MICHAL DENÁR michal.denar@ceska-trebova.cz

Implementace

V úvodním díle tohoto miniseriálu jsme se věnovali tomu, kým jsou knihovní systémy s otevřeným kódem vyvíjeny, proč a jak je vývoj financován. V tomto pokračování se zaměříme na oblast zavádění systémů s otevřeným kódem do knihoven, tedy na jejich implementaci.

Úvod

Zástupci knihoven se často ptají, jak složité je „nasadit“ knihovní systém s otevřeným zdrojovým kódem. Z pohledu technického nezáleží příliš na tom, jestli má systém otevřený kód či nikoli. Musí jej vždy někdo kompetentní nainstalovat, nastavit a převést data z původního systému. Rozdíly pocházejí z odlišného rámce licenčních smluv. U otevřeného systému se neplatí licenční poplatky za jeho používání, většinu nákladů obnášejí úkony spojené právě s instalací a údržbou. K otevřeným systémům bývá volně dostupná podrobná dokumentace. To otevírá možnosti komukoli získat potřebné znalosti a stát se správcem ve vlastní organizaci nebo případně i nabízet placenou podporu. Je ovšem nutná i dobrá znalost knihovnických standardů a procesů.

Instalace systému

Instalace je jednorázová akce, kterou si lze představit jako sérii úkonů vedoucích k vytvoření funkční kopie systému na serveru knihovny, případně serveru pronajatém v datacentru (cloud).

Instalaci nejrozšířenějších systémů (Koha nebo Evergreen) – za pomoci veřejně dostupné dokumentace – by měl zvládnout pracovník s mírně pokročilou znalostí operačních systémů Linux a příkazové řádky. Existuje několik malých knihoven, které zvládly instalaci bez větších potíží svépomocí. V některých případech se využívají služby IT odborníků zřizovatele.¹ Další možností je najmout si externí firmu. Náklady lze každopádně vyčíslit na základě počtu skutečně odpracovaných člověkohodin. U zaměstnanců je tato práce kryta jejich platem. U firem je smluvní. Na trhu existují firmy, které nabízejí podporu otevřeným systémům formou služby, tzn. knihovna si instalaci (nebo i následnou správu) objedná za předem dohodnutou částku a podmínek. Zajímavostí je, že takovou podporu systému Evergreen nově také nabízí nezisková organizace Osvobozená knihovna, která účtuje pouze skutečné náklady nenavýšené o zisk.

Pro zájemce o systém Koha bez vlastních IT odborníků může být zajímavý pilotní projekt, který vznikl jako výsledek spolupráce české komunity Koha a zájmového sdružení právnických osob Cesnet. Cesnet jako technologický partner umožní knihovnám získat vyhrazený virtuální server² ve třech základních výkonnostních variantách s již předinstalovaným systémem Koha za velmi rozumných cenových podmínek. Knihovna se pak nemusí starat o instalaci ani o samotný běh serveru či zálohování. Jedná se o nejjednodušší a nejrychlejší cestu, jak získat funkční instalaci systému Koha. Zároveň toto řešení umožňuje knihovně smluvně zajistit další správu formou služby a zároveň mít neomezený přístup a plnou kontrolu nad daty. Instituce také může kdykoli změnit subjekt, od kterého nakupuje podporu. To je výhodné například v situaci, kdy není spokojena s kvalitou poskytovaných služeb nebo cenovou politikou.

V posledním roce se začíná prosazovat u systému Koha model, kdy větší knihovny poskytují podporu knihovnám menším. Typicky jde o regionální sítě obecních nebo místních knihoven, kdy systém provozuje a spravuje nadřízená profesionální knihovna. V takových instalacích lze dosáhnout skutečně nízkých nákladů, protože se rovnoměrně rozdělí mezi všechny subjekty zapojené do projektu. Zároveň kvalita odborné podpory v oblasti metodiky a standardů je garantovaná, protože ji poskytují knihovníci.

