ZDENKA MANOUŠKOVÁ zdenka.manouskova@nkp.cz

Adresář knihoven a informačních institucí ČR (dále jen Adresář) je jednou z bází Národní knihovny ČR. Obsahuje základní informace o knihovnách a informačních institucích na území České republiky, které spolupracují nebo spolupracovaly na budování souborných katalogů CEZL/CASLIN, účastní se meziknihovních služeb nebo jsou v kontaktu s Knihovnickým institutem NK ČR. Počet záznamů v Adresáři se průběžně zvyšuje, doplňuje se údaji o knihovnách, které se obrací na správce báze s žádostí o přidělení tzv. sigly – lokační značky. Záznamy zrušených knihoven a zaniklých institucí v bázi zůstávají, mění se pouze jejich status. Adresář tvoří 3337 záznamů knihoven (stav k 1. 10. 2012), z nich 1994 se týká tzv. živých institucí (fungujících) a 1343 zachycuje informace o zrušených knihovnách, případně již o zaniklých institucích. Správu Adresáře zajišťují společně dvě oddělení NK ČR – Oddělení souborných katalogů a Knihovnický institut.

Oddělení souborných katalogů aktualizuje údaje o odborných knihovnách [k 1. 10. 2012 – 982 záznamů], jako jsou knihovny akademické, vysokoškolské, knihovny výzkumných ústavů, státních orgánů, kulturních, církevních a školských institucí, firemní knihovny. Přiděluje knihovnám sigly, zakládá a ruší záznamy v bázi. O údaje veřejných knihoven [k 1. 10. 2012 – 1012 záznamů], jako jsou knihovny ústřední, krajské, městské i obecní, se stará Knihovnický institut.

Adresář je dostupný z webových stránek Souborného katalogu ČR (dále jen Souborný katalog) na adrese www.caslin.cz nebo ze stránek Národní knihovny ČR www.nkp.cz – v přehledu bází NK.

Jak vypadá záznam v Adresáři a jaké údaje obsahuje?

Každý záznam obsahuje siglu (např. ABA001, BOD111, OSE301), kterou tvoří kombinace tří abecedních a tří číselných znaků, z nichž každý je nositelem určitého významu. Velká písmena na prvním a druhém místě mají funkci geografického znaku, odvozeného od zkratek bývalých okresních měst, písmeno na třetí pozici vyjadřuje typ knihovny (např. A = ústřední knihovny, B = knihovny akademických ústavů, D = vysokoškolské knihovny, G = veřejné a škol­ní knihovny). Číselná část sigly je identifikačním číslem jednotlivých knihoven.

Údaj Název instituce může mít několik úrov­ní, např. Univerzita Karlova – Pedagogická fakulta – Ústřední knihovna (ABD005); Krajská zdravotní, a. s. – Nemocnice Děčín, o. z. – Lékařská knihovna – pobočka Děčín (DCE201). Mezi názvovými údaji mohou být uvedeny i další používané varianty názvů, dále pak jejich cizojazyčné podoby a také používané zkratky instituce. Záznam knihovny obsahuje také identifikační údaje – IČ a DIČ (identifikační číslo ekonomického subjektu) a EMK (evidenční číslo Ministerstva kultury ČR).

V údajích o odpovědné osobě je uveden na prvním místě pracovník odpovědný za knihov­nu (ředitel knihovny, správce, vedoucí…). Na dalších místech mohou být uvedeny ostatní odpovědné osoby za instituci. V záznamu se u této osoby udává také její funkce a přímé kontakty, telefon, e-mail.

V kontaktních údajích se u položky Adresa uvádí na prvním místě sídlo knihovny a jeho GPS souřadnice, které umožňují zobrazit polohu knihovny na mapě. Kliknutím na tlačítko Zobrazit na mapě se objeví mapka s označením knihovny. Na dalších místech pak mohou být uvedeny ostatní důležité adresy instituce (sídlo ředitelství, fakturační adresa apod.). Další kontaktní údaje – telefon, fax, e-mail, URL – jsou pro přehlednost uvedeny zvlášť a jsou u nich i upřesňující informace (např. ústředna, vedoucí, služby). Všechny e-mailové a URL adre­sy jsou aktivní. Kliknutím na e-mailovou adre­su lze odeslat zprávu přímo ze záznamu knihovny, stejně tak kliknutím na URL adresu se propojíme na webové stránky knihovny nebo přímo do jejího on-line katalogu apod.

U informací k MVS je uvedeno, zda knihov­na službu poskytuje, za jakých podmínek (zdar­ma, za úhradu poštovného, za paušální poplatek…) a zda je knihovna zapojena do služby MVS v prostředí Souborného katalogu. Může zde být i přímý odkaz na stránku knihovny, kde jsou podrobnější informace o MVS nebo ceník služeb apod.

