…aby evidence a statistika vypovídaly o skutečném stavu a službách knihoven

LADISLAVA ZEMÁNKOVÁ > Ladislava.Zemankova@nkp.cz  

Nikdo jistě nezpochybňuje, že statistické údaje o všech procesech, vybavení a podmínkách v knihovnách jsou nepostradatelné jak pro management, tak pro všechny pracovníky knihoven. Pro zhodnocení jakékoliv činnosti, stavu knihovny, stanovení dalších cílů a v neposlední řadě (nebo především?) pro získání podpory a finančních prostředků na jejich realizaci je naprosto nezbytné připravit i argumenty vyjádřené čísly.

Jaké jsou číselné podklady, které máme v současnosti k dispozici? Jsou skutečně přesné, úplné a kvalitní? Vyjadřují vždy stejnou činnost a charakteristiku, srovnáme-li dvě či více knihoven? Zachycují celé spektrum služeb a aktivit knihoven pro veřejnost? Neúplnost, nejednotnost vykazování, krátkodobé sledování některých údajů, absence údajů o nových službách, které se bleskově rozšířily v knihovnách - to jsou problémy, s kterými se setká každý, kdo potřebuje vyhodnotit nějakou službu, činnost, vývojový rys, vypracovat projekt nebo se „jen“ pochlubit veřejnosti svými výsledky.

V části knihovnické veřejnosti přetrvává na jednu stranu blahosklonný až přezíravý vztah k evidování a statistickému vykazování, ale současně, na straně druhé, cítíme a vnímáme stálý růst významu statistických údajů, jejich časových řad i komparací pro vlastní práci a pro zřizovatele a provozovatele knihoven.

Současný stav statistického výkaznictví se rozhodlo napravit několik krajských metodiků a pracovníků Knihovnického institutu NK ČR¹ v jarních měsících roku 2007. Utvořili pracovní skupinu, jejíž cíl byl původně velmi skromný - sjednotit definice uvedené v Deníku veřejné knihovny a srozumitelně zpracovat pokyny pro jeho vyplňování a pokyny pro vyplňování statistického výkazu Kult. Tím měla být omezena možnost dvojího, ba i trojího výkladu jednotlivých statistických položek a zvýšena souměřitelnost vykazovaných údajů. Již po měsíci práce bylo jasné, že bude třeba radikálnějšího zásahu. Podoba výkazu Kult (MK) 12-01 se každoročními drobnými doplňky roztříštila, ale ještě naléhavější bylo zohlednit zásadní změny samotných knihoven. Změnily se služby knihoven, jejich druh, charakter i formy. Do knihoven již nechodí pouze čtenáři, ale i zájemci o jiné služby než je půjčování knih. Navštěvují nás i ti, kteří vedle klasických tištěných zdrojů používají elektronické zdroje a internet. Znamená to, že zájem veřejnosti o knihovny nereprezentuje pouze počet registrovaných čtenářů, ale počet návštěvníků knihovny. Několik let zaznamenáváme nejen pokles registrovaných čtenářů, ale i pozvolný pokles počtu návštěvníků. Současně s tím však roste množství těch osob, které navštíví webovou stránku knihovny, hledají v on-line katalogu či si „na dálku“ objednají knihu nebo jiný dokument, prodlouží výpůjčku, vyhledají a získají potřebnou informaci. Jinak řečeno - roste počet „virtuálních“ návštěv, „virtuálních“ návštěvníků. Nelze tedy mluvit o tom, že zájem o knihovnicko-informační služby klesá, klesá-li počet registrovaných čtenářů. Mění se totiž způsob, jak navštívit knihovnu a způsob, jak si nějakou službu knihovny obstarat. Mění se formy VKIS i způsoby jejich využívání. Dále se rozvíjí zdánlivě opačná funkce knihoven - funkce komunitní, vzdělávací a relaxační.

Všechny tyto změny představují činnosti knihoven, které zatím oficiální statistika postihuje jen částečně, nebo vůbec ne. To vedlo pracovní skupinu k rozhodnutí navrhnout výkaz s novými údaji, které by nejen odpovídaly současnému stavu, ale byly využitelné i v blízké budoucnosti. Po jednání s NIPOS², oficiálním garantem statistiky kultury, zpracovala skupina návrh výkazu Kult (MK) 12-01, návrh Deníku veřejné knihovny na rok 2009 a 2010 a jeho metodickou část Definice, Pokyny pro vyplňování Deníku a Pokyny k vyplňování výkazu³.