Přenos dat z původního systému

Dalším krokem následujícím po instalaci je přenesení dat. Byť existují standardy pro výměnu záznamů, není tato procedura triviální. Jednodušší a často bezproblémový je přenos bibliografických a autoritních záznamů. Komplikovanější situace je u údajů o čtenářích a především u tzv. transakčních údajů. To jsou záznamy o uskutečněných výpůjčkách, platbách nebo neuspokojených rezervacích. Cílem by mělo být přenesení maximálního množství informací z původního systému. Nemělo by dojít k degradaci kvality nebo dokonce ztrátě důležitých dat. Zachována musí být také datová kontinuita, např. v řadách přírůstkových a odpisových čísel nebo pořadí čárových kódů.

Přenos dat klade nároky na znalosti v oblasti knihovnických standardů (MARC 21), ale nelze se obejít bez schopnosti analyzovat databázové struktury a provádět různé konverze datových bloků nezřídka v řádech milionů řádků.

Naučit se převádět data mezi systémy dává smysl v případech, kdy nejde o jednorázovou akci. Pak se vyplatí investovat čas a celou problematiku pochopit. V případě, že jde o jednu migraci, bude nejekonomičtější nechat si převod dat provést „na klíč“ od někoho, kdo má s takovou prací zkušenosti. Účtovaný čas za takovou službu by, v případě průměrně velké knihovny, neměl přesáhnout cca 40 člověkohodin. Ušetřený čas a energie mohou být věnovány nastavování systému a práci na zvyšování kvality metadat. V případě, že knihovna využije nabídky firmy, je převod dat součástí celého balíku služeb spojených s přechodem z jiného systému.  

Nastavení systému a knihovních procesů

Nastavení systému se na první pohled může zdát jako banální úkon. Je třeba si však uvědomit, že chování systému má vliv na způsob provádění celé řady procesů, z nichž některé jsou zakotveny v knihovním řádu, proto se vyplatí tuto oblast nepodceňovat. Ještě před samotným přechodem je potřeba zmapovat všechny stávající procesy, které interagují se systémem. Ať už je to oblast akvizice, katalogizace, nebo správa rezervací a administrace MVS. Dobrá znalost procesů umožní jejich optimalizaci a jejich replikaci v prostředí nového systému. V případě, že dojde na úpravy, bude nutné promyslet, jsou-li to změny tak zásadní, že vyžadují změny ve vnitřních předpisech a knihovním řádu. Vždyť právě zavádění nového systému může být tím nejvhodnějším časem pro aplikaci změn, které knihovna dlouho odkládala. Tyto části implementace leží na bedrech knihovny i v případech, kdy přechází na komerční systém. Jen knihovníci znají procesy ve své knihovně.

Kooperace

Nasazení nového systému se může, ale nemusí dotknout i oblasti kooperace. Menší knihovny jsou většinou zapojeny do systému sdílené katalogizace (Souborný katalog), vytváření autorit, případně do Centrálního portálu knihoven. Vždy je nutné předem oslovit provozovatele zmíněných projektů a upozornit je, že knihovna připravuje změnu knihovního systému. Nejčastěji půjde jen o malé změny, například URL poskytovatele OAI nebo IP adres. Někdy jsou změny komplexnější, dané například změnou média pro distribuci bibliografických záznamů (OAI místo zasílání na FTP). Je velmi vhodné zajistit, aby stávající kooperace probíhala i po přechodu na nový systém, ideálně bez delšího přerušení.

Naopak pokud knihovna dosud zapojená do kooperace nebyla, otevírají se při přechodu na otevřený systém nové možnosti. Koha³ i Evegreen⁴ nabízejí způsob, jak poskytovat své záznamy v základní instalaci. Stačí jej tedy nastavit a můžete sdílet záznamy se Souborným katalogem, což je mimochodem výborná příležitost zjistit, jak dobré záznamy vytváříte.

Vlastními silami nebo s firmou?

Jak již bylo zmíněno, pokud knihovna nedisponuje patřičně znalým a zkušeným pracovníkem, který je schopen zajistit instalaci a následnou správu systému, lze využít služeb některé z firem, které nabízejí podporu otevřeného systému formou služby. Výběr takového subjektu by měl být podložený průzkumem trhu. Ideální je nechat si zpracovat nabídku, která obsahuje nejen cenu za jednotlivé části implementace, ale i reference na již uskutečněné projekty. Součástí rozhodování by mělo být i podrobné studium servisních podmínek. Dotazem u kolegů v knihovnách, které využívají služby firem, lze zpravidla získat poměrně důvěryhodné a komplexní informace o kvalitě a rozsahu jejich služeb.