Poznámka a Další informace zaznamenávají údaje, které nejsou zohledněny v jiných položkách. Mohou to být jednak údaje dlouhodobě platné (např. o vzniku knihovny, o tom, že knihovna má pouze prezenční charakter, že slouží jen pro interní potřebu zaměstnanců instituce, o zaměření fondu knihovny), jednak aktuální informace dočasného charakteru (o krátkodobém uzavření knihovny po dobu rekonstrukce, letní provozní době apod.).

Jestliže knihovna spravuje pobočky, detašovaná pracoviště, pak o nich záznam knihovny obsahuje více informací – sigly (pokud je mají přidělené), adresy a GPS souřadnice, aby bylo možné dohledat jejich umístění na mapě. Spravuje-li knihovna více než 20 poboček, pak se v položce Přehled poboček nachází přímý odkaz na webovou stránku knihovny s podrobnějšími informacemi o nich.

Pokud knihovna vytváří a spravuje vlastní adresář regionálních knihoven, odkaz na něj je umístěn v položce Adresář reg. knihoven. Tento odkaz je rovněž aktivní, pomocí něj se lze ze záznamu propojit na další adresáře budované danou knihovnou.

Záznam knihovny v Adresáři může obsahovat také neplatné údaje sledující historii instituce, např. související sigly („Sloučeno s…“), dřívější názvy instituce, bývalé adresy („Dříve jako…“). Údaje z těchto polí jsou vyhledávací, umožňují dohledat i fondy zrušených institucí. Pokud byl fond zrušené knihovny převeden na jinou instituci, objeví se u příslušné položky („Fond převzat z …“) sigla zrušené knihovny.

Každý záznam má u položky Aktualizováno uvedeno datum platnosti stávajících údajů. Snahou správců Adresáře je, aby zde byl uveden aktuální rok.

Adresář obsahuje také základní statistické údaje týkající se velikosti fondu veřejných knihoven. Údaje o fondu a knihovním systému nejsou v tzv. standardním formátu záznamu knihovny zobrazeny. Pokud se o ně uživatel zajímá, zvolí si pro jejich zobrazení úplný formát, kde najde informaci, kolik knihovních jednotek knihovna má v daném roce a kolik titulů periodik odebírá.

Báze ADR nabízí uživatelům při zobrazení záznamu knihovny několik formátů. Základním, který se otevře hned po vyhledání je Standardní formát. Tento je velice přehledný, tvoří jej zvýrazněná odsazená návěští, obsahuje všech­ny důležité informace o knihov­ně. Na standar­d­ní formát jsou navázána všech­na možná propojení ze záznamu knihovny (na e-mail, URL, na zobrazení knihovny na ma­pě…). Nejstručnějším zobrazovacím formátem je Adresa a kontakty, kromě sigly, názvu a ad­re­sy knihovny obsahuje jen základní kontakty (tel., e-mail). Formát Podrobnější info obsahuje více kontaktních informací, nemá odsazená návěští, hodí se pro tištěné výstupy z báze ADR. Formát Úplný záznam obsahuje, kromě všech základních informací o knihovně, ještě i údaje o velikosti fondu a používaném knihovním systému.

Adresář knihoven a informačních institucí ČR v praxi

Z obsahu a struktury záznamu v Adresáři je zřejmé, že se jedná o významný informační zdroj, který využívají jak knihovny, tak i ostatní uživatelé. Adresář je provázaný se Souborným katalogem ČR a jeho službami. Všechny záznamy, u kterých je v Souborném katalogu uveden vlastník dokumentu, jsou propojeny s bází ADR pomocí sigly. Kliknutím na siglu se uživatel propojí ze Souborného katalogu na záznam vlastníka dokumentu v Adresáři. Na Adresář je navázána také služba MVS v prostředí Souborného katalogu, která umožňuje snadno a poho­dlně odeslat objednávku přímo z vyhledaného záznamu v Souborném katalogu prostřednictvím on-line formuláře pro vytvoření požadavku na MVS. Pokud se knihovna ke službě MVS v prostředí Souborného katalogu přihlá­sí, pak může svůj požadavek na MVS odeslat prostřednictvím tohoto formuláře knihovnám, které jsou rovněž do služby zapojeny. Bibliografické údaje požadovaného doku­men­tu a informace o žádající a žádané knihovně se do on-line objednáv­ky zanesou automaticky z bá­ze SKC a ADR, není třeba je vypisovat.