Po roce práce skupiny a po dvou připomínkových kolech jsou připraveny návrhy na:

Roční výkaz o knihovně za rok … Kult (MK) 12-01;

Deník veřejné knihovny na rok … včetně jeho metodických částí: 

Závazné definice (část Deníku);

Pokyny pro vyplňování Deníku (část Deníku); 

Pokyny pro vyplňování Ročního výkazu. 

Tyto návrhy byly předány NIPOS, které předloží ke schválení ministerstvu kultury navržený Výkaz Kult (MK) 12-01(oficiální formulář MK ČR a ČSÚ). Návrhy k Deníku se upřesňovaly a dále ještě upřesňují v návaznosti na změny, které vzešly z připomínek knihovníků i NIPOS. Připomínky knihovníků (ačkoliv jich bylo „jen“ řádově od desítek knihoven) potvrdily rozdílnost náhledů a interpretací jednotlivých vykazovaných údajů. To vedlo k rozhodnutí pracovní skupiny vrátit se i k původnímu skromnému cíli, totiž k vypracování podrobných Pokynů k vyplňování Deníku.

K zodpovězení otázek, k jakým změnám dojde, co budeme sledovat, evidovat, vykazovat a jak, velmi dobře poslouží navržená podoba výkazu Kult (MK) 12-01. K jejímu snadnějšímu přijetí připomínám dvě stěžejní změny funkce knihoven:

1. služby knihoven se rozšířily o dva výrazné okruhy - služby elektronické a služby komunitní a vzdělávací;

2. uživatelé knihoven již nejsou pouze čtenáři, ale všichni návštěvníci včetně těch virtuálních.

Návrh Ročního výkazu o knihovně za rok 2009 obsahuje tyto oddíly: 

I. Knihovní fond

II. Uživatelé

III. Výpůjčky

IV. Další údaje

V. Elektronické služby

VI. Zaměstnanci

VII. Příjmy, resp. výnosy

VIII. Výdaje, resp. náklady

IX. Síť knihoven k 31. 12. 2009

Stávající „knihovnické“ oddíly byly pozměněny (I. Knihovní fond), doplněny (III. Výpůjčky a IV. Další údaje), výrazně změněny (II. Uživatelé - z původního oddílu Čtenáři) a jeden oddíl byl zaveden zcela nově - V. Elektronické služby.

Z oddílu IX. Síť knihoven byl vypuštěn řádek pro počet střediskových knihoven. Beze změny zůstal pouze oddíl VI. Zaměstnanci.

Významnější proměnou prošla skupina údajů o hospodaření a týkala se výkazů všech kulturních zařízení⁴, nikoliv jen výkazu o knihovně. Změna vzešla z iniciativy NIPOS a ČSÚ. Jejím cílem je sjednocení vykazovaných hospodářských údajů. Pracovní skupina knihovníků vynaložila úsilí, aby změny pokud možno nepřerušily řady sledovaných údajů, s nimiž je počítáno i v budoucnosti pro hodnocení efektivity práce knihoven, a alespoň některé stávající údaje obhájila.

Oddíl byl změněn jen nepatrně. V ř. 0114 budou vykazovány exempláře titulů docházejících periodik, nikoliv pouze počet titulů docházejících periodik. Důvodem je zachytit i multiplikáty titulů, tzn. zajištění aktuálních titulů i v pobočkách větších knihoven nebo v jednotlivých odděleních (půjčovnách, studovnách) apod.

Původní záměr vykázat jako samostatný druh dokumentů periodika nebyl naplněn s tím, že by bylo v drtivé většině knihoven velmi obtížné, ne-li zcela nemožné, zpětně zjišťovat, která knihovní jednotka (k. j.) je periodikem (vázaným, kompletovaným), a která ne. Proto budou od 1. 1. 2009 všechna periodika, zapisovaná do knihovního fondu (KF), klasifikována jako naučná literatura. Vlastní-li knihovna periodikum zařazované do skupiny krásné literatury, nebude tuto klasifikaci zpětně měnit, ale bude jej nově zapisovat jako naučnou literaturu.Velké (především krajské) knihovny, které vedou periodika jako samostatnou kategorii KF, povedou ji i nadále stejně, ale do výkazu ji přičtou ke stavu naučné literatury (jak činily dosud).

Požadavek, aby NK ČR stanovovala, kam řadit jednotlivé tituly časopisů a periodik, je nereálný vzhledem k množství vycházejících titulů, jejich neustálému vzniku a zániku, změnám v jejich názvu atd.

