PETRA KOUTNÁ, advokátka > COUNSEL, Koutná&Slušná, advokátní kancelář v.o.s.

Zachovávání informací o výpůjčkách čtenářů

Činnost knihoven je upravena zákonem č. 257/ 2001 Sb., knihovním zákonem v platném znění. Tento zákon definuje celou řadu činností souvisejících s provozem knihovny a některé z nich také přímo upravuje. Základní činností knihovny je poskytování veřejných knihovnických a informačních služeb, spočívajících zejména ve zpřístupňování knihovních dokumentů z knihovního fondu knihovny nebo prostřednictvím meziknihovních služeb z knihovního fondu jiné knihovny, v poskytování ústních bibliografických, referenčních a faktografických informací a rešerší, ve zprostředkování informací z vnějších informačních zdrojů, zejména informací ze státní správy a samosprávy, v umožnění přístupu k informacím na internetu, ke kterým má knihovna bezplatný přístup.

Knihovna je povinna vést dokumentaci nezbytnou k zajištění řádného výkonu citovaných činností, jakož i povinností stanovených dalšími ustanoveními knihovního zákona - zejména povinnosti vést evidenci knihovního fondu. Základní otázkou je, jaké informace obsahuje evidence o výpůjčkách čtenářů, resp. zda taková evidence podléhá speciálnímu režimu ochrany osobních údajů. Obecně jsou osobními údaji jakékoliv informace týkající se určených nebo určitelných fyzických osob, k nimž se vztahují - tzv. subjekty údajů. Za určenou nebo určitelnou je fyzická osoba považována tehdy, jestliže ji lze přímo či nepřímo identifikovat na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro její fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Jméno a příjmení čtenáře, případně jemu přidělené identifikační číslo, jakož i související údaj o jeho činnosti (výpůjčky) bude do kategorie osobních údajů spadat.

Knihovní zákon se však explicitně nezabývá zpracováním osobních údajů uživatelů knihoven - čtenářů, proto je nutné vycházet ze zákona č. 101/ 2000 Sb., o ochraně osobních údajů v platném znění, který se vztahuje na veškeré zpracování osobních údajů, nestanoví-li zvláštní zákony úpravu speciální. Zpracování osobních údajů čtenářů je součástí rutinního provozu knihoven. Ty jsou proto ve smyslu ustanovení zákona o ochraně osobních údajů jejich správci. Ke zpracování osobních údajů je nutný souhlas subjektu (tedy toho, koho se osobní údaje týkají), pokud se nejedná o zpracování údajů nezbytné k plnění zákonem stanovených povinností nebo pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů.

Jak již bylo uvedeno, knihovny mají právo i zákonem stanovenou povinnost chránit knihovní fond a vztah mezi knihovnou a čtenářem má smluvní charakter. Při vedení evidence uživatelů knihovny proto přichází v úvahu aplikace výjimky z důvodu, že je to nezbytné pro plnění zákonných povinností ze strany správce a je-li zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů - v tomto případě čtenář. Takovou výjimku ale lze aplikovat pouze v případě, že knihovna vede evidenci jen čtenářů aktuálních výpůjček.

Při stanovení doby uchování osobních údajů o výpůjčkách je obecně potřeba vycházet ze skutečnosti, že každé poškození knihovního dokumentu je nutné zjistit bezprostředně po jeho vrácení čtenářem. Lze tedy shrnout, že doba nutná pro uchování osobních údajů o výpůjčkách je dána způsobem vedení výpůjčního protokolu.

Vzhledem k tomu, že většina knihoven vede evidenci čtenářů jako evidenci stálou, která obsahuje osobní údaje čtenářů vypovídající o uskutečněných výpůjčkách, v níž jsou trvale uchovávány i osobní údaje čtenářů, kteří nemají aktuálně zapůjčen žádný knihovní dokument, bude nutné, aby knihovny disponovaly souhlasem uživatelů knihovny jako subjektů osobních údajů.

Při získávání takového souhlasu je knihovna povinna poskytnout čtenářům informace podle § 5 odst. 4 zákona o ochraně osobních údajů o tom, pro jaký účel zpracování a k jakým osobním údajům je souhlas dáván a na jaké období. Takový souhlas musí být knihovna schopna prokázat po celou dobu zpracování.

Lze proto doporučit, aby při zaevidování nového čtenáře získala knihovna jeho písemný souhlas se zpracováním osobních údajů, a to po celou dobu trvání vztahu ke knihovně, tedy po dobu, kdy čtenář bude evidován jako registrovaný uživatel knihovny