JARMILA PŘIBYLOVÁ jarmila.pribylova@nkp.cz

JAROSLAVA SVOBODOVÁ jaroslava.svobodova@nkp.cz

Náš článek je malým ohlédnutím za více než rokem, kdy jsme ve většině knihoven v Česku přešli na nová katalogizační pravidla RDA (Resource Description and Access). V mnoha knihovnách to bylo spojeno i s přechodem na formát MARC 21.

Přechod jsme připravovali mnoho měsíců. Nebylo to tedy tak, že bychom se 1. 5. 2015 najednou probudili a začali jen tak katalogizovat podle nových pravidel. Během krátké doby bylo zapotřebí proškolit desítky pracovníků v celé republice a připravit knihovní systémy na to, že v bázích se bude pracovat se záznamy zpracovanými nejen podle různých pravidel, ale i v různých verzích formátu MARC 21 (např. pole 260 x 264, 245$h x 336–338). Nebylo to vůbec jednoduché, bylo to mnoho práce a času navíc, ale dobrá příprava se vyplatila. Vše nakonec proběhlo mnohem lépe, než jsme očekávali: nebyly hlášeny ztráty na záznamech, na technice (ani na životech). Za to patří všem katalogizátorům velký dík, především členům Pracovní skupiny pro implementaci RDA v ČR za přípravu koncepce, podkladů a základních materiálů, členům Pracovní skupiny pro jmenné zpracování za školení v regionech/oborech, a také systémovým knihovníkům za technickou přípravu knihovních systémů.

Sžívání se změnami

Datem přechodu ale práce neskončila, metodiku nadále ladíme, doplňujeme instrukce a národní interpretace, máme k dispozici e-learning pro monografie a pokračující zdroje na dvou úrovních. Vše najdete na stránkách Národní knihovny v sekci Katalogizační politika: http://www.nkp.cz/o-knihovne/odborne-cinnosti/zpracovani-fondu/katalogizacni-politika/standard.

Pomalu či rychleji se tak sžíváme se změnami: s novým přístupem k preferovaným (unifikovaným) názvům, s nepoužíváním zkratek, s uváděním všech osob odpovědných za hlavní obsah díla (např. záznam s 35 tvůrci/přispěvateli v poli 245 a s 35 odpovídajícími selekční údaji) i s dalšími novinkami ve jmenném popisu. U nově vytvářených záznamů nám to jde vcelku bez větších problémů, jen to v některých případech znamená o něco více práce.

Pokud jde o přístup ke starším záznamům, od začátku bylo jasné, že nelze dosáhnout stavu, kdy budou všechny záznamy v databázi odpovídat pravidlům RDA. Podobá se to ostatně dřívější situaci se staršími záznamy konvertovanými z lístkových katalogů, které byly vytvářeny podle starých pravidel (pravidla M. Nádvorníka, ale i Pruská instrukce). Takové záznamy pak byly pouze převedeny do elektronického katalogu do příslušných polí, ale nikoli upraveny podle AACR2R. Jak víme, se zavedením pravidel RDA bylo nutné přidat do formátu MARC 21 několik polí, protože některé údaje jsou v RDA pojednány mnohem detailněji. Pro případnou konverzi to znamená, že není možné jednoduše hromadnou opravou převést např. obsah pole 260 do 264, nebo obsah podpole 245$h do polí 336, 337, 338 a 340. S konverzí všech záznamů do RDA v této chvíli nepočítají ani jiné knihovny v zahraničí, které přešly na nová pravidla.

V souvislosti s koexistencí různých záznamů v jedné databázi se také často objevuje pojem „hybridní záznamy“ – jedná se o záznamy, v nichž se objevují údaje podle starých i nových pravidel. Takové záznamy standardně nevytváříme. Údaje mají být důsledně buď podle RDA (všechny záznamy s vročením 2016 a novější; samozřejmě se počítá s tím, že při novém popisu by knihovna měla popisovat podle RDA bez ohledu na vročení záznamu), nebo podle AACR2R (u záznamů, které už v databázi byly, a u záznamů zkonvertovaných z lístkových katalogů). Jedinou přípustnou výjimkou jsou staré záznamy, do kterých se díky opravě autority dostala podoba jména osoby, korporace nebo preferovaného názvu opravená podle RDA. (Nelze mít dva různé soubory autorit!)

Pokud jde o staré záznamy, které často neodpovídají ani AACR2R, obvykle se neupravují. V původní podobě se ponechávají v případě, kdy k záznamu připisujeme další exemplář či provedeme jenom drobnou změnu, jako například opravu překlepu v některém údaji.

Ale oprava starých záznamů není často jen oprava překlepu, spíše jde o doplnění chybějících údajů popisných i selekčních a rozpis dnes už nepochopitelných zkratek všeho druhu. V tomto případě je pak mnohem efektivnější a rychlejší přepracovat záznam podle RDA, než učit nové pracovníky vedle RDA i dřívějším pravidlům AACR2R či držet dvojí pravidla v hlavách již zkušených katalogizátorů. U neukončených záznamů ovšem jednoznačně platí, že takové záznamy, do kterých katalogizátor tak jako tak zasahuje, se přepracovávají podle RDA. Jedná se o záznamy nadále vycházejících pokračujících zdrojů a vícesvazkových monografií.

