Text a foto VĚRA ONDŘICHOVÁ vera.ondrichova@gmail.com

S Martou Zizienovou jsem se poprvé potkala na podzim 2017 v Olomouci. Tehdy začínal druhý ročník PR Akademie pro knihovny. S účastníky kurzů člověk nikdy neví. Jeden kurzem projde a moc si z toho nevezme. Jiný na tom postaví hrozně moc. Třeba Marta, která je lektorkou informační výchovy v Univerzitní knihovně Technické univerzity v Liberci. Krom toho je také neformální vedoucí týmu, který má v knihovně na starost komunikaci.

Známe se od roku 2017, kdy jsi přijela na PR Akademii pro knihovny. A já od té doby ohromeně pozoruju, jak moc se v komunikaci knihovny posouváte. Jste třeba jedna z mála knihoven, které mají připravené scénáře a plány pro krizové situace. Jak to, že vám to tak šlape?

Děkuju bohu za PR Akademii! Krizové scénáře a plány také vznikly na její popud. Celý knihovní tým vyráží jednou ročně na teambuilding. Je to vlastně výlet s grilovačkou, ale zároveň také na něčem pracujeme. A jeden rok jsme si lámali hlavu, s čím bychom mohli pohnout. Nakonec jsme vybrali přípravu krizových scénářů a plánů, jak nám to na PR Akademii doporučil lektor krizové komunikace Lukáš Novák.

Jak jste to dělali?

Představovali jsme si různé situace, do kterých by se knihovna mohla dostat, a říkali si, co by v nich bylo potřeba udělat. Nejčastěji nás samozřejmě napadaly klasické situace jako rozčilený čtenář a poškozená kniha. Ale rozhodli jsme se to dohnat ad absurdum a představili jsme si i situaci, kdy by se zničehonic musela zavřít celá knihovna. Následně jsme si ke každému scénáři řekli, jak bychom to co nejlépe řešili.

Jak vám toto cvičení pomohlo v praxi letos v březnu, kdy situace „zničehonic zavřít“ skutečně nastala?

Opravdu jsme věděli, co máme dělat. Vytáhli jsme odpovídající plán, prošli jím krok po kroku a perfektně to zafungovalo bez nejmenšího záseku. Prostě jsme byli připraveni a každý věděl, co má dělat, kam má jít, co má říct nebo jak velikou ceduli vyrobit, kam ji donést a pověsit.

To je vlastně ukázková práce. Možná by stálo za to tuto dobrou zkušenost sdílet podrobněji s dalšími knihovnami. Mě teď ale zajímá jiná věc. Jak vypadá váš komunikační tým?

PR tým jsme sestavili v roce 2017, trochu se personálně proměňoval. Od počátku je součástí i paní ředitelka. To je velmi užitečné. Je u zrodu projektů a může do nich od začátku zasahovat nebo je ovlivňovat. Dále máme kolegu, který píše skvělé texty, a dvě dámy, co umí grafiku a sociální sítě.

Takhle to zní, že máte komunikační oddělení. Ale tak to není, vy jste spíš něco jako dobrovolnický tým…

Všichni máme svou hlavní práci – katalogizaci, lektorování apod. –, tohle je naše vedlejší specializace a radost. Komunikaci knihovny věnujeme jen menší část pracovního času nad rámec hlavní práce. Nejsme oddělení, jenom tým lidí napříč odděleními.

Jak to celé vznikalo? 

Na PR Akademii jsme měli za úkol pracovat na absolventském úkolu. A já se rozhodla rozšířit mezi našimi čtenáři povědomí o e-knihách. Brzy se ukázalo, že k sobě potřebuji někoho, kdo umí fotit a psát dobré texty. Probrala jsem to s paní ředitelkou, a ta mi odsouhlasila nápad oslovit pár kolegů a sestavit neformální skupinku. Postupně se vykrystalizovaly specializace kolegů.

