezi těmito čtenáři i obecní kronikáři, pak autor tohoto příspěvku doufá, že následující text jim pomůže v jejich práci.

Postavení kronik obcí bylo rámcově upraveno zákonem č. 80/1920 Sb., o pamětních knihách obecních, s účinností od 17. 2. 1920. K provedení tohoto zákona bylo následně vydáno nařízení vlády č. 169/1932 Sb., o pamětních knihách obecních. Oba tyto právní předpisy pozbyly účinnosti až dne 1. 7. 2006, kdy nabyl účinnosti zákon č. 132/2006 Sb., o kronikách obcí. Zákon o pamětních knihách obecních byl tedy účinný po dobu 86 let a nařízení vlády vydané k jeho provedení bylo účinné po dobu téměř 74 let. Leč čas oponou trhnul… a účinnosti nabyl zákon o kronikách obcí.

Obecní kronika podle dnešní právní úpravy a provádění zápisu do obecní kroniky

Podle zákona č. 132/2006 Sb., o kronikách obcí, platí, že každá obec vede kroniku, do které zaznamenává zprávy o důležitých a pamětihodných událostech v obci, přičemž zápis do kroniky musí být proveden alespoň jedenkrát za kalendářní rok. Zákon o kronikách obcí ve svém § 3 stanoví, že o obsahu zápisu rozhoduje obec, a tu vyvstává především otázka, který orgán obce má o obsahu zápisu rozhodovat.

Jak je známo, obec vykonává podle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, v platném znění dvojí působnost: samostatnou a přenesenou. Zákon o kronikách obcí ani zákon o obcích sice výslovně neřeší, do které působnosti spadá vedení obecní kroniky, lze však soudit, že jde o samostatnou působnost obce. Obecní kronika se přímo vztahuje k obci, neboť jsou do ní zaznamenávány zprávy o důležitých a pamětihodných událostech v obci, její vedení je tedy v zájmu obce a jejích občanů, a tudíž podle § 35 odst. 1 zákona o obcích spadá do samostatné působnosti obce. Kromě toho není zákonem stanoveno, že by mělo jít o působnost přenesenou, ačkoli platí, že přenesená působnost musí být jako taková výslovně označena (§ 61 odst. 1 zákona o obcích).

Podle § 84 odst. 1 zákona o obcích platí, že ve věcech patřících do samostatné působnosti obce zásadně rozhoduje zastupitelstvo obce. Lze tudíž soudit, že o zápisu do obecní kroniky má rozhodovat zastupitelstvo, a to z následujících důvodů.

Zastupitelstvo je nejvyšším orgánem obce, složeným z členů volených v přímých volbách občany dané obce. Zastupitelstvo tak reprezentuje občany obce; jeho zasedání jsou veřejná (§ 93 zákona o obcích). Z hlediska zápisu do obecní kroniky je důležité, že jednání zastupitelstva se mohou účastnit i občané obce, kteří mohou případně navrhovat úpravy formulace zápisu do obecní kroniky, jak to i předpokládá § 4 zákona o kronikách obcí. V ideálním případě by zápis do obecní kroniky měl být výsledkem shody celého zastupitelstva, reprezentujícího občany obce, s případným zohledněním připomínek či návrhů občanů obce. Členové zastupitelstva mohou mít ovšem různé názory na to, jak mají být v obecní kronice pojednány důležité a pamětihodné události v obci; pokud se tedy zastupitelstvo na obsahu zápisu do obecní kroniky neshodne, uplatní se standardní postupy pro hlasování zastupitelstva, jak je předpokládá zákon o obcích.

Zápis v obecní kronice by měl každopádně vzniknout jako výsledek jednání zastupitelstva obce – v podobě usnesení se všemi náležitostmi podle § 95 zákona o obcích, do kterého lze podle okolností i zapracovat návrhy vznesené na zasedání zastupitelstva ze strany občanů obce.

Nahlížení do obecní kroniky – základní principy

Do obecní kroniky může nahlížet podle § 4 zákona o kronikách obcí každý. Nezáleží na tom, zda jde o občana dané obce, ba nezáleží ani na tom, zda ten, kdo chce do kroniky nahlédnout, je státním občanem České republiky. Možnost nahlížení do obecní kroniky je prostředkem k naplnění základního účelu zákona o kronikách obcí: kronika všeobecně slouží pro informaci i poučení budoucím generacím.

