SVATOMÍRA FOJTOVÁ fojtova@kjd.pb.cz

„Praktická kuchařka“ pro knihovny

Návod na aplikaci nařízení EU o ochraně osobních údajů v městské knihovně poskytla naší redakci Knihovna Jana Drdy z Příbrami. Zásady zpracovali za pomoci městského právníka, aby jejich postup byl i v souladu s uplatňovanými zásadami zřizovatele.

1. V systému Clavius se vyplní přihláška čtenáře (jméno, adresa trvalého bydliště, kontaktní adresa, případně telefonní číslo a e-mail, datum narození – součástí přihlášky není rodné číslo). Poté se přihláška vytiskne i s výňatkem z knihovního řádu, jehož součástí je „Prohlášení čtenáře“, že souhlasí se zpracováním osobních údajů v databázi knihovny, a to k účelům a v rozsahu uvedeném v knihovním řádu. Tento souhlas platí až do jeho písemného odvolání. Vše je stvrzeno podpisem čtenáře a zaměstnance knihovny, který ověřil správnost údajů podle dokladu poskytnutého čtenářem, s datem, kdy k přihlášení došlo. U čtenářů do 15 let podepisuje přihlášku zákonný zástupce.

2. Přihlášky ze všech oddělení se shromažďují u jednoho zodpovědného pracovníka a skladují v uzamykatelné skříni.

3. Při změně údajů se v přihláškách neškrtá, vyplní se vždy nová s novým datem a podpisy.

4. Při odhlášení čtenáře (vlastní žádost, úmrtí, odstěhování atd.) se provádí tzv. „archivace čtenáře“ s vymazáním všech osobních údajů.

5. Jakékoliv oznámení, že registrovaný čtenář již nebude navštěvovat knihovnu, vede k archivaci tohoto čtenáře. V systému Clavius se přesune daný čtenář do tzv. archivu (vše je zaheslováno a každý pracovník má své osobní heslo pro vstup do úprav výpůjčního protokolu). Program si sám hlídá případné nevyřízené závazky vůči knihovně (půjčené knihy v jiných odděleních, dlužné částky).

6. Za včasnou archivaci, tj. výmaz údajů, skartaci přihlášky a podepsaného knihovního řádu, zodpovídá na každém oddělení jeden pracovník ve spolupráci s pracovníkem, který má na starosti shromažďování přihlášek ze všech oddělení knihovny (viz bod 2).

7. Hromadná archivace čtenářů: hromadnou archivaci provádí jedenkrát ročně pověřený pracovník (viz bod 2). Archivováni jsou všichni čtenáři bez závazků, kteří nenavštívili knihovnu ani jednou za posledních 999 dnů. Údaje o čtenářích jsou v tomto případě v databázi ponechány.