Výsledkem jsou už dnes tisíce starších záznamů přepracovaných z AACR2R na RDA. Dobře je to vidět v následující tabulce (údaje v tisících jsou ke 4. 8. 2016), kde vidíte poměr záznamů popsaných podle RDA a podle AACR2R – záznamů podle RDA je celkem o mnoho tisíc více, než jen těch povinně popsaných podle RDA, tj. s vročením 2015 a 2016 (viz tabulka).

Úskalí

A na co si dát při úpravě záznamu z AACR2R na RDA hlavně pozor?

1. Na autority, pokud přepracováváme starý záznam podle RDA (případně do nového záznamu stahujeme autoritu) a vidíme, že autorita neodpovídá RDA, použijeme autoritu tak, jak je, ale upozorníme Oddělení národních autorit, že je třeba autoritní záznam opravit.

Pozor, pokud je v autoritním záznamu poznámka, že autorita „nebyla ověřena podle RDA“, neznamená to, že autorita NENÍ podle RDA; pouze to dosud nebylo nikým zkontrolováno. Jen malou část změn bylo možno provést pomocí hromadných oprav, proto byla tato poznámka automaticky vložena do všech autoritních záznamů vytvořených do května 2015.

2. U bibliografických údajů si musíme ohlídat především následující opravy:

• nakladatelské údaje (pole 260 x 264);
• označení obsahu, nosiče a média (245$h x 336–338, případně ještě 340);
• rozpis nepovolených zkratek;
• volba autorských údajů – výrazně se změnily prameny popisu a způsob výběru autorů jak pro pole 245, tak pro oblast selekčních údajů (pozor: v některých případech ovlivňuje způsob volby selekčních údajů i volbu hlavního záhlaví!);
• selekční údaje jako takové – největší změny najdeme v zápisu záhlaví pro konference a u autorů publikujících pod různými jmény;
• řada změn se týká i preferovaných (unifikovaných) názvů – vyplatí se znovu si prostudovat pokyny pro popis přítisků, zveřejněné v přepracované podobě na stránkách Národní knihovny;
• pozornost je třeba věnovat poměrně často se vyskytujícímu případu dvojjazyčných vydání, pro která podle starých pravidel existoval jediný unifikovaný název jako pro jeden celek ($t Název $l Jazyk & Jazyk), zatímco podle pravidel RDA se s takto vydaným dílem zachází (celkem logicky) stejně jako s přítiskem (tedy máme dva výskyty pole 700, každé pro jeden jazyk); nesmí nás přitom ovšem zmást, že v databázi autorit stále zůstávají záznamy typu „$l Německy & Česky“ – tyto autoritní záznamy unifikovaných názvů sice neodpovídají pravidlům RDA, ale vzhledem k tomu, že jsou a zůstanou v řadě záznamů podle AACR2R, nelze je zrušit a už vůbec ne nějakým způsobem provést hromadnou opravu, a proto mějme na paměti, že v nových záznamech je nepoužíváme;
• výrazné změny doznaly i preferované názvy pro zákony a smlouvy – podle RDA má přednost oficiální název v originálním jazyce (v AACR2R se používal často konvenční název v češtině); ani tady se nesmíme nechat zmást existencí „starých“ autorit – k jejich opravě nelze použít žádný program a jejich oprava je a bude náročná.

Ale abychom se nevěnovali jen starým záznamům. Typické chyby se vyskytují i při tvorbě nových záznamů, obvykle vzniknou „pod vlivem AACR2R“:

• selekční údaje v nesprávných polích u dvou a více děl bez společného názvu (viz instrukce k popisu přítisků);
• interpunkce v poli 245 by neměla být zaměnitelná s interpunkcí ISBD, tzn. že v některých případech se nepřepíše přesně podle zdroje;
• pokud kniha obsahuje souběžný text/texty, musí být v případě velkých souvislých textů (beletrie, poezie, odborné/vědecké práce) zapsáno pole 700 pro každý jazyk; ale nikdy to neděláme u katalogů výstav, obrazových publikací se souběžnými popisky, sborníků různých textů, sborníků z konferencí apod.;
• obálkové podnázvy nepatří do pole 245; do pole 500 je zapisujeme jen tehdy, pokud jsou opravdu smysluplné a nesou důležitou informaci k obsahu;
• pro související díla upřednostňujeme zápis v konkrétních polích 7X0 a 77X (s možným využitím podpole $i) před všeobecným polem 787;
• druhý výskyt pole 336 zapisujeme jen tehdy, pokud je významem/rozsahem obsahu potřeba, tj. např. u obrazových publikací nebo u doprovodného materiálu většího rozsahu (určitě ne pro jednu přiloženou mapku 10 x 15 cm nebo pro pět stránek ilustrací v knize).

Závěrem

Z přehledu vyplývá, že se stále trochu potýkáme s přítisky a jejich selekčními údaji a s bilingvními texty. Přítisky byly problém vždy a zdá se, že to i nadále přetrvává. Doporučujeme tedy k důkladnému prostudování příslušný materiál na stránkách NK ČR: http://www.nkp.cz/o-knihovne/odborne-cinnosti/zpracovani-fondu/katalogizacni-politika/pritisky-podle-rda. Příklady úplných záznamů najdete i v příručce pro katalogizaci.

Po víc než roce od zavedení pravidel RDA se jako katalogizátoři můžeme vcelku pochválit: nová pravidla se nám podařilo zavést bez problémů a zdržení ve zpracování dokumentů. Také autoři jsou spokojení, že je už uvádíme v záznamu všechny. A nezbývá než doufat, že každý čtenář si pomocí námi zapsaných údajů vždy najde tu svoji správnou knihu.