Vlastníte-li knihovní jednotky, které nelze zařadit do některého uvedeného druhu dokumentu, pak je vykažte v ř. 0113„jiné“. Řádek 0102 je součtem řádků 0103 až 0113 a představuje stav knihovního fondu k 31. 12. 2009 (nebo vykazovanému roku). Ostatní řádky zůstávají nezměněny.

Protože oddíl obsahuje mnohem více informací, je přejmenován na „Uživatelé“.

První dva řádky 0201 a 0202 jsou věnovány tradičním údajům o počtu registrovaných uživatelů (tj. čtenářů).

Řádek 0203 Návštěvníci celkem představuje součet návštěvníků fyzických (ř. 0204), tzn. těch, kteří do knihovny skutečně přijdou, a návštěvníků „virtuálních“ (uživatelů on-line služeb - ř. 0208), tedy těch kteří do knihovny nepřijdou, ale vyřídí si svůj požadavek on-line, využijí elektronickou službu knihovny. Oba řádky (údaje) jsou ještě dále podrobněji sledovány a vykazovány.

Počet fyzických návštěvníků (ř. 0204 Návštěvníci knihovny - Fyzické návštěvy) představuje součet návštěvníků půjčoven a studoven (evidují se pouze v podkladové evidenci a Deníku knihovny), návštěvníků, kteří využijí internet v knihovně (ř. 0205), návštěvníků kulturních akcí (ř. 0206) a návštěvníků vzdělávacích akcí pro veřejnost (ř. 0207). Návštěvníci on-line služeb jsou pak součtem vstupů (virtuálních návštěv) do elektronického katalogu knihovny, elektronického výpůjčního protokolu a do elektronických informačních zdrojů a databází (tyto údaje převezmou knihovny z oddílu V. Elektronické služby).

Jakkoliv se tento oddíl může jevit vykonstruovaný, je tak vyjádřen zájem o služby knihoven, které již z významné části představují služby elektronické a jejichž využívání stále sílí.

Výpůjčky se budou vykazovat pouze ve dvou úrovních. Všechny výpůjčky včetně prolongací a evidovaných prezenčních výpůjček budou v součtu uvedeny v ř. 0301. Ten představuje součet výpůjček jednotlivých druhů dokumentů (ř. 0302 až 0315). Pouze knihám byly vyhrazeny čtyři řádky, aby bylo možné sledovat alespoň výpůjčky dvěma základním kategoriím uživatelů - vždy ve dvou obsahových okruzích. Výpůjčky periodik, ať již vázaných nebo „docházejících průběžně“, se budou vykazovat v samostatném řádku (0306) jako druh dokumentu.

Nově zavedené řádky 0316 a 0317 jsou nezbytné pro výpočet částky, kterou musí NK ČR¹¹ uhradit jako odměnu za půjčování předmětů ochrany¹² kolektivnímu správci autorských práv.

Prezenční výpůjčky (i prolongace) vykazují všechny knihovny, pokud je realizují a evidují.

Oddíl zůstal téměř beze změn. Zachycuje v původní šíři vykazování meziknihovních výpůjčních služeb, vydavatelskou činnost a základní údaje o vybavenosti (studijní místa, počítače, internet i plochu pro uživatele a počet hodin pro veřejnost). Přibyly pouze tři řádky, které zachycují aktivity knihoven vůči dalším knihovnám. Tím budou vykazovány i takové činnosti, které jsou pořádány (poskytovány) knihovnami, které neplní regionální funkce. Zároveň nově zavedené řádky rozšíří informace o vybrané aktivity RF¹³ a jasně rozliší, zda jsou kulturní či vzdělávací akce určeny veřejnosti, nebo knihovníkům a jejich provozovatelům. Proto uvádím jen upravenou část oddílu, z doprovodné textové části je jasné, co budou obsahovat jednotlivé řádky.

 Oddíl V. Elektronické služby je nově zavedený. Vyvolá patrně mnohé otázky a diskuse a je počítáno s variantou, že zpočátku bude vyplňován pouze většími knihovnami, které takové služby již poskytují a budou je i evidovat (od knihoven poskytujících regionální funkce výše). I když vyplnění údaje o počtu návštěv webové stránky není již nyní problémem ani pro celou řadu knihoven obecních s „dobrovolným“ knihovníkem.

Oddíl v sobě slučuje již vykazované údaje, které byly začleněny v různých oddílech, a údaje nové, dosud nevykazované.

