MARIKA HRUBÁ hruba@fss.muni.cz

V rámci tematického cyklu článků o library advocacy se dnes detailněji zaměříme na praktické využití tohoto konceptu pro prosazování zájmů knihoven v oblasti financování. Vzhledem k tomu, že nedostatek financí je jedním z hlavních problémů, se kterým se knihovny potýkají, představíme si, jak v tomto směru co nejefektivněji oslovit zřizovatele. Věnovat se budeme praktickým tipům k prezentaci rozpočtu, včetně vhodných argumentačních technik, a také doprovodným nástrojům k uplatňování nároků na zvýšení rozpočtu.

Neadekvátní financování lze charakterizovat jako jeden ze stěžejních problémů, kterým musí v současnosti veřejné knihovny čelit. Z tohoto problému se odvíjí celá řada problémů dílčích, jako je např. nedostatečné personální zajištění, bariéry pro nastavenou akviziční politiku apod. Na výši financování závisí však nejen kvalita poskytovaných služeb, ale v některých případech i samotná existence knihovny. Vzhledem k tomu, že jde o silný podnět pro prosazování zájmů knihovny, lze metody library advocacy využít jak v režimu tzv. frontline advocacy, tak také v rámci spolupráce s našimi stakeholdery.

Efektivní prezentace našich nároků

V pojetí library advocacy se k problému financování vztahují vybraná pravidla. Rozpočet by měl být chápán především jako nepřetržitý proces. Následkem finančního krácení může dojít k poklesu kvality služeb, který se nejviditelněji odrazí na úrovni spokojenosti uživatelů. Orgány s rozhodovací pravomocí tedy musejí být o vašich službách informováni pravidelně, nikoliv pouze v době, kdy rozhodují o novém rozpočtu. Strategické je také udržovat kontakty s osobami, které mohou rozhodovací pravomocí disponovat do budoucna. Těmito kroky se knihovna udržuje stále viditelná (Budgeting and Finance for Public Libraries, 2018).

Z pohledu library advocacy je v prosazování rozpočtu nejdůležitější schopnost prezentovat požadavky na zvýšení rozpočtu u zřizovatele. Uplatňuje se zde pravidlo, že díky správnému fundraisingu získáme více než to, o co žádáme (Barrows, 2019).

K dalším zásadám patří kontinuální zdůrazňování skutečnosti, že priority knihovny jsou zároveň prioritami uživatelské komunity. Prezentaci je vhodné doplnit příkladem dobré praxe, ve kterém můžeme zmínit přispění knihovny uživatelské komunitě (ALA, 2017). Statistické podklady lze tedy oproti běžné praxi využít spíše jako podporu našich argumentů. V této souvislosti mohou mít vyšší vypovídací hodnotu než jejich samostatná prezentace. Je vhodné použít i srovnání se statistikami z jiných knihoven. V tomto směru se jako vhodná nabízí i spolupráce s našimi stakeholdery, kterými jsou primárně zástupci uživatelské komunity. Využít je možné i podporu uživatelů, kteří knihovnu nenavštěvují fyzicky, ale využívají pouze elektronické přístupy (ALA, 2017).

Příprava prezentace rozpočtu

Knihovny jsou často nuceny pokrýt potřeby na běžný provoz i ze skromného rozpočtu, který mají k dispozici. Do formulace požadavku je vhodné zahrnout i neočekávané jednorázové výdaje. Tyto výdaje mohou způsobit vážné problémy s výrazným dopadem na běžný provoz knihovny. V žádosti se také doporučuje zohlednit rostoucí náklady na pokrytí platů zaměstnanců (Peet, 2018).

Základním pilířem přípravy vhodné strategie je definovat naše priority a požadovat opravdu to, co potřebujeme. Stanovením primárních potřeb knihovny zamezíme formulaci nevhodných nebo nesrozumitelných požadavků. V definici základních potřeb je nezbytné vycházet z potřeb naší uživatelské komunity.

Koho se ptáme – identifikace oslovených subjektů

Existuje mnoho potenciálních zdrojů financování. Kromě zřizovatele je možné oslovit i zástupce alternativních finančních zdrojů jako např. nadace, místní zájmová sdružení, podnikatele, popř. sdružení přátel knihovny, pokud nějaká forma tohoto uskupení existuje. Je nutné identifikovat, na koho svoji žádost směrujeme, a tomu přizpůsobit formulaci požadavku, protože ne všechny potenciální zdroje jsou vhodné na pokrytí našich potřeb. Důležité je brát v potaz, že snahy o efektivní fundraising selhávají, když nejsou vyčerpány všechny dostupné možnosti k oslovení, popř. vyčerpat veškeré dostupné možnosti k oslovení všech potenciálních zdrojů (Barrows, 2019).