Nahlížet do obecní kroniky může tedy kdokoli, a to na obecním úřadě příslušné obce. Obec je povinna stanovit, kdy je možné na obecním úřadě do kroniky nahlédnout. Zákon o kronikách obcí se omezuje na celkem obecné konstatování, že do obecní kroniky lze nahlédnout „ve vymezené době na obecním úřadě“, aniž by specifikoval, jak má být tato doba určena. Lze tu však vycházet z účelu zákona (neboli, jak by řekl právní teoretik: využít právní interpretační argument e ratione legis): obecní kronika musí efektivně plnit svůj účel, tedy mimo jiné sloužit pro informaci a poučení; aby tento účel mohla plnit, měla by být zpřístupňována pravidelně, například jedenkrát měsíčně – záleží samozřejmě na velikosti obce, na tom, kolik má pracovníků její obecní úřad, a také na časových možnostech kronikáře. Nelze tedy obecně říci, jak často má být obecní kronika poskytnuta k nahlédnutí, vždy však je třeba vycházet z účelu zákona o kronikách obcí, jak jsme o něm pojednali výše. Obec by měla vhodným způsobem informovat, kdy a kde je možné do obecní kroniky nahlédnout – například zveřejněním termínů na úřední desce, prostřednictvím webových stránek a podobně.

Zákon o kronikách obcí stanoví, že pokud je umožněno nahlédnutí do kroniky ručně psané nebo do kroniky mající podobu „tištěné vázané papírové knihy s číslovanými listy“ (kterážto kniha je nutným výstupem kronikářské činnosti v případě, že obec vede svoji kroniku v elektronické formě – tak stanoví § 2 odst. 1 zákona o kronikách obcí), musí se tak dít výlučně pod dohledem kronikáře. Zde měl zákonodárce na mysli především ochranu obecní kroniky před poškozením. Bez přítomnosti kronikáře tedy není možné do obecní kroniky, jež je v ručně psané nebo tištěné podobě, nahlédnout.

Zákon o kronikách obcí sice stanoví, že do obecní kroniky lze nahlížet ve vymezené době na obecním úřadě, jak jsme o tom pojednali, to však nebrání obci, aby umožnila nahlédnout do kroniky i mimo stanovené termíny. Může třeba nastat situace, kdy například badatel-etnograf požádá o nahlédnutí do kroniky v určitý den. Obec může takové žádosti vyhovět, ovšem i v tomto případě musí být při nahlížení do kroniky přítomen kronikář.

Snad bude vhodné ještě připomenout něco, co je zdánlivě samozřejmé. Nahlížení do obecní kroniky nezáleží a nesmí záležet jen v tom, že kronikář umožní nahlédnout na jednu či dvě strany kroniky (i tento názor, právně chybný, se občas vyskytuje) – ten, kdo do kroniky nahlíží, nemůže být v nahlížení takovýmto způsobem omezen. Pokud by takto omezen byl, pak by vlastně neplnila obecní kronika svůj zákonem stanovený účel: jestliže například pojednání o událostech, jež se v obci staly v určitém roce, je v kronice na několika stranách, pak pro osobu, jež se chce s pojednáním o těchto událostech seznámit, nemůže být postačující nahlédnout na jednu či dvě strany kroniky. Pojem „nahlížení“ tedy v sobě zahrnuje i možnost v kronice listovat.

Lze tu spatřovat analogii s nahlížením do správního spisu podle § 38 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, v platném znění. Podle tohoto ustanovení mají účastníci správního řízení právo nahlížet do spisu; přitom nejsou a ani nemohou být omezeni na nahlížení jen do části spisu – pokud by tomu tak bylo, nemohlo by nahlížení do spisu plnit svůj účel, jímž je dát účastníkovi správního řízení možnost seznámit se se všemi podklady, které správní orgán v daném řízení shromáždil.

