TOMÁŠ ŠTEFEK tomas.stefek@mestskakniznica.sk 

Většina lídrů a manažerů řekne, že bez koncepce není rozvoje. Tedy bez takové, která je na papíře, nad kterou je v organizaci shoda a které rozumí i nezasvěcení. Není to jednoduchá disciplína. Jenže jak koncepci zpracovat tak, aby byla opravdu užitečná? A to nejen knihovně samotné, ale také všem možným spoluhráčům? A co když je možné si její sestavování dokonce užít a ještě tím přispět k lepšímu porozumění a stmelení týmu?

Zjednodušeně by se dalo říci, že většina knihoven má nějakou koncepci svého rozvoje, protože každý se díváme alespoň trochu do budoucnosti. Některá koncepce je pečlivě vypracovaná, protože to vyžaduje zřizovatel nebo protože je z dob, kdy ji byl nově příchozí vedoucí přinucený vypracovat do výběrového řízení. Některá koncepce má dokonce plán, jak dosáhnout vytyčených cílů. Některá nerušeně odpočívá ve složce pevného disku a čeká na povinnou jízdu aktualizace. Jiná ani nemusí být sepsaná. Může být pocitová, založená na esoterické víře, že všichni partneři i zaměstnanci nějak vědí, kam knihovna směřuje a proč. A podobně nevyřčenou může být „vegetativní“ koncepce – stav, kterým jen reagujeme na vnější podněty, na inspiraci v okolí, na trendy, na požadavky, i když tím knihovna přichází o potenciál měnit věci řízeně a za nějakým účelem.

Každá stavba má svůj projekt

Metodické centrum pro výstavbu a rekonstrukci knihoven Moravské zemské knihovny začalo v roce 2018 řešit oblast tvorby koncepce v souvislosti s rekonstrukcemi knihoven, v rámci předprojektové přípravy staveb. Tedy v situacích, kdy je prostě nutné, aby knihovna jasně věděla, čeho chce stavbou nebo úpravami dosáhnout. Jinak by se architekti a designéři neměli o co opřít. Potřebují poznat vše a porozumět všemu – od místního kontextu přes způsoby používání knihovny lidmi, interní procesy až po dlouhodobou vizi a představy ideálního stavu.

Ve své knihovnické, lektorské i univerzitní praxi jsem na nekoncepční, nahodilé a pocitové přístupy a postupy narážel na každém kroku. Setkal jsem se s postoji, které by se daly popsat citáty: Co bychom tak mohli pro ty naše čtenáře ještě dělat? nebo Zřizovatel se o nás moc nezajímá, a jsme tak spokojení nebo také Musíme posílit marketing, protože děláme super věci, jen nám na ně nechodí lidi. Chápu, proč jsou tyto polohy tak svůdné. V každodenním shonu, který je zároveň naplněný radostí ze smysluplné práce a pomoci lidem, není jednoduché na chvíli se zastavit a najít si čas na popisování přítomnosti a koncipování budoucnosti. Kromě toho může být bolestivé zpochybňovat to, co jsem doposud dělal řadu let, opustit „své dítě“ v podobě služby, kterou však lidé nevyužívají tak, jak jsem si představoval. A nastavit další plavbu jiným směrem.

Znát dobře své hřiště, spoluhráče, protihráče, pravidla i rozhodčí

Investice do strategie se může mnohonásobně vrátit. Může přispět k lepšímu vzájemnému porozumění s klíčovým a primárním partnerem – zřizovatelem. Může přinést partnery nové, nastavit lepší sebeprezentaci, přispět i k pochopení veřejnosti, proč knihovna dělá to, co dělá, a ne něco jiného. A může fungovat jako kotva, díky které tým ví, na čem staví a o co usiluje. Z těch všech důvodů jsem se rád pustil s Metodickým centrem do spolupráce a začal přemýšlet, jak tlumočit své dobré zkušenosti s případy, kdy takový strategický materiál existuje. Jak změnit pohled na něj z povinného strašáka na užitečného průvodce. A protože věřím, že poznání přichází nejlépe skrze zážitek, snažil jsem se takovou podporu pojmout jako kombinaci teorie, nutné ke vzájemnému porozumění, a praktických cvičení.

Tak v roce 2019 vznikl workshop Tvoříme koncepci knihovny s pracovním podnázvem Pilíře mostu mezi současným a vytouženým stavem knihovny. A s cílem ukázat, že koncepce rozvoje nemusí být jen popis prostor a služeb, nemusí končit SWOTkou, že jsou i jiné analytické metody a že může jít dál, za čísla a statistiky, až k účelům a hodnotám organizace. Že nemusí být mnohastránkovým dokumentem, ale může se vejít na jednu čtvrtku. S ohledem na to, čeho jí chceme dosáhnout a kdo ji má číst. A že může vzniknout společnou prací kolegyň a kolegů, ale i partnerů. Přičemž důležitý může být nejen výstup, ale i proces jejího vzniku. Jedním z cílů je také ukázat, že koncepce rozvoje není záležitostí jen velkých knihoven. I sebemenší knihovna může sepsat cestu, kterou se chce vydat, aby zůstávala platným a užitečným hráčem v infrastruktuře služeb, kultury, vzdělávání, veřejného prostoru třeba jen malé obce.

