BOHDANA STOKLASOVÁ stoklasovabohdana@gmail.com

Hlavním cílem Centrálního portálu českých knihoven (CPK) je vytvořit silný centrální portál poskytující kvalitní, pohotové služby, které umožní klientům získat požadovaný dokument v tradiční tištěné nebo digitální formě nebo informaci kdykoli, odkudkoli a kdekoli. V tomto článku se budeme věnovat milníkům projektu od jeho zahájení až do současnosti a plánům do budoucnosti. Zaměříme se i na to, co CPK přinese knihovnám a co by měly udělat, pokud se chtějí do projektu zapojit.

Dílčí cíle projektu byly popsány v příspěvku věnovaném CPK ve třetím čísle časopisu Čtenář¹ v roce 2013, proto se jimi v následujícím textu již nebudeme zabývat. V závěru roku 2015 nebo na začátku roku 2016 se můžete těšit na navazující příspěvek kolegů z Moravské zemské knihovny, z něhož se dozvíte, jak se podařilo v praktické rovině naplnit cíle stanovené pro letošní rok.

MILNÍKY PROJEKTU CPK

V předkládaném přehledu uvádíme hlavní mezníky nezbytné pro pochopení vývoje projektu od počátku do současnosti. Podrobnější údaje, v textu zmiňované dokumenty, seznam zapojených knihoven, pracovních skupin i kontaktní a další informace jsou k dispozici na stránkách http://www.knihovny.cz/ v příslušných sekcích.

• 2010

V březnu 2010 byla na výjezdním zasedání Ústřední knihovnické rady a přizvaných expertů zdůrazněna nutnost podpory silných centrálních služeb jako jedné z priorit připravované koncepce. Základní kámen CPK byl tedy položen právě na tomto zasedání.

• 2011

V roce 2011 probíhala příprava Koncepce rozvoje knihoven ČR na léta 2011–2015 a CPK byl v koncepci zakotven jako Cíl 6: Vytvořit jednotné rozhraní systému knihoven s cílem zprostředkování všech nabízených služeb z každé knihovny.

• 2012

Vláda ČR v lednu Koncepci schválila a tím dostal CPK jako jeden z jejích cílů „zelenou“. Na úvodních pracích na projektu se podílela zatím nediferencovaná pracovní skupina zahrnující ředitele a vedoucí knihoven i experty na jednotlivé oblasti. V srpnu byl zprovozněn informační portál CPK www.knihovny.cz, na němž lze nalézt všechny zmiňované informace o projektu. V září vznikla první verze Projektového záměru, který je základním projektovým dokumentem a zároveň posloužil jako podklad pro oslovení potenciálních dodavatelů technologického řešení pro CPK se žádostí o informace – Request for Information (RFI).

• 2013

V únoru byly vytvořeny pracovní skupiny (PS) zaměřené na realizaci jednotlivých dílčích cílů projektu: PS pro centrální portál, PS pro informační zdroje, PS pro sdílení identit a on-line platby,

PS pro MVS a DDS. V únoru byla ustanovena také Rada CPK složená z ředitelů zakládajících knihoven. Těmito dvěma zásadními kroky došlo k profesionalizaci a formálnímu ukotvení projektu. Po ustanovení Rady CPK byly zahájeny práce na Návrhu organizačního a finančního zajištění projektu s ohledem na jeho dlouhodobou udržitelnost.

Pokud má být CPK úspěšný a má naplnit očekávání knihoven i koncových uživatelů, bylo nutné od počátku znát jejich představy. Od března do listopadu proto probíhala příprava, realizace a vyhodnocení potřeb a očekávání knihoven i jejich uživatelů.

V červenci byla dokončena druhá verze Projektového záměru a na ni navazovalo další oslovení potenciálních dodavatelů technologického řešení pro CPK, tentokrát již se žádostí o nabídky – Request for Proposal I (RFP I).

• 2014

Od ledna pokračovaly práce všech původních čtyř pracovních skupin a z důvodu potřeby dokončení Návrhu organizačního a finančního zajištění projektu s ohledem na jeho dlouhodobou udržitelnost vznikla nová pracovní skupina – PS pro financování a organizaci.

Od počátku roku 2014 probíhaly pod vedením Moravské zemské knihovny v Brně intenzivní práce v oblasti přípravy knihoven a knihovních systémů na zapojení do CPK (interoperabilita).

V dubnu vznikla třetí verze Projektového záměru v úplné i zkrácené podobě a po zapracování připomínek členů Rady CPK byla na počátku října připravena a zveřejněna jeho čtvrtá (prozatím poslední) verze, též v úplné i zkrácené podobě. Pracovní skupiny také dokončily odborný základ zadávací dokumentace pro výběrové řízení na dodavatele technologického řešení pro CPK, které mělo proběhnout na konci roku 2014 nebo na začátku roku 2015. Zadávací dokumentace nebyla dopracována právníky a jedná se o neveřejný dokument, stručný výtah byl zveřejněn v souvislosti s oslovením dodavatelů o dodatečnou nabídku – Request for Proposal II (RFP II).

