MARIE ŠEDÁ seda@svkos.cz

Standard pro dobrý knihovní fond

Myšlenka zpracovat metodický pokyn, který by se týkal knihovního fondu, vychází z poznání stavu veřejných knihoven především v menších sídlech. Přípravné práce na dokumentu začaly v roce 2015, kdy byly provedeny rešerše k této problematice. V dalším roce byly provedeny testovací propočty k aktivaci a obratu knihovního fondu, v roce následujícím byl metodický pokyn poskytnut k připomínkování Svazu měst a obcí (SMO), Spolku pro obnovu venkova (SPOV) i Asociaci krajů. Po zapracování podnětů byl materiál vydán jako metodický pokyn Ministerstva kultury pod č. j. 53667/2017.

Nový metodický pokyn dostal pracovní pojmenování Standard pro dobrý knihovní fond. Je dalším z řady metodických materiálů, který je určen nejen pracovníkům knihoven, ale také představitelům obcí – starostům, zastupitelům, radním. Jeho oficiální název je Metodický pokyn Ministerstva kultury k vymezení standardu doplňování a aktualizace knihovního fondu pro knihovny zřizované a/nebo provozované obcemi na území České republiky.¹

Standard je určen knihovnám zřizovaným a/nebo provozovaným obcemi do 40 000 obyvatel; ostatní knihovny jej mohou využít jako inspiraci s přihlédnutím k aktuálnímu stavu svého fondu, zaměření knihovny, demografickému složení města, jeho spádovosti a potřebám místa. Stává se pomůckou pro knihovníky, regionální metodiky, pro ředitele i vedoucí knihoven nebo jejich poboček. Je určen tzv. veřejným knihovnám – nevztahuje se tedy na fondy knihoven se specializovaným fondem, ale mohl by být vodítkem a nástrojem při aktualizaci fondu knihoven školních.

Otázkami složení fondu, počtu knihovních jednotek a knihovnickými službami se zabývají mezinárodní doporučení IFLA. Česká republika není jedinou zemí, která se zabývá otázkami rozsahu a obsahu knihovního fondu; hlouběji obdobnou problematiku řeší například knihovny v Tyrolsku nebo knihovny v USA (stát Texas).²

Současná role knihoven

V knihovnických médiích, na konferencích i seminářích se často diskutuje o měnící se roli knihoven. Dopad technologií na služby knihoven, demografické změny, vývoj populace a další faktory mají vliv i na knihovní sbírky. Veřejné knihovny stále častěji plní roli komunitních center, jsou místy pro trávení volného času, veřejným prostorem pro setkávání a kulturní aktivity. Souhrn všech úkolů je velice rozmanitý, přesto knihovny především nabízejí své sbírky a plní funkce, které stanoví knihovní zákon – jsou zprostředkovateli přístupu ke knihovním dokumentům a dalším informačním zdrojům a také zprostředkovateli poskytování informací a poradenskými institucemi.

Knihovna plní i mnohé další role, dané jejím statutem nebo zřizovací listinou. Knihovny jsou podporovateli formálního, neformálního i informálního učení a odborné přípravy, spolupracují se školami a vzdělávacími institucemi, pořádají vlastní vzdělávací akce, plní roli kulturních zařízení, organizují i poskytují prostor pro kulturní aktivity, nabízejí příjemné a bezpečné místo pro trávení volného času dětí, rodičů s dětmi, seniorů i různých zájmových skupin, jsou místem setkávání a podpory mezigeneračního dialogu (společný prostor pro komunitní aktivity), jsou také místem integrace osob ohrožených sociální exkluzí.

Dříve než si knihovna stanoví konkrétní úkoly a okruhy činnosti, je potřeba nastavit určitou „červenou čáru“. Na jedné straně je nutné brát v úvahu požadavky zřizovatele, potřeby regionu, a na druhé straně zdroje, které má knihovna k dispozici. Prvořadá je odpověď na otázku, jakou úlohu bude nebo může knihovna v obci plnit. Tady se setkávají představy zřizovatele, cíle knihovny a potřeby jejích uživatelů a návštěvníků.

