KATEŘINA SLUŠNÁ, advokátka > COUNSEL, Koutná&Slušná, advokátní kancelář v.o.s.

Jaké doklady pro ověření osobních údajů může knihovna při registraci uživatele požadovat?

V dnešním textu se budeme věnovat otázce ověření osobních údajů uživatelů knihoven a povinnostem knihoven při zpracování takto získaných evidenčních údajů.

Již důvodová zpráva k zákonu č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovnímu zákonu)předpokládá, že knihovny budou pro evidenční účely shromažďovat osobní údaje o svých uživatelích a v této souvislosti odkazuji na po­vinnosti stanovené zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých předpisů.

K problematice zpracování osobních údajů v souvislosti s činností knihovny vydal dokonce Úřad na ochranu osobních údajů své stanovisko č. 2/2002, v němž konstatuje, že právní úpra­-va v této oblasti je dána knihovním zákonem. Knihovní zákon je pak ve vztahu k zákonu o ochra­ně osobních údajů zákonem zvláštním. Vzhledem k tomu, že ochrana osobních údajů není v knihovním zákoně upravena, je nutno postupovat podle zákona o ochraně osobních údajů.

Ke zpracování osobních údajů je nutný vždy souhlas subjektů údajů, tedy uživatelů knihoven - fyzických osob. Bez tohoto souhlasu může správce, v tomto případě knihovna, zpracovávat osobní údaje, pokud je splněn některý z předpokladů § 5 odst. 2 písm. a) až f) zákona o ochraně osobních údajů. Těmito předpoklady jsou situace, kdy knihovna provádí zpracování osobních údajů nezbytné pro dodržení svých právních povinností, dále je-li zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro jednání o uzavření nebo změně smlouvy uskutečněné na návrh subjektu údajů. Dalším případem je situace, kdy je to nezbytné třeba k ochraně životně důležitých zájmů subjektu údajů, v případě, že se jedná o oprávněně zveřejněné osobní údaje, pokud je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů správce, příjemce nebo jiné dot­čené osoby. A konečně v případě, že knihovna poskytuje osobní údaje o veřejně činné osobě, funkcionáři či zaměstnanci veřejné správy, které vypovídají o jeho veřejné anebo úřední činnosti nebo o jeho funkčním nebo pracovním zařazení.

Z hlediska minimálního rozsahu nezbytného k dostatečnému určení fyzické osoby (čtenáře) stačí nepochybně jméno, příjmení, adresa a datum narození. Rodné číslo je již v tomto smyslu údajem nadbytečným a jeho použitím dochází k porušení § 5 odst. 1 písm. d) zákona o ochraně osobních údajů: „shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu“. Rodné číslo vzhledem k jeho charakteru osobního identifikátoru je možno používat v těch případech, kdy právní předpisy jeho zpracování konkrétně předpokládají. Toto však není případ zpracování u knihoven, neboť výše uvedený zvláštní zákon zpracování osobních údajů vůbec neupravuje.

Správce musí mít ke zpracování jiných než citlivých údajů souhlas v souladu se zákonem o ochra­ně osobních údajů. Ze souhlasu musí být patrné, v jakém rozsahu je poskytován, komu a k jakému účelu, na jaké období a kdo jej poskytuje. Souhlas může být kdykoliv čtenářem odvolán, pokud se subjekt údajů se správcem výslovně nedohodne jinak. Tento souhlas musí správce prokázat po dobu zpracování osobních údajů. Při zpracování osobních údajů o uživatelích (čtenářích) knihoven se vztahují na správce (knihovnu) příslušná ustanovení zákona o ochraně osobních údajů. Oznamovací povinnost podle § 16 citovaného zákona se nevztahuje jen na zpracování osobních údajů, které jsou součástí evidencí veřejně přístupných, jejichž zpracování je knihovně uloženo zákonem, nebo kterých je třeba k uplatnění práv vyplývajících ze zvláštních zákonů, prováděné politickými stranami, politickými hnutími, odborovými orga­nizacemi, církvemi, náboženskými společnostmi, občanskými sdruženími, popřípadě jinými právnickými osobami nevýdělečné povahy, které sledují politické, filozofické, náboženské nebo odborové cíle, pokud zpracovávají osobní údaje o svých členech a tyto údaje slouží pro jejich vnitřní potřebu.

Z výše uvedeného pak vyplývá, že knihovna ke své činnosti potřebuje zjistit osobní údaje ve výše uvedeném rozsahu. Tyto údaje občané prokazují veřejnou listinou, kterou je občanský průkaz podle zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech. Občanským průkazem prokazují občané starší 15 let, kteří mají trvalý pobyt na území České republiky, své jméno, popřípadě jména, příjmení, podobu a státní občanství České republiky, jakož i další údaje, kterými jsou mimo jiné pohlaví, státní občanství, datum, místo a okres narození, rodné číslo, adresa místa trvalého pobytu a rodin­ný stav. U občanů narozených v cizině se zapisuje místo a stát narození. Pro přehlednost uvádím, že občanský průkaz je zakázáno přijímat jako zástavu a odebírat jej při vstupu do objektů nebo na pozemky, je také zakázáno pořizovat jakýmikoliv prostředky kopie občanského průkazu bez prokaza­telného souhlasu občana, kterému byl občanský průkaz vydán.

Další veřejnou listinou, kterou občan příslušného státu prokazuje své jméno, popřípadě jména, příjmení, rodné číslo, podobu, státní občanství a další údaje např. pohlaví, datum a místo narození, a jde-li o diplomatický nebo služební pas i diplomatickou nebo služební hodnost (funkci), je cestovní doklad podle zákona č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech. Cestovním dokladem je cestovní pas, diplomatický pas, služební pas, cestovní průkaz, náhradní cestovní doklad Evropské unie nebo jiný cestovní doklad na základě mezinárodní smlouvy. Také tuto veřejnou listinu je zakázáno ponechávat a přijímat jako zástavu a odebírat ji při vstupu do objektů nebo na pozemky, dále je zakázáno pořizovat jakýmikoliv prostředky kopie cestovního dokladu bez souhlasu občana, kterému byl cestovní doklad vydán.

Dalšími použitelnými doklady k prokázání totožnosti jsou v souladu se zákonem č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (zákon o ověřování) průkaz o povolení k pobytu nebo cestovní doklad anebo průkaz totožnosti občana členského státu Evropské unie, jde-li o cizince. Průkaz žadatele o udělení mezinárodní ochrany, jde-li o osobu, která podala žádost o udělení mezinárodní ochrany, průkaz povolení k pobytu azylanta, jde-li o osobu, které byl udělen azyl. Dále průkaz oprávnění k pobytu osoby požívající doplňkové ochra­ny, jde-li o osobu požívající doplňkové ochra­ny, průkaz žadatele o udělení dočasné ochrany, jde-li o osobu, která podala žádost o udělení dočasné ochrany, nebo průkaz cizince požívajícího dočasné ochrany, jde-li o osobu, které byla udělena dočasná ochrana.

V návaznosti na stanovisko Úřadu na ochranu osobních údajů lze doporučit získávat osobní údaje podle konkrétní situace a potřeby pouze v rozsahu jméno, příjmení, adresa a datum narození a k tomuto požadovat prokázání na základě takového dokladu, kde jsou tyto skutečnosti uváděny. Ztotožnění čtenáře pak lze provést pouze z dokladů obsahujících jeho podobu.