MICHAELA KOŽÍŠKOVÁ > koziskova@knihovnakv.cz 

Krajská knihovna v Karlových Varech řadu let realizuje projekty, díky kterým rozšířila nejen své služby pro veřejnost, ale zajistila např. i vzdělávání pro knihovníky Karlovarského kraje. Ráda bych ostatním knihovnám předala zkušenosti s přípravou a realizací projektů, jež jsem získala na pozici projektové manažerky, kterou v Krajské knihovně vykonávám již pět let.

Výzva k podávání projektů

Informace o vyhlášených výzvách nalezne zájemce především na webových stránkáchvyhlašovatelů (např. ministerstev ČR, krajů, měst, nadací, fondů atd.) či na webových portálech, které kompletně sledují výzvy v rámci ČR (www.edotace.cz, www.ecn.cz, www.strukturalni-fondy.cz). Výzvy bývají též uveřejněny jako inzerát v tisku. Obsahují většinou tyto informace: kdo vyhlašuje výzvu, cíl vyhlášeného dotačního programu (cíl projektu), cílová skupina, doporučené aktivity, informace o oprávněných žadatelích, o výši dotace (min. a max. výše v Kč či EUR), délka projektu, informace o případném partnerství, popř. nutná finanční spoluúčast žadatele, termín odevzdání žádosti. Součástí výzvy je odkaz na formulář žádosti, který je nutno vyplnit, včetně seznamu příloh k projektu, které se musí k žádosti přiložit. Je velmi důležité, aby si žadatel výzvu pečlivě prostudoval, přehlédnutí jakéhokoliv detailu může mít vliv na následné vyloučení projektu z hodnocení (např. z důvodu nedoložení povinné přílohy či uvedení neoprávněných nákladů v rozpočtu). Pokud má žadatel nějaké dotazy či nejasnosti, je vhodné je konzultovat s vyhlašovatelem ještě před finálním zpracováním žádosti. Včasné vyjasnění může předejít zbytečným chybám v projektu. 

Forma projektové žádosti

Aby měl projekt při hodnocení úspěch, je nutné dodržet následující pravidla. Projektová žádost by měla být napsána pokud možno stručně, jasně a výstižně. Zbytečné jsou prázdné texty, nic neříkající dlouhé věty a souvětí, cizí slova, nevysvětlené zkratky atd. Může se stát, že projekt dostane k hodnocení osoba, která o knihovně nic neví. Budou jí cizí všechny odborné pojmy, nepochopí základní cíle projektu. Snažte se tedy spíše o jednodušší jasný text, který se bude dobře číst. Tvořte v textu často odstavce, text vypadá lépe, dobře se studuje a chápe. Velmi důležité je konkrétně vyplnit jednotlivé části žádosti. Není možné napsat neurčité plány, ale přesně definovat především aktivity a cíle projektu, cílovou skupinu a výsledky projektu. Bez uvedení těchto základních údajů nemá projekt šanci na úspěch. Rada zní - vytvořte raději jednodušší projekt, který budete schopni zrealizovat, než náročný, složitý a ambiciózní, ve kterém se velice brzy „utopíte“. Následující text popisuje základní body, které se většinou v žádostech objevují a je nutno je co nejlépe charakterizovat. Jak vypadá např. žádost do operačních programů v rámci ČR (čerpání ze strukturálních fondů v ČR), lze zjistit na www.eu-zadost.eu nebo na www.eu-zadost.cz.

Obvyklý obsah projektové žádosti

Název projektu

Název projektu by měl vystihnout pokud možno obsah projektu. Měl by být krátký, nápaditý, poutavý na první pohled. Už jen samotný název projektu může vzbudit v hodnotiteli sympatie (či antipatie) a částečně ovlivnit výsledek hodnocení. 

Potřeba a zdůvodnění projektu

Tato část projektové žádosti je velmi důležitá. Pokud není projekt potřebný (nutný!), není důvod, aby byl podpořen. Popište zde nevyhovující (vážnou, kritickou, bezvýchodnou) výchozí situaci, která bude řešena právě vaším projektem, tzn. váš projekt tuto situaci (vy)řeší. Hodnotitelé ví, že projekty musí být „naléhavé“, a tuto skutečnost v nich hledají. V některých případech je nutné přiložit k projektové žádosti zpracovanou analýzu, která popisuje a rozebírá daný problém. 

