TOMÁŠ VEJVODA Tomas.Vejvoda@ff.cuni.cz

S postupujícím vývojem rolí, které knihovny ve společnosti zastávají, dochází i k vývoji tradičních výpůjčních služeb. Již se neomezují pouze na půjčování dokumentů, ale rozšiřují se také na půjčování věcí, jimiž může být i elektronika. Cílem tohoto článku je sdílení zkušeností s provozem a přiblížení některých specifických problémů, které bylo potřeba vyřešit při zavádění a provozování zcela nové služby, která dosud neměla v ČR obdobu – půjčování notebooků. Příspěvek navazuje na předchozí text ve Čtenáři (č. 2/2021, s. 57–59).

Koncipování služby

V předchozím textu jsme se zabývali víceméně technickými aspekty a parametry systému pro samoobslužnou výpůjčku notebooků. Druhou a neméně důležitou stránkou věci je koncepce samotné služby z knihovnického pohledu a návrh pravidel, která budou dobře zapadat do rámce stanoveného knihovním řádem. Jinými slovy: jak dlouho bude výpůjčka trvat, zda bude možno ji prodloužit, jaká má být výše zpozdného atp. V našem případě jsme výpůjčku notebooků koncipovali jako absenční na 14 dní s možností jednoho prodloužení. Požadavek na absenční způsob půjčování se nakonec ukázal jako jeden z nečekaných problémů, které bylo potřeba vyřešit. Podle vyjádření výrobce se totiž všechny dosavadní instalace jejich systému provozovaly v režimu krátkodobé prezenční výpůjčky: uživatel si v knihovně vypůjčí notebook, několik hodin na něm pracuje a ještě tentýž den před odchodem z knihovny zařízení zase vrací do systému.

Půjčování notebooků v absenčním režimu z pohledu samoobslužného systému nic v cestě nestálo, bylo však potřeba dořešit dva významné body: jakým způsobem knihovna zajistí čištění uživatelských dat po vrácení notebooku a jakým způsobem zajistit výpůjčku nabíjecích adaptérů a ochranných obalů. Zatímco čištění uživatelských dat lze u prezenční výpůjčky vyřešit jednoduchými programy typu Deep Freeze, které spolu s vypnutím počítače zajistí kompletní vymazání dat nebo obnovu celého operačního systému do výchozího stavu, u absenčních výpůjček toto řešení není možné použít. Předpokládá se, že uživatel po dobu trvání své výpůjčky počítač několikrát vypne, a nebylo by žádoucí, aby přišel o svá data při každém vypnutí. K vymazání dat by mělo dojít teprve poté, co uživatel notebook vrátí a skončí mu výpůjčka. Podobně je to i s nabíjecím adaptérem a obaly. Ani jedno není pro krátkodobou prezenční výpůjčku v prostorách knihovny nutné, avšak při výpůjčce absenční je to naopak nezbytné. S oběma problémy jsme si v našem případě dokázali nakonec uspokojivě poradit a jejich řešení najdete dále v textu.

Dalším parametrem služby bylo vymezení skupiny uživatelů, pro kterou má být dostupná, v našem případě jde o studenty naší fakulty, výpůjčka naopak nemá být dostupná uživatelům z řad veřejnosti. V neposlední řadě bylo taktéž nutné vymyslet a z právního pohledu dobře zajistit řešení eventuálního poškození notebooku, jeho odcizení v době výpůjčky, podmínky a způsoby případné kompenzace vzniklých škod. Výpůjčka notebooku je natolik specifická a potenciální škody jsou vzhledem k vysoké pořizovací ceně řádově vyšší než například u ztráty vypůjčené knihy. Tyto aspekty jsme důkladně diskutovali s právním oddělením fakulty, které nám doporučilo, aby se pro využívání služby s uživateli uzavírala samostatná smlouva, ve které budou všechny výše uvedené body jasně uvedeny. Bez uzavření smlouvy o výpůjčce nemá uživatel ke službě přístup. Její nedílnou součástí je uvedení podmínek, při jejichž porušení přichází uživatel o právo nadále službu využívat.

Zkušenosti ze zavádění služby a zprovoznění systému

Před uvedením systému do provozu bylo potřeba vyřešit dva problémy, které vycházely z dosud nevyzkoušené koncepce absenční výpůjčky notebooků – půjčování ochranného obalu a nabíjecího adaptéru a automatizované čištění uživatelských dat po vrácení notebooku do systému. Protože pořízený systém nebyl žádným způsobem připraven na možnost půjčovat samostatně uživatelům nabíječku či obaly, využíváme k tomuto účelu výpůjční protokol knihovny. Rozhodne-li se tedy uživatel odnést si notebook domů, před odchodem se zastaví u výpůjčního pultu, kde mu knihovník na konto načte a vypůjčí nabíječku a obal ručně. Tím se sice do jisté míry oslabuje jeden z hlavních přínosů celého systému, tzn. plná automatizace procesu půjčování a vracení, nicméně po zpracování obalů a nabíječek do knihovního systému, tj. jejich evidenci a opatření RFID štítkem či čárovým kódem není ruční půjčování těchto věcí pro knihovnu nijak zvlášť zatěžující ani zdržující.