Rozsah aktivit knihoven se může v jednotlivých obcích lišit, je však nezbytné, aby budování knihovního fondu odpovídalo předem stanoveným funkcím. Pro udržení setrvalé kvality poskytování veřejných knihovnických a informačních služeb je nezbytná aktualizace knihovního fondu, tedy jeho doplňování, průběžné vyřazování a revize. Přispívá k udržení kvalitního stavu knihovního fondu a prostorových podmínek tak, aby v knihovně mohly probíhat nejen klasické výpůjční služby, ale i další aktivity nezbytné pro daný typ knihovny a naplňování požadavků a potřeb místní komunity.

Knihovní fond

Základem pro plnění povinností knihoven je knihovní fond. Pro plánování tvorby knihovního fondu (koncepci doplňování) je nutné zohlednit tyto aspekty:

• složení obyvatel obce, zejména věkovou a vzdělanostní strukturu,
• zvláštní podmínky v místě, například působnost škol a dalších vzdělávacích institucí, průmyslových podniků, míru turistického ruchu, spádovost obce, národnostní složení apod.,
• potřeby stávajících, případně potenciálních cílových skupin uživatelů,
• aktuální požadavky uživatelů,
• kvalitu, aktuálnost a rozsah stávajícího knihovního fondu,
• služby a fondy knihoven v blízkém okolí v návaznosti na vlastní priority,
• zapojení knihovny do systému regionálních funkcí, zejména intenzitu využívání výměnného fondu.

Určité mezery v nabídce knihovny je možné eliminovat spoluprací s knihovnami v okolí, v rámci regionálního knihovního systému nebo koordinací s ostatními knihovnami na krajské nebo celostátní úrovni. Je ale nutno vzít v úvahu, že cílový knihovní fond ovlivňuje celá řada různých faktorů, které mohou způsobit jeho růst nebo pokles, například počet poboček a výpůjčních míst, počet výpůjček, případně druh a specifika knihovny (knihovna pověřená výkonem regionálních funkcí, knihovna v obci bez mateřské nebo základní školy, knihovna v příhraniční oblasti s literaturou v dalším jazyce, samostatná školní knihovna v místě apod.).

Významné je vnímat to, že knihovní fond se nebuduje jako konzervační. Rozsáhlost fondu nezaručuje jeho kvalitu; hlavní důraz je zapotřebí klást na jeho význam pro uspokojování potřeb místní komunity, na souvislost s místními potřebami.

Typy a formy dokumentů v knihovním fondu

Ve fondu knihovny by měly být obsaženy dokumenty různých obsahů, typů a forem pro všechny věkové skupiny, především:

• tištěné dokumenty a informační zdroje:

knihy (beletrie a naučná literatura pro děti a dospělé, vybrané učebnice, slovníky, encyklopedie, komentované zákony apod.),

periodika (místní, regionální i celostátní noviny, časopisy),

kartografické dokumenty,

hudebniny;

•  elektronické dokumenty a informační zdroje:

 e-knihy,

online databáze;

• zvukové a audiovizuální dokumenty (na různých nosičích):

audioknihy,

hudební nahrávky,

filmy;

• další typy dokumentů:

tematické kufříky, společenské hry, skládanky,

edukační hračky.

Knihovny se považují za apolitické instituce, jejichž fondy by neměly být ideologicky, politicky ani z náboženských důvodů cenzurovány a neměly by být pod komerčním tlakem.

Rozsah knihovního fondu

Rozsah knihovního fondu obecně vychází z povinnosti knihovny poskytovat veřejné knihovnické a informační služby, jakož i další služby podle § 4 odst. 1 a 3 knihovního zákona (vyplývající například z počtu obyvatel obce, počtu škol v místě apod.). Směrnice IFLA Služby veřejných knihoven uvádí, že doporučený rozsah celkového objemu knihovního fondu činí dvě až tři knihovní jednotky na obyvatele. U knihoven v malých obcích je doporučený minimální rozsah fondu stanoven na 2500 knihovních jednotek, přičemž se u obcí do 500 obyvatel směrnice aplikuje přiměřeně tak, aby byly v knihovně dostupné knihy pro hlavní kategorie obyvatel/uživatelů. Je nezbytné zohlednit demografické složení obyvatel v místě, pracovní možnosti, existenci vzdělávacích institucí, občanských spolků apod.

Knihovní fond sestává ze tří základních součástí:

Základní fond knihovny zahrnuje systematicky budovaný fond beletrie, naučné i regionální literatury a neknižních materiálů, které slouží k uspokojování základních potřeb uživatelů. Fond beletrie zahrnuje zlatý fond české i světové literatury – tedy toho nejlepšího z národních literatur. Rozsah základního fondu by měl činit maximálně dvě knihovní jednotky na obyvatele.

