BOHDANA STOKLASOVÁ stoklasovabohdana@gmail.com

Úvod

Centrální portál českých knihoven KNIHOVNY.CZ (CPK) umožní klientům získat požadované dokumenty v tradiční tištěné nebo digitální formě a pohotové a komplexní informace kdykoli, odkudkoli a kdekoli.

CPK zastřeší dokumenty i služby nabízené českými i zahraničními knihovnami a dalšími subjekty. Již dnes poskytují české knihovny svým uživatelům kromě tištěných dokumentů řadu databází, obsah digitálních knihoven a dalších informačních zdrojů. Tyto služby jsou však značně roztříštěné a často málo uživatelsky přívětivé. Běžní uživatelé nejsou schopni informační potenciál, kterým knihovny disponují, plně využít.

Od současného stavu k cíli, kterým je silný CPK zajišťující jednotný přístup do systému českých knihoven, kdy každá z nich bude působit jako jeho rozhraní a každý knihovník bude schopen poskytnout komplexní službu, vede dlouhá a určitě ne jednoduchá cesta, na které budou knihovny muset společně překonávat překážky technologické, finanční, ale i lidské. Čeká je totiž nejen vytipování zdrojů důležitých pro české knihovny a jejich uživatele a volba optimálních nástrojů pro jejich integraci a zpřístupnění, ale i hledání cest ke sdílení uživatelských identit, využití on-line plateb, zlepšení meziknihovních služeb a dodávání dokumentů.

Do roku 2015 by měl být CPK zprovozněn a nasazen v těch knihovnách, které projevily od počátku zájem o účast při jeho koncipování i realizaci, do roku 2020 potenciálně ve všech českých knihovnách.

Návaznost na Koncepci rozvoje knihoven ČR

CPK je těsně svázán s Koncepcí rozvoje knihoven ČR na léta 2011–2015 [1.], konkrétně s cílem 6. Vytvořit jednotné rozhraní systému knihoven s cílem zprostředkování všech nabízených služeb z každé knihovny. Jeho splnění je jednou z rozhodujících podmínek naplnění vize celé Koncepce – Klient říká: „V krásné, přívětivé a pohodlné knihovně rychle obsloužen příjemným, kvalifikovaným, očividně spokojeným a motivovaným personálem nebo z pohodlí domova bez ohledu na národnost či handicap, v kteroukoliv denní či noční dobu získám požadovanou kvalitní službu.“

Cíle projektu

Vytvoření jednotného rozhraní systému knihoven je komplexní úkol, proto jsou v Koncepci specifikovány i dílčí cíle, projekty/aktivity:

1. Vytvořit silný portál jako základní stavební kámen pro zajištění přístupu do celého systému knihoven.

2. Vytvořit systém sdílení uživatelských identit (využití federativní autentizace).

3. Využít dostupné systémy on-line plateb pro poskytované knihovnické služby.

4. Zajistit koordinovaný přístup knihoven a jejich prostřednictvím uživatelů k informačním zdrojům nabízeným systémem knihoven.

5. Optimalizovat systém meziknihovních výpůjčních služeb a dodávání dokumentů s důrazem na rychlost, pohotovost, spolehlivost a efektivní využití informačních zdrojů.

6. Vytvořit podmínky k tomu, aby každá knihovna působila jako rozhraní pro vstup do celého systému knihoven a každý knihovník byl schopen poskytnout komplexní službu.

Organizační a finanční zajištění

Formálně CPK prozatím zastřešuje Knihovna Akademie věd, jejíž ředitel Ing. Martin Lhoták je zpravodajem věcně příslušné priority v rámci Koncepce. Koordinátorkou projektu je PhDr. Bohdana Stoklasová, autorka příspěvku. Pro realizaci projektu byla v roce 2012 vytvořena pracovní skupina, v níž byly zastoupeny různé knihovny. Její členové připravili teoretický rámec projektu, Projektový záměr [.2] a podklady pro Žádost o informace (Request for Proposal – RFI) [3.].