Nahlížení do obecní kroniky a zákon o ochraně osobních údajů

Téma vztahu zákona o kronikách obcí a zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, v platném znění je obtížné, leč pro praxi důležité. Proto se zde autor zhluboka nadechne a vydá se na vskutku tenký led.

Zákon o ochraně osobních údajů stanoví, že tzv. správce (což je každý subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů a provádí jejich zpracování) může zpracovávat osobní údaje zásadně jen se souhlasem subjektu údajů, tedy fyzické osoby, k níž se osobní údaje vztahují. Z tohoto pravidla nicméně zákon o ochraně osobních údajů zavádí určité výjimky; pro účel tohoto článku je podstatná výjimka podle § 5 odst. 2 písm. a) tohoto zákona, jež stanoví, že správce může zpracovávat osobní údaje i bez souhlasu subjektu údajů, jestliže je to nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce. Jestliže tedy určitý zvláštní zákon ukládá správci plnit určitou povinnost, pro jejíž plnění je nezbytné zacházet s osobními údaji, pak má tento zvláštní zákon přednost před zákonem o ochraně osobních údajů.

Jak uvedeno výše, zákon o kronikách obcí stanoví ve svém § 4 právo každé osoby nahlédnout ve vymezené době na obecním úřadě do kroniky. Tomuto právu odpovídá povinnost obce stanovit dobu, v níž je možné na obecním úřadě do kroniky nahlížet. Obec je povinna plnit právní povinnost založenou v uvedeném ustanovení zákona o kronikách obcí, a protože jde o plnění právní povinnosti, není podle zákona o ochraně osobních údajů třeba souhlasu osob, jež jsou v obecní kronice uvedeny.

I zde spatřujeme analogii se správním řádem a nahlížením do správního spisu podle § 38 správního řádu: účastníci řízení i jiné osoby, které prokážou právní zájem, mají právo nahlížet do správního spisu. Tím, že umožní účastníkovi řízení nahlédnout do spisu, plní správní orgán svou zákonnou povinnost, založenou ve správním řádu, a k plnění této povinnosti není třeba souhlasu osob, které jsou ve správním spisu jmenovány. Tohoto souhlasu není třeba ani v případě, kdy jsou ve spise uvedeny osobní údaje těchto osob. Konkrétně: jestliže je například součástí spisu protokol o ohledání věci nebo protokol o ústním jednání (§ 49, § 54 správního řádu), pak v tomto protokolu musí být uvedeny osobní údaje fyzických osob, které se daného procesního úkonu účastnily, v rozsahu podle § 18 odst. 2 správního řádu: jméno, příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu. S těmito údaji má účastník řízení právo se seznámit, aniž by k tomu bylo třeba souhlasu osoby jmenované v protokolu, o jejíž osobní údaje se jedná.

Shodně je tomu podle našeho názoru u nahlížení do obecní kroniky: zákon o obecních kronikách stanoví pravidla pro nahlížení do kroniky, stejně jako správní řád stanoví pravidla pro nahlížení do správního spisu. V obou zákonech je stanovena právní povinnost, kterou musí obecní úřad, resp. správní orgán, plnit, a podle § 5 odst. 2 písm. a) zákona o ochraně osobních údajů není třeba, aby s takovým nahlížením musela vyjádřit souhlas osoba, jejíž osobní údaje jsou v obecní kronice (či ve správním spise) uvedeny.

Nahlížení do obecní kroniky a povinnost ochrany obecní kroniky

Již jsme pojednali o tom, že do obecní kroniky může nahlížet každý, a to ve vymezené době na obecním úřadě, a obec je tedy povinna komukoli umožnit nahlédnutí do kroniky. Oproti této povinnosti však stojí, jak už to v právu bývá, jiná povinnost, zavedená v § 2 odst. 3 zákona o kronikách obcí. Podle tohoto ustanovení je obec povinna zabezpečit obecní kroniku proti ztrátě, poškození a neoprávněnému přístupu.

