MONIKA ORAVOVÁ oravova@svkos.cz

Úvod

Odborná veřejnost již několik let s napětím sleduje přípravu i realizaci projektu Národní digitální knihovny, jehož výstupem by měla být digitalizace významné části bohemikální produkce 19.–21. století. Na knihovnických konferencích i v profesním tisku jsou pravidelně zveřejňovány informace o jeho jednotlivých fázích, problémech i úspěších. Trochu ve stínu této celonárodní aktivity probíhají krajské digitalizační projekty. Ty sice nemohou konkurovat množstvím zpracovaných svazků či rozsahem vybudovaných pracovišť, ale pro poznání a trvalé uchování regionálního kulturního dědictví mají obrovský význam.

Regionální digitalizační projekty jsou spolufinancovány Evropskou unií z Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu. Jejich řešiteli jsou jednotlivé kraje. Digitalizace knihovních fondů je přitom jen jednou z částí rozsáhlejších multiprojektů, které si kladou za cíl zefektivnění veřejné správy prostřednictvím informačních a komunikačních technologií. Na rozhodnutí každého kraje přitom bylo, jak velký důraz bude kladen právě na digitalizaci knihovních fondů a budování digitalizačních pracovišť.

Tento článek popisuje průběh řešení projektu Digitalizace a ukládání dat, který je součástí multiprojektu e-Government Moravskoslezského kraje (II.–VI. část výzvy).

Příprava projektu v Moravskoslezském kraji

Moravskoslezský kraj byl jedním z těch, které již od počátku příprav věnovaly digitalizaci monografií a periodik velkou pozornost. Jako partner kraje byla oslovena Moravskoslezská vědecká knihovna v Ostravě, jež je jeho příspěvkovou organizací.

Moravskoslezský kraj rozhodl, že do svého projektu (vedle krajské digitální spisovny a krajského digitálního úložiště) zahrne jednak samotnou digitalizaci provedenou externí firmou, jednak krajskou digitalizační jednotku vybudovanou v prostorách knihovny. Na tyto dvě části bylo vyčleněno téměř 13 mil. Kč, skutečné náklady se nakonec podařilo snížit na zhruba 8,3 mil. Kč.

Žádost o finanční podporu k tomuto projektu byla podána do výzvy IOP č. 08 – Rozvoj služeb e-Governmentu (oblast podpory 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě) v roce 2010, přičemž schválen byl v roce následujícím. Tehdy také začala intenzivní práce jak na straně kraje, tak i knihovny.

Digitalizace knihovního fondu

Pro digitalizaci knihovního fondu bylo vybráno 306 000 stran monografií a periodik. Jde z převážné části o dokumenty vydané v 19. či první polovině 20. století, které jsou ohroženy degradací kyselého papíru. Jelikož jde o krajský projekt, byly zvoleny dokumenty důležité pro dějiny regionu, jenž je v tomto případě chápán jako území dnešního Moravskoslezského kraje.

K digitalizaci tak byly vybrány například monografie Staré pověsti slezské (1924), Legendy ostravských ulic (1934), Slezské svatební pěsničky ze Sedlišť a okolí (1924) či rozsáhlé noviny Duch času (1899–1938) a Ostrauer Zeitung(1889–1939).

Nehledaly se přitom pouze publikace z fondu Moravskoslezské vědecké knihovny v Ostravě, ale i z dalších paměťových institucí regionu. Šlo jednak o organizace zřizované Moravskoslezským krajem (Muzeum v Bruntále, Muzeum Těšínska, Muzeum Beskyd Frýdek-Místek a Muzeum Novojičínska), jednak o další subjekty (Archiv města Ostravy, Slezské zemské muzeum v Opavě, Ostravské muzeum). Oficiálním partnerem projektu však byla pouze krajská knihovna, která zajišťovala veškerou komunikaci s Moravskoslezským krajem i dodavatelskou firmou.

Dokumenty byly postupně vybírány už několik let před zahájením projektu – vedle regionálního a časového hlediska hrála při jejich výběru roli také otázka badatelského zájmu (četnost výpůjček) a fyzický stav publikací. Kromě stránkového rozsahu bylo nutno pro zadávací dokumentaci monografie i periodika fyzicky prohlédnout a zaevidovat druh dokumentu, počet stran, formát a typ písma. Nutno podotknout, že šlo o velmi pracnou záležitost, protože 50 % publikací nemělo zpracovány bibliografické popisy vůbec nebo záznamy respektovaly zastaralá pravidla. Podklady pro veřejnou zakázku byly připravovány od počátku roku 2011, přičemž Moravskoslezská vědecká knihovna v Ostravě chystala odbornou část zadání. Při přípravě požadavků vycházela jednak z tehdejších oficiálních dokumentů (pravidla pro program VISK 7, pravidla popisu monografií a periodik), jednak z dosavadní praxe při své vlastní digitalizaci (především specifikace údajů, jež mají být zahrnuty při metadatovém popisu).

Vzhledem k nutným administrativním krokům došlo k oficiálnímu vyhlášení veřejné zakázky až v březnu 2012, což se ukázalo jako značná komplikace. Ještě během zadávací lhůty (5. 4. 2012) totiž byly vydány nové standardy Národní digitální knihovny, jež měly krajské digitalizační projekty respektovat. Do zadání již samozřejmě nebylo možno zasahovat, takže některé pasáže zcela neodpovídaly aktuální situaci. Uchazeči o zakázku byli nicméně informováni, že při sporných otázkách dostává přednost povinnost dodržovat standardy v aktuálním znění, která byla v dokumentaci také uvedena.

