MARIKA HRUBÁ  hruba@fss.muni.cz

V minulém článku (Library advocacy 1: Jak dát našemu snažení strukturu, Čtenář, 2020, č. 5, s. 179–181) jsme si představili základní principy library advocacy pohledem různých definic a způsoby, jakými zasahují do prosazování zájmů knihovny. Také jsme si nastínili dva hlavní směry působení, a to od knihovny samotné a od zainteresovaných stran (stakeholderů). V dnešní části si představíme první z těchto způsobů, tzv. frontline advocacy.

Základní princip frontline advocacy

K základním principům frontline advocacy patří každodenní připomínání aktivit a hodnot, které knihovna vytváří. Může se ale také jednat o sdělování konkrétní zprávy nebo problému (American library association – ALA, 2012). Tento typ působení by měl v knihovně zastávat roli primární komunikační strategie, na kterou lze navázat prosazováním zájmů pomocí zainteresovaných stran.

Kdo může v knihovně prosazovat její zájmy

Kompetence pro prosazování zájmů knihoven bývá většinou přisuzována pouze vedoucím pracovníkům. V případě library advocacy se toto úsilí dotýká všech zaměstnaneckých úrovní. Koncept se může stát součástí komunikační strategie jak ředitelů knihoven, tak jejich zaměstnanců. Vedoucí pracovníci si ho mohou osvojit při své komunikaci se zřizovatelem. Ostatní zaměstnanci knihovny mohou principy library advocacy aplikovat do běžné komunikace s uživatelskou komunitou. Pro úspěšnou implementaci tohoto konceptu je vhodné uplatnit celostní přístup (Thompson, 2007), jehož nezbytným předpokladem je definice hodnot, které knihovna vytváří (Vandeburht–Rivera, 2016). Tento přístup dokáže znásobit efektivitu iniciativ, které knihovna vyvíjí.

Širší koncept řízení knihoven

Pro zasazení principů library advocacy do širšího rámce řízení organizace je nezbytná obousměrná komunikace a intenzivní zpětná vazba. Těmto kritériím nejlépe odpovídá konzultativní nebo participativní styl řízení (Morris–Pavett, 1992). Ke klíčovým aspektům patří motivace a průběžné hodnocení zaměstnanců, které vytvářejí základní předpoklad pro kvalitní poskytování knihovních služeb. 

Organizační kultura

Důležitou roli zde sehrává organizační kultura, která má přímý vliv na kvalitu týmové práce (Salánki, 2010). Jedna z definic popisuje orga-nizační kulturu jako sdílenou filozofii, ideologii, hodnoty, přesvědčení, předpoklady, očekávání, postoje a normy (Killmann–Saxton–Serpa, 1985). Zjištění vlastní organizační identity umožňuje efektivnější zaměření na dosažení svého cíle (ALA, 2012). Organizační kultura odkazuje na systém hodnot a přání, které jsou sdíleny členy organizace. Toto sdílení by mělo vést k nalezení společného jmenovatele, v jakém se věci interpretují (Sanndwald, 2015). V rámci kvalitní organizační kultury se doporučuje upustit od zavedené organizační struktury a zaměřit se více na týmovou práci. Za důležité se považuje seznamování zaměstnanců s kontextem rozho-dovacích procesů, nikoliv pouze s jeho výstupy, např. v oblasti rozpočtových škrtů (Stoffle-Cuillier, 2011). Tento způsob komunikace umožňuje, aby se personál podílel na rozhodovacích procesech, a tak podpořil společné nastavení cílů v rámci instituce (Weng–Ackerman, 2017).

V souvislosti s organizační kulturou se také často klade důraz na taktické myšlení jako na prostředek organizačního růstu a efektivity. Pomáhá vedoucímu pracovníkovi uvědomit si, jak lze organizační prostředky využít s nejefektivnějšími dopady. V praxi to znamená umět odhadnout, kde nejlépe působit, kdy je nejlépe prostředky použít a kdo v dané organizaci nejlépe vyhovuje danému úkolu. Taktické myšlení znamená znát slabosti vlastní organizace i slabosti oponentů (Commito–Zabriskie–Geraci, 2012).