Aktuální fond zahrnuje nejnovější přírůstky beletrie, naučné literatury i dalších médií nakoupených či jinak získaných v posledních pěti letech. Pokud se nestanou trvalou součástí základního fondu, je vhodné cca po pěti letech prověřit zájem o tyto dokumenty a případně je vyřadit.

Zvláštní kategorii tvoří výměnný fond, který se získává a nakupuje převážně z dotace na výkon regionálních funkcí. Ten obvykle zahrnuje nejnovější knižní produkci a vhodně doplňuje nabídku knih v obsluhovaných knihovnách.

Financování nákupu knihovního fondu

Velmi diskutovanou otázkou je financování nákupu knihovního fondu. Standard veřejných knihovnických a informačních služeb (VKIS) doporučuje částku na nákup knihovního fondu ve výši 30–45 korun na obyvatele za rok. Indikátor ve výši 7% obnovy knihovního fondu novými přírůstky vychází z toho, že knihovna má minimálně dvě knihovní jednotky na obyvatele. Výhodou je dobrá spolupráce v regionu, vzájemné sdílení a využívání knihovního fondu, nabídka knih prostřednictvím výměnných fondů, meziknihovní výpůjční služby a využití e-knih jako moderní varianty zprostředkování dokumentů.

Nakládání s dary

Dary, které knihovny dostávají od svých čtenářů, by měly být přijímány pouze v případě, že mohou kvalitativně obohatit fond knihovny nebo nahradit opotřebovaný zlatý fond literatury. Ostatní knihy je vhodné použít pro alternativní způsoby půjčování – projekt Kniha do vlaku, knihobudky, knihovničky do nízkoprahových center aj. Problematika získávání darů se řídí občanským zákoníkem a zejména zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, v platném znění.

Aktualizace knihovního fondu

Cílem aktualizace knihovního fondu je zachovat optimální rozsah knihovního fondu, udržovat rovnováhu mezi nově získanými přírůstky a úbytky zastaralých a nevyužívaných dokumentů. Menší a aktuální fond se zpravidla využívá lépe než nepřehledná sbírka knih, umístěná v přeplněných regálech, kde jsou knihy uloženy i ve dvou řadách, případně v regálech sahajících vysoko ke stropu, kde se nové tituly ztrácejí mezi starými a nečtenými knihami.

Knihy a dokumenty mají být aktuální a poskytovat spolehlivá data. Jde především o naučnou literaturu, obsahující rychle stárnoucí informace, např.:

• právní dokumenty,
• lékařskou literaturu,
• cestopisnou literaturu,
• politiku,
• technologie, počítačovou literaturu,
• astronomii aj.

Knihovna, která nabízí zastaralé dokumenty, ztrácí důvěryhodnost – neposkytuje relevantní informace. V takové situaci je vhodné zvážit, zda tištěné knihy nenahradit jinou alternativou, neboť fyzický formát dokumentu se stává méně důležitý než jeho obsah. Pro využití takových fondů mohou knihovny nabízet příslušná technická zařízení – čtečky, tablety aj.

Aktualizace knihovního fondu může probíhat průběžně, při běžné výpůjční činnosti, pravidelně (celý fond nebo jeho dílčí část v určitém termínu), případně jednorázově (před revizí knihovního fondu, před úplnou automatizací nebo před většími akcemi, jako je označování knihovního fondu RFID³ čipy apod.).

Důvody pro vyřazování fondu

Při hodnocení fondu z pohledu aktualizace je vhodné zvážit následující charakteristiky:

• aktuálnost/zastaralost obsahu knih,
• opotřebování dokumentu, chybějící stránky, poškození, znečištění dokumentu,
• možnost nahrazení jiným výtiskem (se stejným obsahem, případně ilustracemi aj.),
• triviálnost obsahu dokumentu (knihy bez vyšších literárních kvalit, s pomíjivým zájmem ze strany uživatelů),
• nekorespondence dokumentů s potřebami komunity,
• poškození CD/DVD (např. poškrábáním),
• možnost získání dokumentu (jeho obsahu) jiným způsobem (e-knihy, MVS, výměnné fondy).