Vítězným uchazečem se stala firma Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s r. o.,  se subdodavatelem scanservice a. s. Smlouva nabyla účinnosti dne 1. 10. 2012, přičemž výstupy digitalizace musely být předány do 30. 9. 2013.

Během následujícího roku Moravskoslezská vědecká knihovna v Ostravě figurovala především jako koordinátor a odborný garant digitalizace. V první fázi například ověřovala, pro které dokumenty neexistuje využitelný katalogizační záznam v elektronické podobě (Souborný katalog ČR nebo katalog MSVK), což se týkalo zmíněných přibližně 50 % titulů. Ty byly po zapůjčení od jednotlivých vlastníků zkatalogizovány na pracovišti krajské knihovny. U 90 % dokumentů bylo žádáno o přidělení čísla České národní bibliografie jakožto jednoho ze základních identifikátorů pro digitalizaci. Knihovna také zajišťovala dodání dat do Registru digitalizace v kategorii „ve zpracování“. Nezbytnou součástí činnosti knihovny bylo také dohledávání chybějících ročníků a čísel periodik v mimoregionálních institucích. Zápůjčky byly dojednány ve Vědecké knihovně v Olomouci, v Moravské zemské knihovně a v Moravském zemském archivu.

Před samotnými svozy dokumentů byly připravovány tištěné předávací protokoly – v rámci projektu vždy předávala Moravskoslezská 
vědecká knihovna v Ostravě (fondy jiných institucí sama předtím přebrala na základě jejich žádosti o zajištění digitalizace), dále byly nachystány elektronické seznamy i tištěné průvodky vkládané do dokumentů (nahrazovaly vlepované čárové kódy, které nebylo možno u fondů různé provenience použít).

Během roční realizační fáze probíhaly pravidelné kontrolní dny, při nichž byly vyjasňovány a konkretizovány postupy, k nimž standardy neposkytují jednoznačné pokyny. S dodavatelskou firmou se řešila např. otázka (ne)skenování vazeb, popisu příloh, pojmenování balíčků, podoby anotací apod. Bohužel teprve v době, kdy již krajský digitalizační projekt probíhal v plném rozsahu, byly dolaďovány některé problematické body standardů. Jejich nová verze pak už časově nespadala do plnění této části projektu.

Kompletně zpracované PSP balíčky o přibližné velikosti 6 TB byly Moravskoslezskému kraji předány v plánovaném termínu (30. 9. 2013). K jejich předání knihovně došlo paralelně s vybavením digitalizačního pracoviště v prosinci 2013.

Krajská digitalizační jednotka

Druhou částí projektu bylo vybudování krajské digitalizační jednotky v prostorách Moravskoslezské vědecké knihovny v Ostravě. Pracoviště nebylo budováno „na zelené louce“, neboť knihovna již dříve vlastními silami digitalizovala, nicméně vybavení pořízené v roce 2005 již dosluhovalo a neodpovídalo současným požadavkům.

Zadání samostatné veřejné zakázky na tuto část bylo připravováno paralelně se soutěží zmíněnou výše, tedy od roku 2011. Současně s ní také došlo k jejímu vyhlášení, ale dodavatel v tomto případě vybrán nebyl. Podobně dopadlo i druhé kolo, kdy byla k dispozici pouze jedna nabídka, což odporuje zákonným předpisům. Zadávací dokumentace byla poté přepracována – oproti původní variantě doplnění licencí k metadatovému editoru, který knihovna dosud používala, bylo akceptováno vybavení jakýmkoliv softwarem splňujícím standardy NDK.

Třetí vyhlášení zakázky již bylo úspěšné – v září 2013 byla podepsána smlouva s dodavatelem, jímž byla opět firma Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s r. o. (subdodavatelem tentokrát EXON s. r. o.). V následujících dvou měsících proběhla dodávka.

Knihovna získala nové technické vybavení – skener umožňující snímání předloh v různých typech vazeb až do formátu A1, server a pracovní stanici. Pořízen byl dále software Procyon pro popis metadaty. Krajská digitalizační jednotka tak umožňuje kompletní digitalizaci podle aktuálních standardů Národní digitální knihovny a její výstupy jsou plně kompatibilní se systémy pro dlouhodobou ochranu digitálních dokumentů.

Součástí krajské digitalizační jednotky je také systém Kramerius pro zpřístupňování vzniklých digitálních dokumentů široké veřejnosti. V rámci projektu proběhla instalace verze 4, která v roce 2014 nahradí dosud používanou verzi 3. Nezbytným krokem k plnému zprovoznění byla rovněž konverze zhruba 200 000 stran dokumentů z K3 do K4. Šlo o publikace, které Moravskoslezská vědecká knihovna v Ostravě zdigitalizovala ještě před započetím celého projektu.

Krajská digitalizační jednotka byla Moravskoslezské vědecké knihovně v Ostravě svěřena do užívání rozhodnutím Rady kraje v samotném závěru roku 2013.

Plány pro rok 2014

Na počátku roku 2014 je tak Moravskoslezský kraj v situaci, kdy proběhla veškerá dodavatelská práce na projektu. Výstupy byly svěřeny odbornému partnerovi, tedy vědecké knihovně. Na tu nyní čeká další obrovský kus práce – uvedení krajské digitalizační jednotky do ostrého provozu, postupná kontrola dodaných balíčků a jejich import do Krameria verze 4. Bohužel v rámci projektu ani nyní nedošlo k žádnému personálnímu posílení digitalizačního pracoviště, a tak lze předpokládat, že i tato fáze bude časově dosti náročná. V průběhu roku 2014 by však obyvatelé Moravskoslezského kraje i další zájemci měli získat přístup k velkému množství zajímavých dokumentů.

Foto Jana Leparová