V souvislosti s přípravou všech uvedených podkladů pronikal tým expertů do problematiky stále hlouběji, v některých knihovnách již byly některé systémy – potenciální kandidáti na řešení pro CPK – nasazeny a pracovní skupiny měly k dispozici stále více nejen teoretických, ale i praktických zkušeností. Ty spolu s vyhodnocením všech podkladů získaných od dodavatelů přinášely při jednáních pracovních skupin stále větší pochybnosti o tom, zda je původně zvolený základní model objednání celého řešení „na klíč“ formou služby pro účely CPK optimální.

Z analýz podkladů získaných od dodavatelů potenciálních řešení a z jejich konfrontace s rostoucími praktickými zkušenostmi jednotlivých knihoven s jejich nasazením bylo stále více jasné, že rámec CPK výrazně přesahuje možnosti všech hotových řešení. Ukázalo se, že existuje několik dobrých kandidátů pro dodání základu neboli jádra systému, ale že specifik „mimo pokrytí“ zůstává hodně a jejich dopracování bude finančně i časově velmi nákladné. S ohledem na disponibilní finanční prostředky se nabízely a v pracovní skupině pro centrální portál byly permanentně diskutovány dvě varianty řešení:

1.  Zredukovat specifika, o nichž víme, že je nepokrývá žádné nabízené hotové (a tedy do značné míry uzavřené) řešení, na nezbytně nutné minimum.

2.  Zachovat většinu specifik a zvolit vlastní otevřené řešení na bázi open source.

Na společném zasedání Rady a vedoucích pracovních skupin CPK v listopadu 2013 požadovala Rada od pracovních skupin vyprecizování a zúžení požadavků na dodavatele. Obsáhlejší diskuse k tomuto tématu a pochybnosti některých členů Rady o zúžené verzi zadání vyústily na dalším společném zasedání v červnu 2014 v nový úkol: do Projektového záměru budou doplněny uživatelské scénáře. Ty však již ve své počáteční fázi jasně prokázaly těsnost zúženého zadání a nutnost jeho rozšíření dokonce nad rámec zadání původního.

Konflikt mezi zúžením zadání a zařazením uživatelských scénářů byl předmětem rozsáhlé diskuse na společném zasedání Rady a vedoucích pracovních skupin CPK v listopadu 2014. Na zasedání zazněly kromě pochybností o zúženém zadání i pochybnosti o připravenosti adekvátně využít řešení vybrané ve výběrovém řízení na začátku roku 2015 s ohledem na nedostatečnou připravenost v oblasti interoperability (většina knihovních systémů není připravena na zapojení do CPK) i lokálních zdrojů (jednání s jejich producenty o podmínkách zpřístupnění jsou teprve v počátcích). Mezi zakládajícími knihovnami se navíc nepodařilo dojít ke konsensu v oblasti organizačního a finančního zajištění projektu a organizace výběrového řízení na dodavatele technologického řešení CPK.

Listopadové zasedání Rady CPK lze pokládat v rámci projektu za zlomové a vzešly z něho následující závěry:

1.  Výběrové řízení na dodavatele technologického řešení CPK formou služby nebude v roce 2015 realizováno.

2.  Je třeba zvolnit tempo a věnovat se přepracování základních projektových dokumentů, přípravě knihoven na zapojení do CPK, přípravě lokálních zdrojů na zapojení do projektu v rovině smluvní i technické.

3.  Je třeba usilovat o zapojení dalších knihoven – příprava „přitažlivých“ dokumentů, jednání s řediteli, workshopy atd.

4.  Je třeba otestovat možnost realizace CPK cestou vlastního vývoje. Test tuto možnost buď potvrdí, nebo vyloučí; pokud test nepřinese pozitivní výsledek a bude nutný návrat k výběrovému řízení, budeme na ně lépe připraveni.

PLÁN NA ROK 2015

V návaznosti na výše uvedená doporučení čekají řešitelský tým CPK v roce 2015 následující úkoly:

•  Přepracování základních projektových dokumentů v souladu s doporučeními SDRUK a ÚKR.
•  Příprava knihoven a knihovních systémů na zapojení do CPK (interoperabilita).
•  Zapojování dalších knihoven do CPK.
•  Příprava uživatelských scénářů.
•  Vypracování, prezentace, připomínkování a schválení architektury řešení CPK s využitím open source VuFind.
•  Postupná realizace pilotního projektu CPK s využitím open source VuFind v MZK, testování v zakládajících knihovnách CPK včetně       zapojení jejich lokálních zdrojů.
•  Jednání s dodavateli lokálních zdrojů a uzavírání smluv o jejich zapojení do CPK.
•  Postupné zapojování vybraných lokálních zdrojů (mimo zdroje zakládajících knihoven) do CPK.