V letošním roce bude v rámci CPK řešeno podstatně více úkolů v porovnání s rokem 2012, proto bylo vytvořeno několik pracovních skupin, jejichž činnost bude směřovat k naplnění jednotlivých cílů projektu:

•  pracovní skupina pro centrální portál (vedoucí Bohdana Stoklasová);
•  pracovní skupina pro informační zdroje (vedoucí Martin Svoboda);
•  pracovní skupina pro sdílení identit a pro on-line platby (vedoucí Petr Žabička);
•  pracovní skupina pro MVS a DDS (vedoucí Karolína Košťálová).

Bude také jmenována Rada projektu CPK.

Knihovny a další instituce, které stály u zrodu CPK a které vyslaly své zástupce do pracovních skupin a/nebo Rady projektu, budou i dobrovolnými „předskokany“ v rámci testování a některé z nich při praktické realizaci navržených řešení. Jedná se o knihovny a další instituce uvedené v následující tabulce.

Pro organizační zajištění a formální zastřešení CPK se zvažuje využití platformy stávajícího Sdružení knihoven ČR či vytvoření základny nové. Je evidentní, že pro úspěšnou realizaci CPK a zajištění jeho dlouhodobé udržitelnosti bude nutné aktivní zapojení participujících knihoven, vytvoření formálních orgánů a sdružení finančních prostředků i pracovních kapacit s tím, že tyto kroky by měly vést k úsporám na úrovni jednotlivých zúčastněných institucí i celku.

Přínos projektu

Realizace projektu CPK zásadním způsobem zvýší kvalitu i kvantitu služeb českých knihoven. V současné době existuje v České republice více než šest tisíc knihoven poskytujících veřejné knihovnické služby. Jejich úroveň je ale velmi různorodá. Kvalitní a komplexní služby nyní nabízejí především největší knihovny umístěné ve velkých městech, spektrum služeb v malých knihovnách je velmi omezené. Prostřednictvím CPK budou mít i obyvatelé menších obcí možnost „dosáhnout“ na řadu služeb nabízených dnes pouze ve vzdálených knihovnách, a to přímo z místa bydliště. Těsnější spolupráce a důsledné sdílení informačních, finančních i lidských zdrojů rozšíří nabídku a prohloubí kvalitu služeb i v knihovnách, které působí jako centrální na úrovni národní, krajské, oborové či jiné.

Konkrétněji je možné přínos projektu specifikovat takto:

• Bude k dispozici silný portál jako základní stavební kámen pro zajištění přístupu do celého systému knihoven.
• Systém sdílení uživatelských identit umožní uživatelům přihlášeným v kterékoli knihovně využívat služby i zdroje celé sítě knihoven.
• Využití on-line plateb pro poskytované knihovnické služby omezí nutnost fyzické návštěvy knihoven pouze pro administrativní úkony.
• Koordinovaný přístup knihoven a jejich uživatelů k informačním zdrojům nabízeným systémem knihoven omezí multiplicitní nabídku na jedné straně a „bílá místa“ na straně druhé.
• Pro knihovny bude k dispozici nové rozhraní integrující jejich vlastní katalog a nabídku s širším spektrem zdrojů a služeb. Rozhraní bude parametrizovatelné podle potřeb jednotlivých knihoven/skupin knihoven a bude záležet na jejich rozhodnutí, do jaké míry je využijí.
• Optimalizace systému meziknihovních výpůjčních služeb a dodávání dokumentů s důrazem na rychlost, pohotovost, spolehlivost a efektivní využití informačních zdrojů zvýší komfort doručování tištěných dokumentů přímo do místa bydliště.

Graficky lze cílový stav znázornit takto:

Současný stav

V této době je uzavřena etapa I řešení projektu – rok 2012. Všechny cíle stanovené pro minulý rok byly splněny:

•  Příprava a zveřejnění žádosti o informace (RFI) pro potenciální dodavatele řešení pro centrální portál

Vyhlášení RFI bylo vystaveno 10. září a oficiálně proběhlo druhý den během prezentace projektu na konferenci Knihovny současnosti 2012, kde byli přítomni potenciální dodavatelé informací. Veškerá dokumentace je uveřejněna na informačním portále projektu http://www.knihovny.cz/rfi.