Řádky 0501 a 0502 ve výkaze Kult již figurovaly, není problém je vyplnit. Stejně tak řádek 0503 je již ve výkaze za rok 2007 a obsahuje údaj přebíraný z „počitadla“ umístěného na webu knihovny. Pokud web návštěvnost transparentně nesleduje a knihovna se ke sledování návštěvnosti webové stránky teprve chystá, pak doporučení najde na webové stránce Knihovnického institutu NK ČR¹⁴. Řádky 0504 až 0513 jsou zcela nové a vyplňují je knihovny, které takové elektronické služby svým uživatelům nabízejí, a to jak přímo v knihovně, tak i prostřednictvím internetu. Jsou jimi vstupy do OPAC, vstupy do výpůjčního systému (objednávky, prodloužení atd.), využívání elektronických databází - ať již vlastních či licencovaných. Takové služby jsou využívány z hlediska prostorového dvěma základními způsoby, přímo v knihovně nebo na dálku - pro potřeby statistiky „z prostoru mimo knihovnu“. Jsou-li využívány „z prostoru mimo knihovnu“, představují zároveň tzv. virtuální návštěvy (údaje z řádků 0505, 0507, 0511). Pro vysvětlení: čím více úsilí vloží knihovna do moderních služeb - elektronických služeb „na dálku“, tím více lidí využije tohoto komfortu a do knihovny nejde osobně. Zájem o služby se tak nesnižuje, pouze se projevuje jiným způsobem, proto musí být i jiným způsobem sledován a vykazován.

Řádky 0508 a 0509 obsahují informace o počtu specializovaných elektronických databází, které knihovna buduje, a o počtu licencovaných zdrojů, které pro své uživatele zajišťuje. V prvních letech budou patrně vyplňovány také pouze velkými knihovnami. Řádek 0512 bude vyplněn údajem o počtu stažených (tzn. i otevřených) digitálních dokumentů. Poslední řádka 0513 bude vykazovat počet elektronicky realizovaných informačních služeb. Jako jediná v oddílu bude obsahovat údaj o službě, při které vždy asistuje (resp. zprostředkovává odpověď na otázku, objednanou informaci apod.) knihovník.

Kvůli správnému a jednotnému evidování a vykazování tohoto oddílu bude věnována zvláštní pozornost jak definicím, tak pokynům pro vyplňování Deníku, resp. vedení průběžné evidence.

Dosavadní oddíl, který v sobě zahrnoval údaje o zaměstnancích a hospodaření knihovny, byl rozdělen na oddíly tři. Oddíl VI. Zaměstnanci zůstal nedotčen. I nadále platí, že jej nebudou vyplňovat knihovny s dobrovolným knihovníkem. Oddíl VII. Příjmy, resp. výnosy obsahuje 18 řádků údajů z oblasti výnosů. Oddíl VIII. Výdaje, resp. náklady obsahuje 18 řádků údajů z oblasti nákladové. Podkladem pro vyplnění těchto údajů bude opět Výkaz zisku a ztráty, který zpracovávají všechny účetní jednotky, popřípadě jeho příloha Rozvaha. K vyplňování jednotlivých řádků oddílů pro hospodaření máme k dispozici i adekvátní čísla účtů, a to díky ochotě spolupracujících ekonomů. Budou součástí Pokynů, jak vyplňovat statistický výkaz, resp. metodické pomůcky. Na základě konzultace nebo na základě písemných připomínek a po následném vyjednávání s NIPOS mají oddíly následující podobu.

Z hlediska knihovnického chci upozornit na řádky 0808 až 0810. Z původního jednoho řádku, určeného k vyplnění finanční částkou na doplňování knihovního fondu, jsou v současnosti řádky tři. Jejich obsahem jsou náklady na pořízení knihovního fondu a informačních zdrojů. Je třeba, aby je vyplnily všechny knihovny, včetně obecních. Ty budou v drtivé většině vyplňovat pouze ř. 0808, některé z nich i ř. 0809. Patrně žádná knihovna s dobrovolným knihovníkem v současné době nevyplní ř. 0810. V ř. 0808 budou uvedeny náklady na knihovní fond celkem (zahrnuje též předplatné a pořízení periodik, náklady na opatření licencí na elektronické informační zdroje). Z toho bude v ř. 0809 uvedena částka na předplatné a nákup periodik a ř. 0810 bude obsahovat částku na nákup a pořízení licencí na elektronické zdroje (též z celkové částky uvedené v ř. 0808).

Oddíl IX. Síť knihoven zůstává nezměněn, pouze řádek, do něhož byl uváděn počet střediskových knihoven, byl zrušen.