Udržování vztahů se zřizovatelem

Důležitou součástí efektivního prosazování zájmů je dlouhodobé udržování vztahů se zřizovatelem. Knihovnám se doporučuje, aby kromě pravidelného informování zřizovatele o svých aktivitách udržovaly i vztahy neformálního charakteru (ALA, 2012). Tomuto komunikačnímu aspektu se věnuje i směrnice IFLA, která v rámci svých metodických pokynů doporučuje pravidelné setkávání se zřizovatelem za účelem zhodnocení služeb knihovny, plánů jejího dalšího rozvoje nebo zhodnocení dosažených výsledků a možných překážek (IFLA, 2012).

Efektivní potenciál má i zapojení zastupitelů do významných aktivit, jako jsou např. otevírání nové pobočky knihovny, zavedení určité služby, zpřístupnění veřejného internetu, nové sbírky nebo vyhlášení kampaně na získání finančních prostředků (IFLA, 2012). Při prosazování zájmů knihovny sehrává komunikační strategie se zřizovatelem důležitou roli, protože může významně ovlivnit rozhodovací proces (Xu Hong, 1996).

Použití library advocacy v běžné knihovnické praxi

Každodenní obhajování zájmů knihovny se nejvíce týká zaměstnanců knihoven, kteří přijdou do kontaktu s uživateli. Tito zaměstnanci knihovnu před uživatelskou komunitou reprezentují nejčastěji. Mohou tak snadno ovlivnit způsob, jakým o ní uživatelé smýšlejí. Tím, že jsou jim nejblíže, mohou také nejlépe zjistit, jak komunita knihovnu vnímá, a informovat je o hodnotách i potřebách knihovny prostřednictvím neformálního, přirozeného vztahu (ALA, 2018). V rámci neformální komunikace může docházet k intenzívnímu doporučování služeb knihovny – lze tak zároveň zjistit, jak nejlépe může být knihovna uživatelům nápomocná (ALA, 2012).

Zástupci knihovny musí často zodpovídat ne příliš přívětivé dotazy. S námitkami nemusí být vždy konfrontováno pouze vedení knihovny, ale i řadoví zaměstnanci, proto je žádoucí, aby se všichni zaměstnanci knihovny uměli v problematice alespoň částečně orientovat (ALA, 2018)

Praktická doporučení

V rámci aplikace do praxe je doporučeno držet se vybraných zásad, ke kterým patří např. pravidelné informování zaměstnanců knihovny o problémech, které jejich vedoucí řeší se zřizovatelem. Vhodné je také, aby si zaměstnanci osvojili přehled o podmínkách, ve kterých knihovna funguje, včetně toho, k jakým změnám v poslední době došlo a co bylo příčinou těchto změn. Na základě těchto faktů mohou zaměstnanci definovat stručný vzkaz pro uživatele, který bude vystihovat poselství knihovny. Při formulaci takového vzkazu je dobré si uvědomit, že to, co je samozřejmostí pro knihovnu, nemusí být zřetelné pro ostatní. K osvojení komunikačních dovedností zaměstnanců je vhodné klást si otázky typu: Jaké priority má váš zřizovatel? Jaká je komunita, které sloužíte? Shodují se její zájmy s nabídkou služeb vaší knihovny? (ALA, 2012).

Pomocným nástrojem může být také SWOT analýza. Vedoucím knihoven lze doporučit, aby ji vypracovali společně se svými zaměstnanci, kteří tak mohou získat větší povědomí o tom, jaké má jejich knihovna silné a slabé stránky, ale také s jakými příležitostmi a hrozbami se může potkat.

Pozvánka do kurzu

Na závěr mi dovolte, abych vás také pozvala do e-learningového kurzu Úvod do library advocacy pro veřejné knihovny, který jsme připravili ve spolupráci se Studijní a vědeckou knihovnou Plzeňského kraje za finanční podpory Ministerstva kultury, programu VISK 2: Mimoškolní vzdělávání knihovníků. Tento kurz můžete navštívit na portálu kurzy.knihovna.cz.