K naplnění této povinnosti slouží především to, že do obecní kroniky (je-li psána ručně nebo má-li podobu tištěné vázané knihy) je možno nahlížet výlučně pod dohledem kronikáře, který dbá toho, aby nahlížející osoba kroniku nepoškodila nebo neodcizila. Může však nastat situace, kdy je kronika v natolik špatném fyzickém stavu, že není možné do ní nahlížet a listovat v ní, aniž by došlo k jejímu poškození či dokonce zničení. V takovém případě, ač to zákon o kronikách obcí výslovně nestanoví, nelze nahlížení do obecní kroniky umožnit.

Oporu pro tento postup skýtá nejen zmíněný § 2 odst. 3 zákona o kronikách obcí, ale také § 38 odst. 2 zákona o obcích, podle kterého je obec povinna chránit svůj majetek před zničením, poškozením, odcizením nebo zneužitím. To samozřejmě platí i pro obecní kroniku coby majetek obce.

Obec tedy podle autorova názoru může odmítnout nahlížení do ručně psané nebo tištěné kroniky v případě, že fyzický stav kroniky neumožňuje do ní nahlédnout bez rizika jejího poškození. Jako příklad se nabízí situace, kdy při povodních byla zatopena budova obecního úřadu, obecní kronika byla poškozena vodou a není možné do ní nahlížet, dokud nebude vysušena tak, aby bylo možno v kronice listovat.

Tu lze spatřovat analogii s ochranou archiválií a navazující povinností archivu odepřít nahlédnutí do archiválií podle § 38 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění mimo jiné z toho důvodu, že fyzický stav archiválie nahlížení neumožňuje.

Obecní kronika coby archiválie

Závěr předchozí části tohoto článku je oslím můstkem k pojednání o tom, jak zacházet s obecní kronikou z hlediska zákona o archivnictví a spisové službě.

Podle § 3 odst. 1 písm. f) zákona o archivnictví a spisové službě nesou územní samosprávné celky, což jsou obce a kraje, povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Tato povinnost se týká i obecních kronik: podle přílohy 2 zákona musí být kroniky vždy předloženy k výběru za archiválie. Po dopsání obecní kroniky (přesněji: jejího dílu psaného ručně nebo jejího dílu vytištěného do podoby knihy) tedy nemůže obec s kronikou nakládat libovolně, nýbrž ji musí nadále chránit před ztrátou, poškozením i neoprávněným přístupem a musí umožnit příslušnému archivu posouzení, zda bude kronika vybrána za archiválii.

Výběr archiválií provádí příslušný archiv; v případě obecních kronik je to státní oblastní archiv, do jehož územní působnosti spadá obec, o jejíž obecní kroniku se jedná – tak stanoví § 48 odst. 1 ve spojení s § 49 odst. 1 písm. b) bod 1 zákona o archivnictví a spisové službě.

Pokud je obecní kronika vybrána za archiválii (což zpravidla je – vzhledem k jejímu významu a účelu popsanému v zákoně o kronikách obcí), postupem podle zákona o archivnictví a spisové službě ji může převzít do své archivní péče příslušný státní oblastní archiv, jak to umožňuje § 49 odst. 2 písm. a) tohoto zákona.

Jestliže je obecní kronika vybrána za archiválii a uložena v příslušném archivu, pak již obec nemá – z podstaty věci – povinnost umožnit nahlížení podle zákona o kronikách obcí. Nahlížení do obecní kroniky uložené v archivu se řídí pravidly pro nahlížení do archiválií, jak je stanoví zákon o archivnictví a spisové službě a badatelské řády jednotlivých archivů.

Několik slov závěrem

Autor se pokusil v tomto článku nabídnout návrh řešení některých právních problémů, které s vedením obecních kronik souvisejí. Nechť čtenář Čtenáře posoudí, zda se to autorovi podařilo, a nechť zároveň má na paměti, že právní názory mohou být a jsou různé. Nikoli bezdůvodně se říká, že co právník, to názor.

Autor děkuje všem, kdož se s větším či menším nasazením prokousali až k závěru tohoto článku, a hlavně upřímně děkuje všem kronikářům, kteří provádějí zápisy do obecních kronik (a dohlížejí na ty, kdož do obecních kronik nahlíží) – za jejich práci, která je zárukou toho, že obecní kronika, jak říká zákon, poskytne informaci i poučení budoucím generacím.