Aby z toho nebyl papír s prázdnými frázemi

Část setkání na workshopu je pojatá diskusně nad tím, k čemu všemu může být takový materiál dobrý. Od pomyslné celkové analýzy až po čistě účelové použití např. v rámci dotační argumentace. Využití je různé, a proto i rozsah a provedení mohou být také různé. Protože koncepce rozvoje jako strategický materiál může být součástí situací, kdy:

— připravujete argumentaci pro potřebnost změn a inovací (stavby, rekonstrukce, redesign, úpravy, investice, nové služby aj.);

— připravujete projekt takových změn a inovací;

— chcete zjistit a analyzovat, na jaké potřeby různých zúčastněných stran můžete reagovat;

— potřebujete inventuru toho, čím knihovna disponuje, co postrádá, jaké jsou příležitosti a překážky jejího rozvoje;

— chcete knihovnu ukotvit ve strategii rozvoje obce nebo regionu;

— chcete rozvíjet a posilovat vztahy a partnerství s dalšími subjekty;

— chcete se umět lépe prezentovat, sdílet své hodnoty, vize a cíle;

— chcete sjednotit svůj pracovní tým ve sdílené vizi rozvoje.

Bavíme se o různých typech obsahu koncepce. Na otázku, co všechno by mělo být její součástí, a co už ne, si odpovídáme, že tam patří vše, co nám pomůže v naplnění jejího účelu. Zároveň však nic nadbytečného, protože nechceme čtenáře unudit, ale naopak zaujmout. Možný obsah koncepce hledáme v oblastech jako:

— strategie nebo program rozvoje obce a regionu;

— problémy místa, regionu, společnosti v současnosti a budoucnosti;

— poznání zaměstnanců a spolupracovníků;

— analýza a mapování stakeholderů (zúčastněných stran);

— poznání současných uživatelů;

— poznání potenciálních a strategicky důležitých uživatelů;

— analýza služeb a procesů knihovny;

— analýza vybavenosti, kapacit a přístupnosti knihovny;

— analýza možností a příležitostí rozvoje, strategický plán;

— identita knihovny.

Aspoň průletem se seznamujeme s metodami a nástroji, které nám pomůžou lépe poznat okolí, obyvatele, návštěvníky, partnery a jejich potřeby, na něž je možné reagovat, které nás provedou debatou nad našimi funkcemi, účelem služeb, nad budoucností, stanovením priorit toho důležitého. Nebo nad tím, jak z problémů udělat příležitosti a z nich cíle a jak by měly být formulované, abychom se na cestě k nim neztratili.

Nabídneme si sady pomůcek pro zpracování koncepce: 

— mapa zainteresovaných stran;

— myšlenkové mapy;

— poziční mapa;

— prioritizační matice;

— focus group;

— různé druhy rozhovorů;

— empatická mapa;

— „pozitivní inventura“;

— participativní mapování;

— persony;

— mapy kontaktních míst;

— teorie změny;

— metoda „5x Proč?“ apod.

Přinejmenším je dobré vědět, že takové pomůcky existují. Důležitější než znát metody jsou však principy, které jsem si dovolil shrnout do následujícího desatera.

Desatero práce na koncepci

1. Začněte s tvorbou koncepce dřív, než ji potřebujete.

2. Přistupujte k ní jako k nástroji, užitečnému vám i vašim partnerům.

3. Snažte se koncepcí zapadat do svého okolí, do systému.

4. Koncepcí popisujte současnost a modelujte budoucnost.

5. Buďte odvážní ve svých vizích, inspirujte se i mimo svůj obor.

6. Nepracujte na koncepci sami, zapojujte tým, partnery i uživatele.

7. Využijte koncepci jako příležitost ke komunikaci a rozvoji vztahů.

8. Buďte zvídaví a empatičtí při výzkumných aktivitách.

9. Přemýšlejte nad koncepcí také jako nad marketingovým nástrojem.

10. Ke koncepci se pravidelně vracejte a revidujte ji. Svět se mění.

Během deseti repríz workshopu, včetně jedné experimentálně online, jsme se snažili zlepšovat jej s ohledem na potřeby účastníků. Ti mohli být z jedné knihovny nebo šlo o více či méně nesourodé skupiny lidí z různých knihoven. I tato různorodost však byla oceňovaná v souvislosti s poznáním podmínek a problémů v jiných knihovnách a obcích. Workshop samotný je jen takovou ochutnávkou, kdy se člověk dozví o možnostech přemýšlení nad koncepcí, o existenci pomůcek, metod, doporučení. Na rovinu: naprostá většina práce je na následném samostudiu a hlavně na zkoušení. Tím se ostatně naučíme nejvíc. Zkoušejme stát se součástí plánů a záměrů své obce, nastartovat novou spolupráci, lépe poznat, kdo kolem nás žije, udělat si inventuru toho, čím disponujeme, i toho, co postrádáme, snadněji přemýšlet nad změnami a budoucností.