Vývoj projektu CPK od počátku do současnosti zachycuje názorně předcházející obrázek. Všechny dosud připravené podklady tvoří solidní roadmap projektu, kterou je ale nutné přizpůsobit změněným podmínkám.

CO PŘINESE CPK KNIHOVNÁM

Součástí CPK je řada subsystémů (částí). Jejich přehled a popis funkcí, které zajišťují, znázorňuje následující obrázek. Každá knihovna si může vybrat subsystémy, které jsou pro její potřeby a uživatele relevantní, i způsob, jakým bude CPK na svých stránkách prezentovat. Škála možností je velmi široká – od vyhledávacího okénka až po náhradu stávajícího OPACu s integrací dalších navazujících služeb.

Velmi stručně lze možný přínos CPK pro knihovny shrnout takto:

• Účast v CPK významně rozšíří a zkvalitní nabídku služeb zapojených knihoven. Cílem CPK je zastřešit fondy a služby českých knihoven i informace o nich a nabídnout k nim přehledný a komfortní přístup z jednoho místa. Tím místem může být kterákoli knihovna, pokud se do CPK zapojí. I malá knihovna může působit jako rozhraní celého systému českých knihoven a nabídnout komplexní služby. Služby knihoven díky CPK „přijdou naproti“ obyvatelům menších obcí a hendikepovaným občanům (pro občany se sníženou mobilitou bude přínosem redukce nutnosti fyzických návštěv knihovny, pro občany se zrakovým postižením bude přínosem speciální rozhraní portálu zajišťující čitelnost i pro ně).
• Účastí v CPK knihovna lépe zviditelní své fondy i služby. Zvýší se její návštěvnost i využití vzdálenými uživateli.
• Účastí v CPK se stane knihovna součástí velké „rodiny“ dalších zúčastněných knihoven, s nimiž může sdílet nejen zdroje, zkušenosti a problémy, ale i pracovní kapacity, čímž může ušetřit finanční prostředky.
• Jako účastník CPK získá knihovna moderní technologie nezbytné ke zkvalitnění služeb i jejich podporu za výrazně nižší cenu, než kdyby si je pořizovala a hradila individuálně.

PODMÍNKY PRO ZAPOJENÍ CPK

V současné době se na přípravě CPK podílí celkem 26 knihoven a další jsou velmi vítány. Pokud se chcete do projektu zapojit, stačí kontaktovat jeho koordinátory a projevit zájem o zapojení. Pro počáteční účast v roli pozorovatele (partnerská knihovna) nemusí vaše knihovna splňovat žádné speciální podmínky. Pro aktivní zapojení (zakládající knihovna) je třeba splňovat podmínky interoperability definované zde http://www.knihovny.cz/pro-knihovny/jak-se-zapojit-do-projektu.

ZÁVĚREČNÉ SHRNUTÍ

V roce 2010 vznikla myšlenka projektu CPK a v roce 2011 byla zakomponována do Koncepce rozvoje knihoven ČR na léta 2011–2015. V letech 2012–2014 proběhla v souladu s harmonogramem projektu přípravná fáze, ve které byly stanoveny jeho hlavní i dílčí cíle, byly pojmenovány a popsány vnitřní subsystémy CPK včetně jejich podrobné funkční specifikace a vazby na okolí. V roce 2015 měl projekt vstoupit do pilotní fáze. Do té skutečně vstupuje, ale v jiném režimu, než o kterém se původně uvažovalo. Technologické zabezpečení projektu nebude objednáno jako komplexní služba od externího dodavatele, ale půjde o vlastní otevřené řešení, které výrazně zlevní mimo jiné i zapojování dalších informačních zdrojů a knihoven do portálu.

Start bude možná v porovnání s nasazením „hotového“ systému pomalejší, ale v budoucnu se vyhneme obtížnému a nákladnému roubování četných specifik na hotový, a proto do jisté míry uzavřený systém: Vyhneme se i potenciálním problémům při změně dodavatele, který by v případě dodávky vlastního řešení formou služby měl de facto monopol. Jak již bylo avizováno v úvodu, v závěru roku 2015 nebo na začátku roku 2016 vyjde ve Čtenářipříspěvek kolegů z Moravské zemské knihovny shrnující výsledky pilotní fáze projektu za rok 2015. Rok je příliš krátká doba na posouzení, zda jsme na rozcestí vykročili správně, nebo špatně, ale první výsledky již budete mít možnost vyzkoušet a posoudit.

1 http://ctenar.svkkl.cz/clanky/2013-roc-65/3-2013/co-prinese-centralni-portal-ceskych-knihoven-109-1412.htm