MICHAL DENÁR  michal.denar@ceska-trebova.cz

Náklady

Závěrečná část seriálu se bude věnovat oblasti, která knihovny zajímá na prvním místě – vyčíslování nutných nákladů při zavádění a následném provozu knihovních systémů s otevřeným kódem. Zaměříme se zvláště na přímé náklady na rozjezd a zajištění bezproblémového provozu systému.

Úvodem

V předchozích částech jsme probrali všechny oblasti, které jsou relevantní při uvažování o reálném nasazení otevřených řešení do praxe. Především tedy principy decentralizovaného vývoje, jeho financování, ale podrobně jsme se věnovali také procesu implementace. O nákladech jsme se sice již zmiňovali, ale spíše okrajově.

Pokud očekáváte, že se dozvíte konkrétní částky, musíme vás upozornit, že z mnoha důvodů je není možné uvést. Už jen proto, že existuje množství různých možností konfigurací systémů i variant typů správy. Dozvíte se, jaké náklady je nutné očekávat, a také, jak jejich výši může ovlivnit zvolený typ podpory.

Rozdíl je v licenci

Zásadní rozdíl oproti systémům s uzavřeným kódem spočívá v podmínkách a rozsahu licence. U systémů s otevřeným kódem je licence za používání poskytována bezvýhradně bezplatně. Systém je v plném rozsahu jeho funkcionalit dostupný zdarma a bez zásadnějších omezení. Například se nebrání sdílení systému napříč různými subjekty. Tato volnost přímo vybízí k novým formám spolupráce a vede k úsporám skrze dělbu nákladů na provoz serveru a jeho správu. A to je jen jeden z mnoha možných scénářů.

Pod volnou licencí jsou také všechny komponenty systému, které jsou výsledkem práce jiných projektů, ale jsou do knihovního systému včleněny. Často obstarávají funkce typu Z39.50 server či klient. Tedy i na rozsah využitelných funkcí v systému mají volné licenční podmínky pozitivní vliv a minimalizují výši dalších investic. Například zprovoznění OAI provideru, který je podmínkou pro odesílání záznamů knihovny do Souborného katalogu nebo Centrálního portálu, je například u systému Koha záležitostí maximálně hodiny1 práce. Náklady budou zlomkové v porovnání s výší licenčních poplatků u proprietárního produktu. Nemluvě o tom, že i ten následně musí někdo nainstalovat a nastavit.

Volná licence přináší další podstatnou možnost volby. A to možnost zvolit si dodavatele podpory. V případě, že je na trhu více takových subjektů, může si knihovna vybrat takového, který splňuje nejlépe její finanční a odborné požadavky. V případě potřeby je možné dodavatele podpory změnit.

Platíte za odvedenou práci nebo čas

Jak již bylo řečeno, nikdo nemá oprávnění vybírat licenční ani jiné poplatky za užívání otevřeného softwaru. Náklady tedy generuje objem odvedené práce, případně služby spojené například s provozováním serverů či další služby. Ať práci odvede zaměstnanec knihovny nebo externista, tato práce vždy stojí určité finanční prostředky. Nějaký čas zabere samotná instalace systému a jeho prvotní nastavení. Další čas si vyžádá přenesení dat a jejich kontrola. V následném běžném provozu objem práce potřebné k udržování systému skokově poklesne a změní se částečně i její povaha. Na úrovni serveru ji reprezentují především aktualizace operačního systému serveru a systému samotného a případné servisní zásahy. Ty jsou nutnou reakcí při řešení požadavků knihovníků na změny v nastavení nebo aktivace nových funkcí, případně odstraňování chybových a havarijních stavů systému.

Vlastní a sdílená správa

Pokud se knihovna rozhodne pro vlastní správu, jsou náklady kryty mzdovými náklady pracovníka(ů), který se systému bude věnovat. Objem práce záleží především na velikosti knihovny a rozsahu služeb. Méně pak na počtu svazků či čtenářů. Logicky nejnáročnější je období zhruba prvních dvou měsíců (u městské knihovny), kdy příprava přechodu zabere větší část pracovní doby. Po tomto období většinou dochází ke skokovému poklesu časové náročnosti správy. Rozjezd vlastními silami může být časově, a tedy i finančně náročnější v porovnání s nabídkami firem nabízejících komerční podporu otevřených systémů. To je dáno tím, že firmy mají množství zkušeností díky mnoha uskutečněným instalacím a mají k dispozici nástroje, které práci výrazně zrychlují a tím zlevňují. Pokud se zaměstnanci knihovny učí za pochodu, nebudou pravděpodobně schopni zvládnout veškerou práci rychleji. Zásadní roli hrají jejich zkušenosti a znalosti.

Stojí za zvážení, zda není ekonomicky výhodnější nechat si například převod dat provést na klíč od externího subjektu a věnovat se naplno až následným činnostem. Takový postup může být výhodný v případě, že se neuvažuje o dalších vlastních instalacích a případný čas strávený získáváním vlastního know-how by se nezužitkoval v následných nasazeních.