Vlastní správa klade vyšší nároky na zaměstnance knihovny. Každopádně pokud komunikace probíhá v rámci jednoho týmu a často i jedné budovy, je velmi efektivní. Při vlastní správě se výrazně lépe ladí procesy na míru potřeb uživatelů konkrétní knihovny. Snadněji se zavádějí nové služby a obecně se dá říci, že roste míra úrovně odborných znalostí v organizaci. Po ustálení situace po migraci poklesne skokově také časová náročnost správy a je možné se věnovat zvyšování kvality metadat nebo jiným dalším potřebným úkonům. Nelze zapomínat na to, že pracovníci spravující knihovní systémy se v menších knihovnách starají i o další aplikace a systémy, jako jsou webové stránky, databáze nebo digitální knihovny. Knihovny jsou dnes plné desítek počítačů a jiných zařízení, o které se musí někdo starat. Velmi často tito lidé také školí své kolegy v oblasti informačních technologií, případně se věnují i veřejnosti.

Bez ohledu na formu správy je moment změny systému velmi vhodným časem pro revizi nastavení procesů a jejich případné změny. Stejně tak by v tomto čase mělo dojít k datovému auditu metadat. Ten obnáší validaci vůči standardu MARC 21 a deduplikaci záznamů.

Systém v cloudu nebo na vlastním serveru?

Provoz na vlastním serveru může být výhodný tam, kde existuje kvalitní síťová infrastruktura a vyškolení lidé. Nevýhodou je finanční náročnost obměny hardware, zajištění klimatizace nebo náhradního napájení v případě výpadku dodávky elektrické energie (UPS). Aktuální ceny za virtuální servery jsou srovnatelné nebo dokonce nižší v porovnání s provozem tradičního serveru. Naopak starost o údržbu hardware a zajištění nepřerušeného provozu kompletně přecházejí na poskytovatele virtuálního serveru. Ten navíc často disponuje konektivitou na páteřní síti a nabízí kontinuální zálohování dat a monitoring systémů. Zanedlouho bude relevantní také zavedení Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), které zavádí některé novinky do procesů v oblasti ochrany osobních údajů. Některé z povinností bude možné přenést právě na poskytovatele cloudových řešení.

Shrnutí

Přechod na knihovní systém s otevřeným kódem není nijak složitý. Knihovna buď zvládne vše svépomocí, nebo najde firmu, která se postará o vše potřebné. Je možné si vybírat z více subjektů podle ceny nebo rozsahu služeb. Navíc je možné poskytovatele podpory v průběhu času měnit. Veškeré náklady je možné vykalkulovat, a porovnat si tak cenu s ostatními systémy na trhu.

Nově je také možné využívat služby nekomerčního subjektu Osvobozená knihovna, který se zatím specializuje pouze na systém Evergreen. Prosazuje se také model, kdy větší knihovna zajišťuje systém formou služby menším knihovnám. Vždy záleží na konkrétní knihovně a jejích potřebách, možností je mnoho. Stačí si vybrat tu nejvýhodnější a vše dobře naplánovat.

1 RŮŽIČKOVÁ, Martina. Implementace softwaru Koha do knihovny střední školy: případová studie pro Masarykovu střední školu zemědělskou a vyšší odbornou školu v Opavě. Brno, 2017. Dostupné také z: https://is.muni.cz/ th/438666/ff_b/Bakalarska_prace-Ruzickova_Martina.pdf. Bakalářská práce. FF MU, Kabinet informačních studií a knihovnictví – Ústav české literatury a knihovnictví. Vedoucí práce PhDr. Martin Krčál, DiS.

2 Virtuální servery (Virtual). Cesnet.cz [online]. [cit. 2017-09-23]. Dostupné z: https://www.cesnet.cz/sluzby/virtualni-servery/.

3 Nastavení OAI PMH provideru Koha pro Souborný katalog a Centrální portál knihoven. Github [online]. [cit. 2017-09-23]. Dostupné z: http://bit.ly/koha-skc.

4 Souborný katalog ČR: Možný postup při exportu záznamů z Evergreenu do Souborného katalogu ČR. Github [online]. [cit. 2017-09-23]. Dostupné z: http://bit.ly/evergreen-skc.