Odpovědnost za kvalitní knihovní fond mají všichni zaměstnanci, kteří mohou na základě profesionálního úsudku posoudit obsahovou hodnotu dokumentů.

Sledování využívanosti fondu

Analýzy výpůjček veřejných knihoven prokazují, že zájem o literaturu vydanou před šesti a více lety podstatně klesá.⁴Pomocí automatizovaných knihovnických systémů lze sledovat využívanost knihovního fondu. Tu je vhodné ověřovat jednou ročně po shromáždění statistických údajů o knihovně na základě informací generovaných z automatizovaného knihovního systému (AKS). Sledovány jsou základní indikátory:

• obrat knihovního fondu,
• aktivace knihovního fondu.

Obrat knihovního fondu dává informaci o tom, kolikrát byla každá knihovní jednotka půjčena během jednoho roku. Čím více se knihovní fond využívá, tím vyšší je hodnota indikátoru. Vysoký obrat ukazuje, že doplňování knihovního fondu odpovídá požadavkům uživatelů. Na druhé straně příliš vysoká hodnota může naznačovat, že pro uživatele může být obtížné získat požadované dokumenty, protože jsou častěji vypůjčeny.

Vzorec výpočtu indikátoru:

Pro výpočet obratu knihovního fondu lze započítat i prolongace a prezenční výpůjčky. Optimální hodnota je v rozsahu dvě až tři.

Stupeň aktivace knihovního fondu – hodnota aktivace knihovního fondu se uvádí v procentech. Poskytuje informaci o tom, jak vysoká je aktivní část knihovního fondu, tedy kolik procent knihovních jednotek během jednoho roku bylo alespoň jednou půjčeno, a zda existuje vztah mezi nabídkou a poptávkou.

Vzorec výpočtu indikátoru:

Stupeň aktivace = knihovní jednotky, které byly během roku alespoň jednou vypůjčeny / celkový objem knihovního fondu x 100

Optimální hodnota činí 90 %.

Revize knihovního fondu

Revizi knihovního fondu řeší knihovní zákon č. 257/2001 Sb. (§ 16) a prováděcí vyhláška č. 88/2002 Sb. (§ 7).

Úprava revize knihovního fondu je obsažena v § 16 a vychází z frekvence revize ve vztahu k objemu knihovního fondu tak, aby bylo reálné danou kvantitu v určitém stanoveném období revidovat. Přitom není směrodatné, zda bude revizní plán stanoven tak, aby ke stejnému datu za dané období (zákonem stanovené) byl revidován celý rozsah knihovního fondu, nebo bude revize v rámci daného období probíhat etapovitě – to znamená, že jednotlivé dokumenty budou postupně revidovány k určitému datu s podmínkou, že každý dokument musí být podroben revizi alespoň jednou za dané (zákonem stanovené) období. Zákonem stanovené objemy pro jednotlivá období vycházejí z reálné možnosti revize knihovních fondů s přihlédnutím k počtu knihovních dokumentů. Při objemných knihovních fondech se stanoví pouze způsob a minimální rozsah nezbytné revize knihovních dokumentů z celkového počtu pro každý rok.⁵

Životní cyklus dokumentů

Pod pojmem životní cyklus dokumentů si lze představit řadu procesů, kterými dokumenty v knihovně procházejí – od výběru přes nákup, odborné knihovnické zpracování, uložení až k oběhu dokumentů (mezi čtenáři, mezi knihovnami – MVS, výměnné soubory). Průběžně je nezbytné o knihovní fond pečovat a pravidelně jej revidovat. Na konci životního cyklu procházejí knihy a další dokumenty zhodnocením. V případě, že nejsou využívány, dochází k jejich vyřazování.

Stejná pozornost, jaká se věnuje akvizici a zpracování dokumentů, by měla být věnována i jejich využití, revizi a aktualizaci. Knihovna, která pravidelně nehodnotí aktuálnost, využití a stav svých sbírek, se stává neatraktivním a nevyužívaným prostředím pro nové uživatele.