Jak pracujete?

Je nás pět, práci si mezi sebe dělíme, stíháme to tedy k hlavní náplni práce. Scházíme se jednou týdně, schůzky zapisujeme. Na evidenci toho, jak práce pokračují, používáme Trello (pozn. red.: bezplatná webová aplikace pro správu projektů, kterou vytvořila firma Fog Creek Software). Každý rok máme jedno hlavní téma. Počátkem roku si formulujeme vizi. Zkusíme si představit, co by se všechno mohlo udělat. Pak se pustíme do schůzek a konkrétní realizace.

Jaké projekty už máte za sebou?

Prvním projektem byla podpora e-knih. Připravovali jsme školení, informační letáky pro MVS a do časopisů, banner do katalogu, grafiku na počítače v knihovně… Nejpopulárnější byly záložky. Udělali jsme jich mnoho druhů, dávali jsme dohromady divoké obrázky a texty. Moc nás to bavilo! Další rok jsme se zaměřili na propagaci služeb, jako jsou třeba rešerše nebo akvizice. Vymysleli jsme piktogramy pro jednotlivé služby, vyrobili propagační hrnečky, které jsme předali paním sekretářkám na katedrách. Pro knihovnu jsme vyrobili trička.

Na co se zaměřujete letos?

Letos oslovujeme lidi v doktorandském studiu a vysvětlujeme jim věci, se kterými se nutně setkají při studiu a nikdo jiný jim je nevysvětlí.

Jak se vám daří neutopit se v operativě a jít stále dopředu za svou vizí?

Velmi důležité je, že paní ředitelka je v tom s námi. Ví, co se na nás valí, jestli se něco blíží, nebo je klid. Hodně nám pomáhá zmíněná webová služba Trello. Ukládáme tam nápady na později, ale máme tam i evidenci toho, na čem se aktuálně dělá a co je hotovo. Když je toho moc, přesouváme některé věci do ideí na příště. Snažíme se nenechat se zahltit, aby nás to pořád bavilo. Většina z nás to nemá jako hlavní náplň práce, ale jako „dortík k obědu“. Nevnímáme to jako povinnost. Také neděláme nějaké nabubřelé plány, jedeme zlehoučka.

Soustředíte se tedy hlavně na propagaci práce knihovny?

Ano. Víme, že něco děláme jako knihovna dobře a že by se to mělo dovědět víc lidí. Obvykle zjistíme, že nejprve musíme změnit něco u nás. Nabízíme třeba skvělé rešerše, ale způsob, jakým si o ně uživatelé žádali, nebyl komfortní. Museli jsme tedy nejprve předělat webovky, aby to začalo být uživatelsky přívětivé. Nejprve o službě přemýšlíme, povídáme si, každého něco napadne. Čteme knihovní blogy z celého světa a najednou nás třeba nějaká jedna věta zarazí, zaujme. A už se to rozbíhá. Na začátku nevíme, co se bude dít, ale postupně to krystalizuje. 

Líbí se mi, s jakým nadšením to stále děláte…

Ono je to i tím, že jsme začali z ničeho. Takže každá věc je posun. Třeba i použití patiček v emailech. Nebo jednotná práce s logem. Dříve jsme byli utopení v univerzitě a neměli vlastní identitu. Teď již jsme sami za sebe. Jsme veřejná knihovna a dáváme to najevo. Navíc můžeme být celkem uvolnění a vtipní, protože jsme tu především pro studenty.

Mám z vaší práce ohromnou radost, moc mě baví, co a jak děláte. Přeji vám, abyste s takovou chutí pracovali ještě hodně dlouho. Děkuji za rozhovor.

P. S. Každého, kdo chce nastartovat nebo dát nové impulsy komunikaci vlastní knihovny, zvu na další ročník PR Akademie pro knihovny, která bude mimořádně online a začíná 18. září (www.sdruk.cz).