Cíl projektu

Je nutné, aby cíl projektu byl v souladu se zaměřením vyhlášeného programu (výzvy). Pokud nebude projekt splňovat cíle vyhlášené výzvy, bude z hodnocení vyloučen. Při psaní projektové žádosti se dívejte na projekt očima cílové skupiny projektu (nové nabídky, zkvalitnění či rozšíření služeb pro cílovou skupinu). Je chyba, jestliže je projekt postaven na bázi - knihovna si vybaví počítačovou učebnu, doplní knihovní fond, vybaví kanceláře atd. Všechny výsledky musí sloužit cílové skupině (uživatelům knihovny). Projekt by měl současně naplňovat krátkodobé či dlouhodobé vize a plány (strategie) organizace. 

Vazba na strategické dokumenty

V této části žádosti je nutné uvést strategické dokumenty v rámci ČR (včetně regionálních), kde je popsaná problematika, kterou řeší váš projekt. Tzn. uvést konkrétně, v jakých nařízeních, zákonech, vyhláškách, koncepcích či doporučeních se nachází téma, které je obsahem projektu. Váš projekt vlastně „naplňuje“ cíle či řeší problémy, které jsou v těchto dokumentech popsány. V žádosti lze uvést i konkrétní větu či odstavec, popř. odkázat na stranu v dokumentu.

Cílová skupina

Při přípravě projektové žádosti je nutné mít na mysli, že úspěšný a přínosný projekt musí vycházet z definovaných a ověřených potřeb cílových skupin (informace lze získat např. dotazníkem). Vhodné je dostatečně popsat cílovou skupinu a uvést její velikost.

Aktivity projektu

Aktivity jsou logické celky projektu (možno též etapy), které jsou naplánovány buď za sebou (např. rekonstrukce budovy), nebo mohou být realizovány souběžně (např. vzdělávací kurzy). Jasná definice aktivit v projektové žádosti je důležitá. Jednotlivé projektové činnosti jsou podrobně „rozebrány“ a „naceněny“ (rozpočet projektu). Žadatel by měl též reálně nastavit harmonogram projektu. Pokud jde např. o projekt financovaný z evropských fondů, je vhodné před jeho realizací naplánovat tak tři měsíce, které lze pracovně nazvat „start projektu“ - čili samotná příprava „skutečných“ aktivit projektu. Nikdo nezačne realizovat projekt hned po podpisu smlouvy o obdržení dotace, je nutné jednotlivé aktivity připravit, nasmlouvat s dodavateli či oslovit a komunikovat s cílovou skupinou projektu atd.

Partnerství v projektu

V některých projektech (evropské fondy) bývá povinná spolupráce s partnery. Jako vhodní se jeví např. knihovny v regionu, úřady práce, neziskové organizace, popř. další organizace v daném kraji atd. Nezbytné je, aby měl partner v projektu skutečnou úlohu, tzn. podílel se již na přípravě projektu a poté na jeho realizaci. Mezi žadatelem a partnerem bývá většinou uzavřena smlouva o partnerství, která obsahuje konkrétní popis všech povinností a práv smluvních stran v rámci daného projektu. Není možné, aby byl partner současně dodavatel. Partner nemůže v rámci projektu fakturovat žadateli za služby.

Rozpočet projektu

Rozpočet je především odhadem nákladů, musí korespondovat s aktivitami projektu. Měl by být reálný a přiměřený. Zkušený hodnotitel z rozpočtu pozná, kdy se chce žadatel díky projektu „vybavit“. Projekty v rámci evropských fondů mají navíc procentuální omezení čerpání v jednotlivých kapitolách, tyto závazné limity je nutno dodržet, jinak nebude projekt schválen. Informace nalezne žadatel v příručkách a dalších dokumentech, které doporučuje daná výzva. Při sestavování rozpočtu je důležité na nic nezapomenout, např. na náklady na publicitu, stavební dozor či audit - je-li povinný. Uznatelné náklady jsou v některých případech též bankovní poplatky. Pokud opomenete nějakou povinnou položku do rozpočtu zakomponovat, musíte ji zaplatit ze svého. Může jít o desetitisíce korun.