Naopak problém automatizovaného mazání uživatelských dat se ukázal jako značně složitější; na trhu se totiž nenacházelo již existující softwarové řešení, které by umožňovalo splnit podmínku smazání uživatelských dat teprve ve chvíli, kdy se notebook vrátí do systému. Po konzultacích s oddělením Laboratoře výpočetní techniky FF UK (dále LVT) jsme tedy dospěli k závěru, že vhodné softwarové řešení bude muset být navrženo a vyvinuto na míru. Ve spolupráci s LVT byly navrženy parametry takového programu a byl vybrán externí vývojář, kterému byl vývoj programu zadán. Celý proces navržení řešení, výběr řešitele, vývoj a testování zabraly nakonec několik měsíců. Výsledkem však bylo řešení, které ve výsledku funguje tak, jak jsme potřebovali – na všechny půjčované notebooky byl distribuován program, díky němuž je možné automaticky rozpoznat notebook vrácený a přes noc automaticky spustit na vráceném notebooku úplnou obnovu systémového profilu, přičemž dojde k vyčištění všech dat, která uživatel na notebooku za dobu své výpůjčky zanechal.

Notebook – předmět výpůjčky

Úkolem navrhnout vhodná zařízení pro samoobslužnou výpůjčku bylo opět pověřeno oddělení LVT. Výsledkem bylo sestavení specifikací, na základě kterých fakulta v rámci veřejného výběrového řízení pořídila 80 notebooků Dell Latitude 7490, jejichž hardwarová konfigurace byla částečně upravena na míru požadovaným nárokům. Uveďme alespoň základní parametry: půjčované notebooky mají čtyřjádrový procesor Intel Core i7 s 8GB RAM. Z pohledu softwarové výbavy je na každém notebooku instalován operační systém Microsoft Windows 10, kancelářský balík Office, Skype, nejrozšířenější webové prohlížeče, klient VPN, program na práci s komprimačními formáty 7zip a sada předinstalovaného základního kancelářského softwaru se svobodnou licencí pro sledování videa, prohlížení obrázků atd.

Tato základní programová výbava se posléze v provozu ukázala jako dostatečná, neboť uživatelských dotazů na možnost dodatečné instalace dalšího software přišlo za zhruba půldruhého roku provozu pouze několik. V případě, že uživatel v době své výpůjčky potřebuje na půjčeném notebooku použít software, který předinstalovaný není, existují dvě možnosti. Jedná-li se o tzv. svobodný software s možností instalace do systémového profilu nebo je-li program k dispozici k přímému spuštění v archivačním formátu ZIP, uživatel si může pohodlně software doinstalovat sám. Poté, co se notebook vrátí zpět do systému, opět proběhne obnova systémového profilu a veškerý uživatelem doplněný software se vymaže. V případě, že program do profilu není možné nainstalovat, nebo pokud není k dispozici ve formátu ZIP, knihovna pouze sbírá podněty od uživatelů. Ukáže-li se, že o nějaký konkrétní software má zájem větší množství uživatelů a nic tomu nebrání, může být tento software doinstalován dodatečně při některé z periodických údržeb v budoucnu.

Zkušenosti s provozem služby

Po překonání výše uvedených technických problémů, které bylo potřeba vyřešit, se nám podařilo uvést službu do plného funkčního provozu v červnu roku 2019. Její využívání mělo pozvolný nástup, do kterého se zákonitě promítly letní prázdniny a letní uzavírky knihovny. Znatelnější zájem o službu jsme pozorovali zejména v říjnu 2019, tedy se začátkem nového akademického roku. Služba se mezi uživateli postupně etablovala, stala se relativně oblíbenou, s neustále narůstajícím počtem výpůjček. K dalšímu pozorovatelnému nárůstu zájmu o ni pak došlo v období uvolnění mezi tzv. první a druhou vlnou epidemie koronaviru v ČR, což může mít spojitost s tím, že se už před zahájením nového akademického roku otevřeně spekulovalo, že bude výuka zahájena v distanční formě. K tomu nakonec opravdu došlo a ti prozíravější ze čtenářů tak mohli být i díky výpůjčce knihovního notebooku lépe připraveni na podzimní distanční výuku.

Na rozdíl od složitějšího zavádění do provozu nepřináší samotný provoz naštěstí už téměř žádné nečekané komplikace či technické potíže. Za celou dobu provozu jsme museli kontaktovat servisní podporu výrobce systému zhruba v deseti případech. Pokaždé šlo o drobnosti (například drobné úpravy v chování systému nebo uživatelském rozhraní), které výrobce vyřešil prakticky okamžitě připojením k systému přes vzdálenou plochu programem TeamViewer. Téměř ve všech případech jsme si vystačili s komunikací s podporou přes e-mail, ve dvou případech pak probíhala komunikace telefonicky. Zařízení systému pro samoobslužnou výpůjčku tedy naštěstí negeneruje knihovně mnoho práce navíc.

