JITKA KOTISOVÁ kotisova@kjm.cz

Pomineme-li nezbytné povinnosti vyplývající z legislativy, umožňuje v jakékoliv organizaci či firmě detailně zpracovaný popis práce stanovit jasná pravidla a podmínky, za kterých je konkrétní druh práce vykonáván. Samotný popis práce typicky odpovídá konkrétnímu pracovnímu místu zastávanému jednou osobou.

Ve veřejných službách a správě je mzdová politika organizace navíc striktně nastavena podle podmínek platových tabulek a Katalogu prací. S ohledem na tuto skutečnost musí popisy pracovních náplní ve veřejných službách a správě obsahovat věty právě z Katalogu prací, a navíc i tak, aby odpovídaly i platovému zařazení zaměstnance.

Každá organizace si na základě analýzy svých potřeb definuje, co má zaměstnanec na dané pozici konkrétně vykonávat. Ve většině případů bývají pracovní náplně velmi stručným dokumentem, který obsahuje právě tyto všeobecné věty z Katalogu prací, případně ještě několik dalších velmi stručných informací o tom, co má zaměstnanec s ohledem na jeho pracovní zařazení na pracovišti dělat.

Převážná část manažerů si však v duchu klade otázku, proč vlastně věnovat drahocenný čas sepsání dokumentu, který je stejně většinou pouhým stručným sdělením o tom, co má zaměstnanec na svém pracovišti vykonávat. Velká stručnost těchto dokumentů pak způsobuje, že je nutné podřízeným opakovaně vysvětlovat, co mají dělat a jak to mají dělat. Také adaptační proces nových zaměstnanců je díky tomu náročným obdobím, a to jak pro nového zaměstnance, tak pro manažera, který musí věnovat velké množství času i energie zácviku nováčka, aby mu pomohl v co nejrychlejší orientaci i začlenění do organizace i samotného pracovního procesu.

Vzhledem k těmto skutečnostem se nabízí řešení pracovních náplní formou vlastně velmi podrobného návodu, jak kterou činnost přesně vykonávat, a to až po definování přesných komunikačních linií a konečných výstupů práce konkrétní pracovní pozice. Tento popis je pak také podkladem při hodnocení zaměstnance, při personální změně či dlouhodobé nemoci zaměstnance, je velmi efektivní pomůckou při zapracování náhrady a v neposlední řadě také eliminaci tzv. nepostradatelnosti zaměstnance, který se nechce dělit o své znalosti a dovednosti s kolegy.

Každý zaměstnanec musí mít však takto zpracovanou pracovní náplň vždy u sebe k dispozici, aby v případě nejasností při výkonu svojí práce mohl kdykoliv nahlédnout, jak má přesně postupovat při vykonávané činnosti.

Při zpracování těchto podrobných pracovních náplní je nutné si nejdříve ujasnit přesný název pracovní pozice a její zařazení v organizační struktuře. Pro jednoznačnou definici názvu funkčního místa i jeho obsahu je základní pomůckou Katalog prací, Národní soustava kvalifikací  (https://www.narodnikvalifikace.cz/) a Národní soustava povolání (www.nsp.cz).

Při dalším kroku je nezbytné si uvědomit, jaký smysl má konkrétní funkční místo ve vztahu k dalším funkčním místům, jaký je jeho účel ve vztahu k organizaci jako celku, ve vztahu ke klientům či zákazníkům organizace, a v neposlední řadě také to, jaké důsledky bude mít pro organizaci jako celek, pokud zaměstnanec svou práci nebude vykonávat v takovém rozsahu a kvalitě, jak se od něj očekává.

Aby zaměstnanec věděl, jaké jsou jeho kompetence i povinnosti, musí být zcela jasně definováno, kdo je jeho nadřízeným, podřízeným, jaké má pravomoci a k jakým rozhodnutím je zplnomocněn.

Každé pracovní místo musí mít zcela jasně stanoveny požadavky na vzdělání, praxi zaměstnance, dále třeba na jazykové znalosti, specifické znalosti vztahující se k funkčnímu místu, fyzické předpoklady a zdravotní stav.

Tato velmi detailně rozpracovaná pracovní náplň obsahuje všechny činnosti vykonávané zaměstnancem rozepsané do jednotlivých dílčích kroků, a to až ke konečnému výsledku práce, tedy samotnému produktu pracovní pozice. Součástí této pracovní pomůcky zaměstnance, kterou má mít vždy u sebe k dispozici, je pak také seznam interních materiálů, směrnic, formulářů, pomůcek a v neposlední řadě i doporučení pro optimální výkon.

Nedílnou součástí takto zpracované pracovní náplně je i velmi pečlivé definování komunikačních linií, tedy kdo od koho co přijímá (materiály, informace, úkoly, atd.) a jakým způsobem i přesně komu jsou předány výstupy.

Pro objektivní zhodnocení toho, zda zaměstnanec svoji roli podle popisu funkčního místa plní v požadovaném rozsahu a kvalitě, je pak spolehlivým nástrojem k měření produktivity zaměstnance statistika pracovní pozice. Statistika samotná se tak stává pro zaměstnance velmi účinným motivačním nástrojem, kdy zaměstnanec jasně vidí, jaký je jeho výkon, a manažerovi statistika poskytuje zcela jasný obraz, jakého výkonu zaměstnanec skutečně dosahuje, čehož může plně využít při pravidelném hodnocení zaměstnanců.