Publicita projektu

Publicitu je nutné dodržet především při čerpání ze strukturálních fondů EU. Evropská unie pohlíží na publicitu velmi přísně, existuje manuál, který přesně definuje formy, jak má publicita vypadat a jakým způsobem ji musí realizátor projektu zajistit. Nedodržení správnosti způsobí to, že nebude např. proplacena faktura za inzerát o projektu v novinách (jsou-li špatně uvedena loga), ale hrozí další finanční postihy, např. krácení dotace atd. Je proto nutné celý manuál publicity dopředu důkladně prostudovat a požadované formy při realizaci projektu důsledně dodržovat. Kontrola publicity je též předmětem kontrol ze strany poskytovatele financí. Doporučení: před zadáním jakékoliv zakázky (propagační materiály, inzeráty, informační tabule atd.) zašlete poskytovateli dotace elektronický náhled ke schválení (potvrzení schválené verze si uschovejte) a teprve poté zadejte vybrané firmě její výrobu. Vyvarujete se tak nepříjemným problémům, které mohou znamenat finanční postihy pro vaši organizaci.

Výstupy z projektu

Je velmi důležité, co projekt přinese. Záleží na žadateli, jaké výstupy si sám stanoví, především na jeho správném odhadu výsledků projektu. Výstupy je nutno přesně popsat do projektové žádosti, většinou v číslech. Např. vzdělávání knihovníků - počet zrealizovaných kurzů, počet absolventů, počet účastníků, počet podpořených organizací atd. Výstupy je nutné dodržet. V případě nenaplnění nadefinovaných výsledků hrozí opět finanční sankce. Z tohoto důvodu je nutné reálně nastavit cíle již v projektové žádosti.

Další části žádosti, které je většinou nutno vyplnit jsou např.: inovativnost projektu (co nového přinese, v čem je nový), informace o realizačním týmu projektu (výčet a popis jednotlivých funkcí projektového týmu), rizika projektu (definice rizik včetně návrhu řešení) atd.

Realizace projektu

Informace o schválené dotaci určitě v organizaci způsobí velké nadšení. Ovšem potrvá většinou dva až tři roky (projekty v rámci strukturálních fondů), než bude projekt realizován. Projektový tým čeká opravdu hodně práce - realizace aktivit, plánované či neplánované kontroly, monitorovací zprávy (včetně připomínek, které je nutno vyřešit), zajištění publicity projektu atd. Pokud bude tým aktivně spolupracovat a projekt je optimálně nastaven (rozpočet, harmonogram, výstupy projektu atd.), je zcela jisté, že bude úspěšně zrealizován a plánované výstupy budou naplněny. Jelikož musí být dodržována publicita na všech písemných dokumentech (objednávky, dopisy, smlouvy, prezenční listiny, programy akcí atd.), je dobré si vytvořit hlavičkový papír se všemi povinnými logy a hláškami (včetně názvu projektu a kontaktu na projektového manažera), který lze používat po celou dobu realizace projektu.

Je dobré vést si též deník - „termínovník“, tzn. všechny akce v rámci projektu (např. semináře, porady týmu, kontroly atd.) evidovat v jednom dokumentu. Dva až tři roky jsou opravdu dlouhá doba, termínovník ušetří všem čas a usnadní orientaci. Při realizaci projektu je velmi nezbytná komunikace mezi realizátorem (žadatelem) a partnery projektu, dále mezi poskytovatelem dotace a realizátorem. Všechny nejasnosti je nutné pokud možno předem konzultovat, aby se předešlo případným pozdějším problémům. Poskytovatel dotace by měl být též informován o veškerých akcích v rámci projektu, měly by mu být zasílány všechny pozvánky na akce, tiskové konference, které se v rámci projektu konají (např. na začátku a na konci projektu). Důležitá je vzájemná informovanost o všech změnách, které se týkají projektu. Čerpání rozpočtu by mělo odpovídat realizovaným aktivitám. Je užitečné si čerpání pokud možno dopředu naplánovat (např. publicitu doporučuji realizovat hned od začátku projektu), čerpání na konci projektu může znamenat neuznání těchto nákladů, pokud nebudou dostatečně zdůvodněny.