Proč se ptáme – stanovení důvodů

Přípravě vhodné argumentační strategie předchází stanovení důvodů, proč se na danou záležitost ptáme. V rámci tohoto kroku bychom pak měli umět lépe vysvětlit, proč by měla být podpořena právě naše knihovna, popř. její konkrétní projekt či jiný programový záměr. I v tomto případě je vhodné použít příklad dobré praxe, která může vhodně ilustrovat, jakým způsobem knihovna pomáhá místní komunitě (Barrows, 2019).

Kdo by se měl ptát – výběr vhodné osoby

Důležitým krokem je výběr vhodné osoby k prezentaci rozpočtu. Podle zásad konceptu library advocacy není prezentace rozpočtu pouze záležitostí knihovny. Ne vždy tedy musí jít o vedoucího knihovny. V některých případech může být efektivnější, když tuto roli zastane někdo z vašich stakeholderů. Právě v této situaci je vhodné zmobilizovat zainteresované strany, které mohou zřizovatele informovat o potřebách komunity. Rozmanitost komunity a s tím související diverzita jejích potřeb může být cenným nástrojem v procesu rozdělování peněz. Zainteresované strany nám také mohou pomoci získat peníze z alternativních zdrojů (ALA, 2019).

Jak se ptát – výběr komunikačních prostředků

Významný vliv na výsledek vyjednávání mohou mít i komunikační prostředky, které ke své prezentaci zvolíte. Pro docílení efektivních výsledků se doporučuje komunikace osobní. V osobním kontaktu by nemělo chybět poděkování zřizovateli za dosavadní podporu knihovny. Jde o jednoduchý způsob, jak upevnit vztah mezi knihovnou a zřizovatelem, popř. potenciálním dárcem (Barrows, 2019).

Čím podpořit naši argumentaci

V rámci přípravy prezentace rozpočtu se doporučuje vytvořit dokument, který popisuje současnou ekonomickou pozici knihovny a konkrétní potřeby financování. Důležité je vyzdvihnout hodnoty vytvářené knihovnou (Gomez, 2011). Na ukázku můžeme zmínit, kde peníze pomohly v minulosti. Takto můžeme demonstrovat pozitivní ekonomické dopady na komunitu (např. pomoc uživatelům při hledání zaměstnání). Tyto ukázky nám mohou pomoci dosáhnout zohlednění rovnováhy mezi financováním, výdaji a výkonem. Při této prezentaci můžeme také představit naše podporovatele – stakeholdery (ALA, 2013).

Vhodné je specifikovat strategické oblasti našich služeb, např. investice do nových čtenářů, posílení kontaktů s potenciálními partnery apod. (Gomez, 2011), do dlouhodobé prognózy zahrnout i neočekávané investice (ALA, 2013). V této prognóze je vhodné zohlednit i demografické změny (Gomez, 2011). Součástí prezentace by mělo být upozornění na možné dopady snížení rozpočtu na komunitu. V případě, že je konfrontace provázena negativními připomínkami ze strany zřizovatele, je vhodné se vyhnout negativním odpovědím a raději navrhnout termín opětovného setkání. Za všech okolností je však nezbytné reagovat na připomínky veřejně a udržovat tak potřebnou transparentnost (ALA, 2013). Při prezentaci se v neposlední řadě doporučuje zmínit pouze fakta, která jsou v konkrétní situaci pro zřizovatele nezbytná. Sdělení většího množství informací může vyvolat celou řadu otázek, k jejichž argumentaci nebudeme dostatečně připraveni.

Efektivní je také srovnávání s ostatními knihovnami podobné úrovně, popř. zmínka o plnění kritérií národních strategií a koncepcí pro rozvoj knihoven (ALA, 2013).

Jak se připravit

Tvorbě vhodné strategie může předcházet cvičná definice vhodného sdělení např. v rámci společného brainstormingu na vašich poradách. Odpovídající definice vašeho vzkazu pro zřizovatele poslouží jako základ pro argumentaci požadované výše našeho rozpočtu. Při definování základních požadavků můžeme využít následující pomocné otázky.

Zvážení možných bariér

Zkuste definovat, jakou konkrétní potřebu chcete u svého zřizovatele uplatnit a co vám brání v dosažení vašeho cíle.

Ujasněte si, které faktory vás nejvíce omezují a z jakého důvodu. V první řadě půjde pravděpodobně o finance, jejichž nedostatek zapříčiňuje nedostatečné personální zajištění nebo způsobuje bariéry při nákupu knih, vybavení, techniky apod. S tím úzce souvisí i překážky při rozšiřování našich služeb, popř. zachování služeb stávajících. Finance však nemusí být jediným problémem. Často je jedním z problematických faktorů čas. Někdy se můžeme setkat s neadekvátními lhůtami pro realizaci našich záměrů. Značnou bariéru představují i nepřiměřené časové prodlevy ze strany zřizovatele (např. při vydání rozhodnutí).