Z jakých podkladů budou údaje do Ročního výkazu o knihovně přejímány? Budou jimi přírůstkové a úbytkové seznamy, evidence registrovaných uživatelů, evidence návštěvníků, výpůjční protokoly - ať již v papírové nebo elektronické podobě (statistiky z automatizovaných knihovních systémů, bází dat, webových stránek, elektronické brány s počitadly návštěvníků), Výkaz zisku a ztráty a velmi důležitý, neboť soustřeďující informace o různých oblastech služeb a aktivitách knihovny, Deník veřejné knihovny na rok … .

Pracovní skupina navrhla i změnu Deníku tak, aby obsahoval potřebné údaje pro nově navrhovaný statistický výkaz.

Deník má šest oddílů: 

I. Uživatelé

II. Služby uživatelům - výpůjčky

III. Elektronické služby

IV. MVS, vydavatelská činnost

V. Kulturní a vzdělávací akce pro veřejnost

VI. Aktivity pro knihovny a provozovatele, regionální funkce (výběr)

První dva oddíly budou vyplňovány za všechny dny, kdy je knihovna přístupná veřejnosti (především pro malé knihovny, které nemají plně automatizovaný knihovní systém). Oddíl III. lze vyplňovat po měsíci nebo i delších časových intervalech. Poslední tři oddíly pak podle potřeby, resp. uskutečněné akce. Deník je vybaven metodickými pomůckami, tzn. Definicemi a Pokyny pro vyplňování Deníku a Pokyny pro vyplňování výkazu Kult.

Aby to vše fungovalo, musí být knihovníci se změnami včas seznámeni, změny řádně zdůvodněny a vysvětleny. Bude to vyžadovat dlouhodobější úsilí metodiků krajských knihoven, pověřených knihoven i pracovníků zodpovědných za statistiku uvnitř knihoven samotných, to vše vedle seminářů, porad, instruktáží a individuálních konzultací. V každém případě je nutné, aby od 1. 1. 2009 byly vedeny podkladové evidence pro statistiku tak, aby Výkaz Kult (MK) 12-01 za rok 2009 bylo možné vyplnit správně a jednotně.

Všem, kteří se takovou činností zabývají, ať již průběžně během celého roku, nebo jen nárazově při vyplňování výkazu (či elektronické báze NIPOS), chci připomenout, že mají svého krajského metodika nebo metodika v knihovně pověřené regionálními funkcemi a samozřejmě jsme připraveni i v KI NK ČR zodpovídat případné dotazy.

ODKAZY:

1 Lída Švíková (JVK v Českých Budějovicích), Hana Hendrychová (SVK Plzeňského kraje), Jana Hakenová (KK Karlovy Vary), Eva Semrádová (SVK v Hradci Králové), Monika Kratochvílová (MZK Brno), Roman Giebisch (VK v Olomouci), Marie Šedá (MVK v Ostravě) a Jan Vávra (MK v Praze); 2 ekonomové KK: R. Olšinová (Olomouc), J. Jiráček (Karlovy Vary); D. Růžičková (NK ČR) a V. Richter, L. Zemánková (KI NK ČR)

2 Národní informační a poradenské středisko pro kulturu, http://www.nipos-mk.cz

3 Zapracováváním připomínek k výkazu se mění i Deník veřejné knihovny a především jeho metodická část

4 Statistické výkazy (formuláře) jednotlivých druhů kulturních zařízení a institucí jsou dostupné na http://www.nipos-mk.cz/statistika/default.asp?id=54

5 V knihovních jednotkách

6 Přírůstky knihovního fondu v knihovních jednotkách za sledované období celkem

7 Úbytky knihovního fondu v knihovních jednotkách za sledované období celkem

8 Nezapočítává se do přírůstků ř. 0116

9 Nezapočítává se do úbytků ř. 0117

10 Vyplňují všechny knihovny

11 § 9, odst. 2 písm. f, zák. č. 257/2001 Sb., knihovního zákona v platném znění 

12 Zák. č. 121/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů

13 Regionální funkce

14 http://knihovnam.nkp.cz/docs/MereniVirtualnichNavstev.pdf 

15 Ř. 0808, ř. 0809 a dle skutečnosti i ř. 0810 vyplňují všechny knihovny i ZKNP

16 Vstupní cena vyšší než 40 000 Kč a provozně-technické funkce delší než jeden rok (§ 26 ZDP)

17 Vstupní cena vyšší než 60 000 Kč a doba použitelnosti delší než jeden rok (§ 32a ZDP)