•  Vyhodnocení odpovědí na RFI

Formální vyhodnocení a porovnání odpovědí na RFI bylo dokončeno. Stejně jako všechny dodané odpovědi má interní charakter a je k dispozici pouze členům řešitelského týmu.

•  Příprava a zveřejnění vzorků pro testování funkčnosti nabízených řešení na datech určených pro integraci v rámci centrálního portálu (Proof of Concept – POC)

Vzorky byly vystaveny na serveru KNAV, výsledky byly vyhodnoceny a jsou zpřístupněny na infoportále CPK. Veřejné výstupy jsou k dispozici v sekci RFI, ostatní pouze pro členy řešitelského týmu v oddílu Pro pracovní skupiny.

•  Vyhodnocení POC

Vyhodnocení výsledků práce jednotlivých dodavatelů se vzorky proběhlo v průběhu prosince 2012. Podrobnější hodnocení bude pokračovat v prvním čtvrtletí roku 2013.

•  Publicita projektu

Základním nástrojem pro publicitu byl v roce 2012 informační portál www.knihovny.cz [4.]. Projekt byl prezentován formou přednášky i panelu na konferenci Knihovny současnosti, na Setkání ředitelů krajských knihoven, na konferenci Archivy, knihovny a muzea v digitálním světě a na Set­kání uživatelů Souborného katalogu ČR. Informace byly publikovány v časopisech Veřejná správa, ITlib a v periodiku Informace online.

Plány pro rok 2013

Knihovna Akademie věd podala v rámci programu VISK 8/B projekt na etapu II řešení projektu – rok 2013, který nyní čeká na vyhodnocení v komisi. Jeho hlavní cíle lze shrnout takto:

Vytvoření pracovních skupin zaměřených na realizaci jednotlivých cílů projektu

Zatímco etapa řešení projektu v roce 2012 byla přípravnou a požadovala pouze nárazové zapojení členů řešitelského týmu, v roce 2013 již bude podstatně náročnější a bude vyžadovat stabilní řešitelský tým s jasně vymezenými úkoly i kompetencemi. Členové budou rozděleni do již výše uvedených čtyř pracovních skupin zaměřených na dílčí cíle. Průřezové úkoly budou členové celého týmu řešit společně.

Podrobné vyhodnocení RFI a vzorků pracovní skupinou pro CPK

V roce 2012 proběhlo formální porovnání dodaných podkladů, individuální studium a hodnocení materiálů i diskuse na úrovni týmu. Vytvoření specializované pracovní skupiny pro centrální portál v roce 2013 a posílení řešitelského týmu o specialisty na tuto problematiku včetně zástupců knihoven, které již mají implementovány různé centrální indexy navázané na discovery systémy, umožní detailnější vyhodnocení RFI a zpracování vzorků CPK.

Návrh organizačního a finančního zajištění projektu s ohledem na dlouhodobou udržitelnost

CPK je významný celonárodní projekt, na jehož realizaci a kontinuitě bude záležet zkvalitnění služeb tisíce českých knihoven. Proto je nutné dobře promyslet, připravit a dohodnout jeho organizační i finanční zajištění s ohledem na dlouhodobou udržitelnost a stabilitu.

Příprava, realizace a vyhodnocení výsledků průzkumu uživatelských potřeb a očekávání

Pro úspěšnou realizaci projektu je třeba dobře znát uživatelské potřeby a očekávání. Jen pokud se do nich CPK „trefí“, bude úspěšný. V roce 2013 proběhne průzkum uživatelských potřeb a očekávání, který provede na základě zadání řešitelského týmu externí dodavatel specializovaný na tuto oblast.

Příprava, realizace a vyhodnocení výsledků průzkumu potřeb a očekávání knihoven

Stejně jako v případě uživatelů je třeba dobře znát i potřeby a očekávání různých knihoven. Proběhne tedy i takový průzkum, který provedou, opět na základě zadání, pracovníci Knihovnického institutu NK ČR.