Nicméně již následující období objem práce spojený s údržbou skokově poklesne. Náklady se pak mohou snížit pod úroveň, kterou firmy účtují za měsíční správu otevřeného systému. Případně budou na srovnatelné úrovni. Zásadní rozdíl nastane v tom, kolik další práce v rámci úvazku daný pracovník bude schopen věnovat jiným činnostem. Ať to bude péče o metadata, vylepšování procesů v knihovně nebo úplně jiné úkony, vždy to bude více, než může poskytnout firma za odpovídající měsíční částku. Jinak řečeno: při vlastní správě po určitém překlenovacím období bude pracovník věnovat správě systému už jen část svého úvazku. Zbytek úvazku pak může využít při správě jiných systémů v knihovně a dalších činnostech. Jeho měsíční plat se tedy nerovná nákladům na správu systému. Správci v takových knihovnách často plní také úkoly související se správou IT techniky, webových stránek, příp. se věnují digitalizačním projektům nebo školením. Běžně také zabezpečují výpůjční služby, event. dohlížejí na kvalitu metadat. Mzdové náklady při vlastní správě tedy rozhodně nelze považovat za skryté náklady. Naopak, jdou velmi přesně vyčíslit. Odborné znalosti získané při správě systému zůstávají v organizaci. Nespornou výhodou je také fyzická přítomnost pracovníka v knihovně. Ta výrazným způsobem zkracuje dobu nutnou k vyřešení požadavků či nedostatků.

V případě, že knihovna provozuje systém, který dále využívají další knihovny, jsou náklady na provoz takové sdílené instalace ve své podstatě fixní bez ohledu na počet knihoven, kterým se systém poskytuje. Čas na aktualizace a údržbu systému je stejný, ať jej využívá jedna nebo dvacet knihoven. Jednorázovou porci práce navíc pak přináší jen každá nová zapojená knihovna. Náklady na plat pracovníka se tedy dělí mezi všechny zapojené subjekty. Tím jejich výše klesá na zlomkové hodnoty. Podobné je to i s náklady na provoz hardwaru.

Firmy: jeden systém, různé tržní ceny = výhoda pro knihovnu

Někteří knihovníci se podivují tomu, že ceny správy se liší podle poskytovatele podpory. Jak jsme si řekli dříve, za systémy s otevřeným kódem se neplatí licenční poplatky, ale cena za skutečně odvedenou práci. Záleží tedy na obchodní filozofii jednotlivých firem, ale také na míře zkušeností jejich pracovníků. Do nákladů se promítá množství položek, výsledné ceny se tedy skutečně mohou lišit. Z tržního pohledu je to však spíše pozitivní stav. Funguje konkurence, firmy soutěží v rozsahu a kvalitě služeb. Knihovny si tedy mohou porovnat jednotlivé nabídky a rozhodnout se podle toho, která jim nejvíce vyhovuje. Nejde jen o cenu, ale také o to, jaké jsou smluvní garance (např. subjekt definuje lhůty pro řešení havarijních stavů a případné sankce za jejich nedodržení). Ty jsou součástí tzv. servisní smlouvy stejně jako u proprietárních systémů.

Firmy také často nabízejí různé balíčky či paušál, ve kterých je zahrnutý smluvně ukotvený rozsah prací za určitý měsíční poplatek. Většina servisních zásahů je pak kryta právě tímto poplatkem. Každopádně tento způsob je vždy nejpohodlnější, protože vše knihovna dostane „na klíč“ v předem domluveném rozsahu prací a podle harmonogramu.

Závěrem

Jelikož tento text není komerčním příspěvkem, nebudu v něm uvádět kontakty na firmy, které správu nabízejí. Předpokládám, že knihovníci jsou jako odborníci na vyhledávání schopni najít jejich webové stránky na internetu během několika sekund. Stejně tak vím, že si při výběru nového knihovního systému nebo katalogu porovnávají jednotlivé produkty na trhu. A také jako dobří správci veřejných financí buď soutěží nebo alespoň porovnávají cenové nabídky jednotlivých dodavatelů. V oblasti reálných cen za jednotlivé systémy může být schopným pomocníkem Hlídač smluv2, který umí velmi jednoduše prohledávat registr smluv. Každý si může vytvořit ucelený a nikým neovlivněný názor. Doporučuji také oslovit knihovny, které mají zkušenosti s konkrétními systémy, a požádat je o reference či předvedení. Jako kolegové z oboru poskytnou jistě rádi velmi cennou a objektivní zpětnou vazbu.

Pokud tento miniseriál přispěl k objasnění alespoň některých nejasností či mýtů, které často slýchávám, splnil svůj účel. Jestliže plánujete nebo se již připravujete na změnu knihovního systému libovolného jména, přeji vám, aby dopadla dobře a splnila očekávání vaše i uživatelů knihovny.

1  Nastavení OAI PMH provideru Koha pro Souborný katalog a Centrální portál knihoven. Github [online]. 2017 [cit. 2017-10-31]. Dostupné z: http://bit.ly/koha-skc

2  Hlídač smluv: hlídáme je, protože si to zaslouží! [online]. 2017 [cit. 2017-10-31]. Dostupné z: https://www.hlidacsmluv.cz/