Při uvažování o možných bariérách se jistě vyskytnou i další faktory, které mohou bránit rozvoji vaší knihovny. Může jít např. o vybrané osoby nebo subjekty s rozhodovací pravomocí, které mohou stát vůči knihovně v opozici. Zřizovatel také často při svém rozhodování může vycházet z různorodých myšlenkových stereotypů (např. knihovna již není tolik potřebná, když je všechno online; v knihovně pracuje víc lidí, než je potřeba apod.). Můžeme se také zamyslet nad tím, zda má naše komunita ve srovnání se zřizovatelem rozdílná očekávání od nabídek služeb knihovny a čím je tento rozdíl způsoben.

Základní otázky

V rámci přípravy strategie se zkusme zamyslet i nad základními otázkami, jejichž zodpovězení nám může výrazně pomoci při volbě dalších argumentačních technik. Jednou z nich je např. volba vhodného místa. Zvažme, kde je pro nás vhodnější dané téma se zřizovatelem probírat. Je vhodné posoudit, zda je výhodnější jednat v prostředí knihovny, nebo v sídle zřizovatele a jaké důvody nás k tomu vedou. Nabízí se i volba vhodné doby k prezentaci našich požadavků. Důležité je směrovat prezentaci do období, kdy je rozhodovací proces na počátku.

Jak již bylo zmíněno, klíčové je zamyslet se nad vhodnou osobou z našeho týmu, popř. z řad našich stakeholderů, která by mohla požadavky prezentovat co nejefektivněji. Při této volbě můžeme zohlednit prezentační dovednosti dané osoby, popř. její roli v celém rozhodovacím procesu. Podle zásad library advocacy nezainteresované strany často prosazují požadavky knihovny mnohem efektivněji než samo vedení knihovny. Důvodem je fakt, že na ně nepadá stín vlastního zájmu, takže prezentace požadavků může vyznít mnohem objektivněji (Library Advocacy Unshushed, 2017).

Dalším případným podnětem k zamyšlení je zvážit, která fakta zřizovatel potřebuje vědět a o kterých chcete, aby věděl. Pokud nazíráte na svůj požadavek z těchto dvou úhlů, můžete identifikovat případný rozdíl, který lze do vaší argumentační strategie efektivně promítnout.

Zajímavým tipem může být i použití vybraného sloganu nebo hesla, které mohou propagovat klíčovou roli knihovny pro uživatelskou komunitu.

Pozn.: Pokud vás toto téma zaujalo, popř. vás zajímají i další aspekty související s konceptem library advocacy při prosazování zájmů knihovny, můžete navštívit kurz Úvod do library advocacy pro veřejné knihovny, který jsme pro vás připravili ve spolupráci se Studijní a vědeckou knihovnou Plzeňského kraje za finanční podpory VISK 2 – Mimoškolní vzdělávání knihovníků. Kurz je dostupný na portále kurzy.knihovna.cz.

Příště závěrečná část cyklu: Library advocacy v praxi

POUŽITÉ ZDROJE:

– Budgeting and Finance for Public Libraries. EdX: Free online courses from the world's best universities [online]. Cambridge, MA: EdX, 2018 [cit. 2019-07-11]. Dostupné z: https://courses.edx.org/.

– BARROWS, Ronald L. Basic Fundraising Strategies for Libraries. In: The NYLA voice [online]. New York: New York Library Association, 2019 [cit. 2019-11-27]. Dostupné z: https://www.nyla.org/.

– Frontline Fundraising Toolkit. American library association [online]. Chicago: American library association, 2017 [cit. 2017-05-24]. Dostupné z: http://www.ala.org/advocacy/advleg/frontlinefundraising.

– Hrubá, Marika. Využití nástrojů library advocacy k prosazování zájmů vysokoškolských knihoven: návrh aplikace pro fakultní knihovny Masarykovy univerzity. Brno: Masarykova univerzita, Filozofická fakulta, Ústav české literatury a knihovnictví, Kabinet informačních studií a knihovnictví, 2018. 128 s. Diplomová práce. Vedoucí PhDr. Martin Krčál, DiS.

– PEET, Lisa. Keeping Up: Budgets & Funding. In: Library Journal [online]. New York: LJXPress, 2018 [cit. 2019-11-07]. Dostupné z: https://www.libraryjournal.com/?detailStory=keeping-up-budgets-funding.

– Library Campaign Training Institute. In: American library association [online]. Chicago: ALA, 2019 [cit. 2019-11-24]. Dostupné z: http://www.ala.org/advocacy/library-campaign-training-institute.

– Gómez, M. J. Budget Submittal, FY 2011–12. Los Angeles, CA: LibraryDepartment, 2011. Dostupné z: http://www.lapl.org/about/blc_docs.html.

– Library Advocacy Unshushed. EdX: Free online courses from the world's best universities [online]. Cambridge, MA: EdX, 2017 [cit. 2017-05-11]. Dostupné z: https://www.edx.org/course/.

– The Book Stops Here: Should Library Boards Be Held Accountable for Embezzlement? In: Public Libraries Online [online]. Chicago: American Library Association, 2013 [cit. 2019-11-07]. Dostupné z: http://publiclibrariesonline.org/.