Výsledky průzkumů se promítnou do nové verze Projektového záměru i specifikace požadavků v rámci RFP a budou zveřejněny na informačním portále projektu.

Příprava Projektového záměru verze 2

Na základě poznatků získaných v průběhu RFI a souvisejících testů, návrhu organizačního i finančního zajištění a výsledků získaných v průzkumech potřeb a očekávání uživatelů i knihoven bude modifikován Projektový záměr. Ten bude základním informativním materiálem pro dodavatele v rámci Request for Proposal – RFP (žádost o nabídku), ale i pro odbornou i laickou veřejnost.

Příprava a vyhlášení RFP včetně přípravy vzorků CPK pro testování

Na RFI z roku 2012 bude letos navazovat RFP. Jeho součástí bude (na rozdíl od RFI) již mandatorní zpracování vzorků dat CPK a bude požadována i cenová nabídka.

Vyhodnocení RFP včetně výsledků testů

Vyhodnocení nabídek i výsledků práce potenciálních dodavatelů se vzorky dat CPK poskytne cenné informace pro přípravu výběrového řízení na dodavatele řešení pro portál.

Příprava základu zadávací dokumentace pro výběrové řízení

V závěru roku 2013 bude připraven základ odborné části zadávací dokumentace pro výběrové řízení na dodavatele řešení pro CPK. Dále bude rozpracován a upraven právníky v roce 2014, kdy bude výběrové řízení vyhlášeno.

Provoz a rozvoj informačního portálu

V průběhu celého roku musí být zajištěn provoz a rozvoj informačního portálu projektu, na němž jsou publikovány významné informace nejen pro uživatele, knihovny a dodavatele, ale i pro členy řešitelského týmu.

Prezentace projektu CPK na konferencích a seminářích i pro skupiny knihoven či jednotlivé knihovny

Stejně jako loni bude CPK představován na všech významných domácích i na vybraných zahraničních konferencích a seminářích. Kromě toho se uskuteční prezentace pro skupiny knihoven i jednotlivé knihovny – především pro zájemce o účast v projektu. Rovněž proběhne jeho prezentace v odborných periodikách.

Zajištění komunikace projektu CPK

Pro další rozvoj centralizovaných služeb knihoven v České republice vyplývajících z Koncepce rozvoje knihoven do roku 2015 je naprosto nezbytné, aby s tímto trendem byly všechny knihovny dobře seznámeny. Tedy, aby klíčoví lidé v knihovnách (ředitelé, metodici), knihovníci, ale i další – studenti, zřizovatelé, měli představu, kam se služby knihoven budou v příštích letech ubírat. Jen tak je možné vyvolat diskusi a případný posun ve vnímání budoucnosti knihoven i očekávání uživatelů. Komunikace ohledně CPK bude probíhat průběžně.

DŮLEŽITÉ ODKAZY:

[1.]

Koncepce rozvoje knihoven na léta 2011–2015 včetně internetizace knihoven [online] [cit. 2013-02-06]. Dostupné na: <http://files.ukr.knihovna.cz/200000077-a8cc8a9c7b/Koncepce_PIK_Rozp.doc>.

[2.]

KNIHOVNY.CZ – Centrální portál českých knihoven. Projektový záměr [online] [cit. 2013-02-06]. Dostupné na: <http://www.knihovny.cz/wp-content/uploads/2012/09/KNIHOVNY-CZ_Projektovy-zamer_2012_09_ 10.pdf>.

[3.]

KNIHOVNY.CZ – Centrální portál českých knihoven. Žádost o informace – RFI [online] [cit. 2013-02-06]. Dostupné na: <http://www.knihovny.cz/wp-content/uploads/2012/09/KNIHOVNY-CZ_RFI_2012_09_102.pdf>.

[4.]

KNIHOVNY.CZ – Centrální portál českých knihoven. Informační portál [online] [cit. 2013-02-06]. Dostupné na: <http://www.knihovny.cz>.