Peníze na prvním místě

Hodnotíme-li finanční náročnost udržování obsáhlého knihovního fondu, docházíme k těmto závěrům: příliš obsáhlý knihovní fond vyžaduje velký úložný prostor, knihovna musí nakupovat nové regály, které zahlcují prostor knihovny, mnohdy jsou police regálů přeplněné, nepřehledné a působí neesteticky. Čtenáři se v takovém fondu špatně orientují, vyhledání dokumentu trvá nepřiměřeně dlouhou dobu a může vyvolávat nespokojenost. Neaktuální fond může obsahovat knihy s nepravdivými informacemi, knihovna pak působí jako nedůvěryhodná instituce a skladiště nepotřebných knih.

Na druhé straně jsou on-line katalogy zahlceny záznamy o dokumentech, vyhledané informace nemusí dát správnou a aktuální odpověď na rešeršní požadavek uživatele. Velké množství dat v AKS zvyšuje poplatky v závislosti na počtu záznamů a nároky na prostor na discích.

Údržba a oprava knihovního fondu je nerentabilní a zbytečně zatěžuje odborné pracovníky knihovny.

Je důležité klást si otázky:

• Bude kniha žádaná i v dalších letech?
• Mají čtenáři zájem o poškozené a znečištěné knihy?
• Budou děti číst literaturu, kterou si četly předcházející generace?
• Jak dlouho potrvá zájem o „žhavé“ tituly?
• Umíme nabídnout i jiné služby – MVS, regionální fondy, e-knihy?

Na závěr:

• Knihovní regály by měly být zaplněny maximálně ze 75 %.
• Vystavení knih obálkou dopředu zvyšuje zájem čtenářů.
• Oprava knihy by neměla trvat déle než 10 minut.
• Prostory knihovny by neměly být zastavěny regály plnými knih.
• S přiměřeným množstvím dokumentů dochází i k úspoře času zaměstnanců.
• Otevřený a přátelský prostor doplněný vhodným nábytkem je znakem dobré komunitní knihovny.

Literatura

• CREW: A Veeding Manual for Modern Libraries. Texas State Library and Archives Commission [online]. Texas, 2017 [cit. 2017-09-23]. Dostupné z: https://www.tsl.texas.gov/ld/pubs/crew/index.html.
• ČESKO. Zákon č. 257 ze dne 29. června 2001 o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon). In: Sbírka zákonů České republiky. 2001, částka 98. Dostupné také z: http://knihovnam.nkp.cz/sekce.php3?page=03_Leg/01_LegPod/Zakon257.htm.
• FRAUS, Jiří et al. Zpráva o českém knižním trhu 2015/2016 [online]. Praha: Svaz českých knihkupců a nakladatelů, 2016 [cit. 2017-11-21]. ISBN 978-80-905680-8-2. Dostupné z: http://kultura.praha.eu/public/29/ef/17/2341974_723361_Zprava_CKT_2016_ipdf.pdf.
• GILL, Philip. Služby veřejných knihoven: směrnice IFLA/UNESCO pro rozvoj. Praha: SKIP, 2002, 127 s. ISBN 80-858-5114-8. Dostupné také z: http://www.nkp.cz/o_knihovnach/konsorcia/skip/ifla.pdf.
• Metodický pokyn Ministerstva kultury k zajištění výkonu regionálních funkcí knihoven a jejich koordinaci na území České republiky. Praha, 2014, 14 s., 4 s. příl. Dostupné také z: http://www.mkcr.cz/assets/literatura-a-knihovny/metodicky-pokyn-regionalni-fce.pdf.
• RICHTER, Vít. Co se půjčovalo ve veřejných knihovnách v roce 2015. 1. část. Čtenář: měsíčník pro knihovny, 2017, roč. 69, č. 5, s. 172-174. ISSN 0011-2321.
• RICHTER, Vít. Co se půjčovalo ve veřejných knihovnách v roce 2015. 2. část. Čtenář: měsíčník pro knihovny, 2017, roč. 69, č. 6, s. 210-214. ISSN 0011-2321.

1 Dostupné z: https://www.mkcr.cz/doc/cms_library/2017_metodicky-pokyn-mkdef-7674.pdf

2 Dostupné z: www.tsl.state.tx.us/ld/pubs/crew/index.html

3 RFID - identifikátory navržené (nejen) k identifikaci knih, navazující na systém čárových kódů

4 RICHTER, Vít. Co se půjčovalo ve veřejných knihovnách v roce 2015. Čtenář, 2017, roč. 69, č. 5, s. 172–174, č. 6, s. 210–214. ISSN 0011-2321.

5 Výklad Ministerstva kultury ze dne 11. 5. 2006