Pokud má být Adresář spolehlivým zdrojem, je třeba, aby informace v něm obsažené byly pokud možno co nejaktuálnější. Dříve neprobíhala aktualizace Adresáře tak rychle, jak bychom si přáli. Knihovny byly písemně obesílány, telefonicky obvolávány, aktualizovalo se z jejich webových stránek a podobně. Proto byl v roce 2006 vyvinut on-line formulář pro aktualizaci údajů, který ji pomohl výrazně zefektivnit a urychlit. Knihovnám byla postupně zaslána přístupová hesla k novému formuláři a do kon­ce roku 2010 byly všechny odborné knihovny převedeny na on-line aktualizaci. Formulář umožňuje knihovnám aktualizovat údaje okamžitě, jak­mi­le nastane změna. Některé opravené údaje se projeví u záznamu hned po jejich uložení, jiné až po formální kontrole správcem báze. Rozsah údajů u záznamů jednotlivých institucí není stejný, závisí na samotných knihovnách, jaké informace poskytnou správci báze při zakládaní svého záznamu nebo při jeho aktualizaci. Vedle povinných základních údajů (sigly, názvu, adresy…) může záznam obsahovat další důležité informace, které lze průběžně doplňovat, upravovat a aktualizovat.

On-line formulář pro aktualizaci údajů v Adresáři

Aktualizace záznamu o knihovně pomocí on-line formuláře je snadná a netrvá dlouho. Pověřený pracovník knihovny obdrží od správce Adresáře přístupové heslo. Po vyhledání a zobrazení konkrétního záznamu knihovny v bázi ADR zkontroluje uvedené údaje a přihlásí se k formuláři. Přihlašuje se kliknutím na tlačítko Aktualizace záznamu, po zadání sigly a přiděleného hesla se zobrazí vlastní formulář. Aktualizace záznamu se provádí tak, že se vybere jedna z  možností: buď lze vybrat možnost aktualizovat údaje o knihovně, nebo odeslat potvrzení o správnosti uvedených údajů, nebo zvolit možnost odeslat pouze zprávu pro správce báze.

Pro úpravu záznamu slouží volba Aktualizovat údaje o knihovně. Tou se otevře formulář, který je vyplněn údaji ze stávajícího záznamu. Lze je upravovat buď přepsáním dřívějších již neplatných zápisů, nebo doplněním dalších údajů do příslušných prázdných polí. Celý formulář je rozčleněn podle charakteru informací do jednotlivých oddílů. Pod každým oddílem jsou uvedeny nápovědy, jak příslušné údaje aktualizovat. Základní informace o knihovně (název, adresa, odpovědná osoba apod.) podléhají formální kontrole správce báze, proto se v záznamu neobjeví hned po úpravě, ale nejpozději do dvou pracovních dnů. Změny týkající se telefonních čísel, faxu, e-mailu, URL a knihovního fondu se projeví v zobrazeném záznamu ihned po jejich uložení.

V případě, že uvedené údaje u záznamu knihovny souhlasí a není třeba nic upravovat, pak lze zvolit možnost Odeslat potvrzení o správnosti uvedených údajů. Po aktualizování obrazovky prohlížeče se objeví v políčku Aktua­lizovánonové datum.

Pro úpravu pole Poznámka nebo pro uvedení dalších důležitých informací pro uživatele slouží možnost Odeslat pouze zprávu pro správce báze. Označením této možnosti se otevře panel pro text zprávy. Odesláním tlačítkem OK bude zpráva zaslána správci báze podle typu knihovny. (Zpráva z odborné knihovny bude odeslána na kontakt zdenka.manouskova@nkp.cz; zpráva z veřejné knihovny na ivo.hoch@nkp.cz.) Zpráva pro správce báze se využívá i v případě, že dojde ke změně osoby odpovědné v knihovně za on-line aktualizaci záznamu, pak se uvá­dí jméno a e-mailová adresa nového pracovníka.

On-line aktualizace Adresáře v roce 2012 – odborné knihovny

Aktualizace údajů odborných knihoven v bázi ADR v roce 2012 začala hned na počátku roku. Knihovny jsme obesílali hromadně podle jednotlivých typů (knihovny akademické, vysokoškolské, lékařské…) s žádostí, aby si zkontrolovaly své záznamy v Adresáři a provedly jejich aktualizaci. Obesílání probíhalo e-mailem na adresy pověřených pracovníků, odpovědných za aktualizaci údajů o knihovně, které nám dříve instituce nahlásily. Obesílání jsme ukončili v dubnu 2012, obe­sláno bylo celkem 982 knihoven. Ne všechny však po obdržení výzvy aktualizaci provedly, proto jsme některým knihovnám výzvu zaslali opakovaně. Do 1. 10. 2012 aktualizovalo své údaje v Adresáři 780 knihoven. Z nich polovina potvrdila správnost uvedených údajů v bázi a polovina knihoven nahlásila změny. Od počátku loňského roku si požádalo o přidělení sigly 24 nových knihoven, osm knihoven bylo zrušeno. Z uvedených čísel vyplývá, jak je aktua­lizace Adresáře nezbytná pro jeho spolehlivé využití v praxi.