Ani v případě půjčovaných notebooků jsme dosud nemuseli řešit žádné vážnější technické potíže, se kterými by si neporadili kolegové z oddělení LVT. V několika případech jsme řešili vadnou baterii (vyřešeno záruční či pozáruční výměnou), několik uživatelů si stěžovalo na špatně fungující klávesnici (problém sledujeme, v případě nutnosti se bude řešit vyčištěním či výměnou klávesnice). Dalším problémem, který jsme odhalili až díky provozu, byly situace, kdy si uživatelé propojili zapůjčený notebook se svým soukromým Microsoft účtem. Pokud k tomu došlo, nefungovala korektně obnova systémového profilu a vyčištění uživatelských dat po vrácení notebooku. Problém byl následně vyřešen úpravou v konfiguraci OS Windows 10 a aktualizací programu na obnovu profilů.

Dosud jsme naštěstí nemuseli řešit ztrátu či odcizení půjčeného notebooku či jeho poškození. Ve dvou případech jsme přikročili k ukončení smlouvy o výpůjčce, a tím k faktickému odejmutí práva využívat službu; v jednom případě uživatel v rozporu se smluvními podmínkami zasáhl do konfigurace notebooku úpravami v BIOS počítače, ve druhém případě jiný uživatel vrátil notebook do systému v silně znečištěném stavu, čímž také porušil smluvní podmínku starat se o vypůjčené zařízení s náležitou péčí.

Zhodnocení dosavadního provozu, doporučení pro knihovny

Za necelé dva roky od uvedení do provozu se služba samoobslužné výpůjčky postupně dobře zavedla mezi uživateli naší knihovny a zájem o výpůjčku neustále narůstá. Díky vhodně dimenzované kapacitě systému dokáže knihovna 80 půjčovanými notebooky zatím bez problému uspokojovat poptávku uživatelů. V době vzniku tohoto článku byla zhruba polovina půjčovaných notebooků v oběhu, načtena na čtenářských kontech.

Jednou z důležitých vlastností použitého řešení je jeho škálovatelnost, díky které je možné v případě potřeby do budoucna kapacitu systému rozšířit. A naopak – škálovatelnost systému zároveň znamená, že pokud by o samoobslužnou výpůjčku měla zájem jiná, například menší veřejná knihovna, může systém provozovat ve výrazně nižší kapacitě, čímž by se zákonitě snížily i pořizovací náklady za systém a notebooky. Kromě výše popsaného složitějšího uvádění do provozu jsme se dosud nesetkali s žádnými významnými technickými překážkami. Služba i technologické řešení fungují dobře, údržba systému nevytváří mnoho práce navíc a přínosy nové služby pro uživatele knihovny převažují nad popsanými dílčími problémy. Za největší přínosy nové služby lze označit dostupnost moderní a univerzálně použitelné technologie komukoliv, bez ohledu na jeho socioekonomickou situaci, usnadnění přístupu k elektronickým zdrojům a zejména v době koronavirových omezení možnost širšího zapojení studentů fakulty do distanční výuky.

Knihovnám, které uvažují o možnosti zavedení služby výpůjčky notebooků, lze samoobslužné řešení jednoznačně doporučit. Automatizuje nejen proces výpůjčky a vracení, ale zároveň řeší i problematiku uskladnění, fyzického zabezpečení i nutnosti periodické aktualizace a údržby uložených notebooků. Provoz služby výpůjčky notebooků ve větším rozsahu, tj. například půjčování 20 a více notebooků, by byl bez této automatizace velmi náročný časově i organizačně, neefektivní a těžko uskutečnitelný. Nezbytným předpokladem je však kvalitní spolupráce a dobrá komunikace s odděleními, která knihovnám zajišťují IT podporu, bez čehož bychom se sami při nasazování služby stěží mohli obejít. Velkou pozornost je taktéž potřeba věnovat definování cílů, vlastností a parametrů, které knihovna od nové služby očekává. Na tomto základě lze sestavit požadované specifikace a podle nich najít vhodné řešení. Zatím na trhu neexistuje český výrobce, bude tedy pravděpodobně nutné nejen vybrat vhodného zahraničního výrobce, ale také najít i vhodného českého dodavatele, anebo komunikovat s vybraným zahraničním výrobcem přímo.

Kromě důkladného výběru řešení samoobslužné výpůjčky je nutné věnovat pozornost i výběru samotného předmětu výpůjčky, tj. notebooků. V jejich případě lze jednoznačně doporučit na zařízeních nešetřit, nepořizovat pouze dostačující, a už vůbec ne levné modely, a to z jednoduchého důvodu – čím lepší a výkonnější technické parametry budou, tím déle udrží notebooky „krok s dobou“ a nebude nutné je brzy velmi nákladně vyměňovat, protože přestanou být použitelné z důvodu zastarání. Důležitým parametrem je i dílenské zpracování a použité materiály konstrukce, neboť se, bohužel, nedá očekávat, že všichni uživatelé budou s půjčeným notebookem zacházet jako v rukavičkách. Vzhledem k tomu, jak značně nákladnou investicí je zavedení samoobslužné výpůjčky včetně pořízení notebooků, je vhodné a dokonce možná nezbytné využít k financování některý z dostupných dotačních titulů, které mají veřejné i univerzitní knihovny k dispozici.