POUŽITÉ ZDROJE:

– American library association. Frontline Advocacy for Academic Libraries [online]. Chicago: ALA, 2018 [cit. 2018-04-19]. Dostupné z: http://www.ala.org/advocacy/advleg/advocacyuniversity/frontline_advocacy/frontline_academic.

– COMITO, Lauren, Christian ZABRISKIE a Aliqae GERACI. Grassroots Library Advocacy [online]. 1. Chicago: ALA Editions, 2012 [cit. 2018-01-25]. ISBN 978-08-38911341. Dostupné z: http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&AuthType=ip,cookie,uid&db=nlebk&AN=563838&lang=cs&site=eds-live&scope=site.

– KILMANN, Ralph H., Mary J. SAXTON a Roy SERPA. Gaining control of the corporate culture. London: Jossey-Bass, 1985. 502 s. ISBN 978-08-75896663

– MORRIS, Tom a Cynthia M. PAVETT. Management Style and Productivity in Two Cultures. Journal of International Business Studies [online]. 1992, 23(1), 169–179 [cit. 2018-02-23]. ISSN 00472506. Dostupné z: http://www.jstor.org/stable/154889?&seq=1#page_scan_tab_contents.

– SALÁNKI, Valeria. Organizational Culture and Communication in the Library: a Study on Organizational Culture in the Lucian Blaga Central University Library Cluj. Philobiblon: Transylvanian Journal of Multidisciplinary Research in Humanities [online]. 2010, 15, 455–523 [cit. 2018-01-25]. ISSN 12247448. Dostupné z: http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&AuthType=ip,cookie,uid&db=lls&AN=59357985&lang=cs&site=eds-live&scope=site.

– SANNWALD, William W. Understanding organizational culture. Library Administration [online]. 2000, 14(1), 8–14 [cit. 2018-02-23]. ISSN 08884463. Dostupné z: http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&AuthType=ip,cookie,uid&db=lls&AN=502860272&lang=cs&site=eds-live&scope=site.

– STOFFLE, Carla J. a Cheryl CUILLIER. From Surviving to Thriving. Journal of Library Administration [online]. 2011, 51(1), 130–154 [cit. 2018-01-25]. ISSN 01930826. Dostupné z: http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&AuthType=ip,cookie,uid&db=lls&AN=503008651&lang=cs&site=eds-live&scope=site.

– THOMPSON, J. Michael. Building our presence on campus: the University Libraries Section's (ULS) groups address advocacy and leadership issues at the ALA Midwinter Meeting. College [online]. 2007, 68(5), 294–297 [cit. 2018-01-25]. ISSN 00990086. Dostupné z: http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&AuthType=ip,cookie, uid&db=asu&AN=502915371&lang=cs&site=eds-live&scope=site.

– VANDEBURGT, Melissa Minds a Kaleena RIVERA. Effective Communication to Aid Collaboration for Digital Collections: a Case Study at Florida Gulf Coast University Library. New Review of Academic Librarianship [online]. 2016, 22(2/3), 257–267 [cit. 2018-01-25]. DOI: 10.1080/13614533.2016.1156001. ISSN 13614533. Dostupné z: http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&AuthType=ip,cookie,uid&db=lxh&AN=117923255&lang=cs&site=eds-live&scope=site.

– WENG, Cathy a Erin ACKERMAN. Towards Sustainable Partnership: Examining Cross Perceptions of Public and Technical Services Academic Librarians. Library Resources [online]. 2017, 61(4), 198–211 [cit. 2018-01-25]. ISSN 00242527. Dostupné z: http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&AuthType=ip,cookie, uid&db=lls&AN=125738293&lang=cs&site=eds-live&scope=site.

– XU HONG. Type and level of position in academic libraries related to communication behavior. Journal of Academic Librarianship [online]. 1996, 22, 257–266 [cit. 2018-01-25]. ISSN 00991333. Dostupné z: http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&AuthType=ip,cookie,uid&db=lls&AN =502856873&lang=cs&site=eds-live&scope=site.