MICHAL DENÁR michal.denar@ceska-trebova.cz

JOSEF MORAVEC josef.moravec@gmail.com

Otevřený knihovní systém Koha se v českých knihovnách začal využívat na počátku roku 2015 a od té doby počet instalací roste. V době odevzdání textu tohoto článku používá Kohu 53 knihoven různých typů, jež poskytují i tzv. regionální funkce¹.

Úvod

První implementace v městských knihovnách proběhly v České Třebové a Ústí nad Orlicí. Protože tyto knihovny zároveň mají i tzv. regionální funkce, bylo celkem logickým krokem rozšířit systém Koha také do místních a obecních knihoven v regionu (pozn. red.: systém vznikl na Novém Zélandu a „koha“ je maorský výraz pro „dar“). Přechod probíhal v jarních měsících roku 2016 a v několika vlnách na něj bylo postupně převedeno celkem 29 místních a obecních knihoven.

Technické pozadí

Obě výše uvedené knihovny provozují systém na vlastních serverech a svépomocí jej také spravují. Regionální síť sdílí stávající server i instalaci systému samotného. Z technického hlediska jde však o samostatné datové prostředí (instance). Toto řešení umožňuje efektivně využít hardware a zároveň oddělit jednotlivé databáze a umožnit specifické nastavení pro každou z instancí. Výhodné je také výrazné zjednodušení procesů spojených s údržbou a aktualizací systému, vše se provádí jen jednou.

Koha nabízí knihovnám množství funkcí. Knihovny, které obsluhují dobrovolní knihovníci, mají nižší nároky a většinou vystačí s administrací výpůjček a čtenářů. Dosavadní praxe například nevyžadovala správu rezervací ani zajištění rozesílání upozornění čtenářům e-maily. Kohu jsme přizpůsobili vyžadovanému rozsahu služeb s ohledem na intuitivní ovládání a snadnou obsluhu. Zjednodušeno bylo i samotné rozhraní systému, například omezením rozsahu zobrazovaných údajů o čtenářích. Ovšem některé z našich aktivnějších knihoven již nyní uvažují, že využijí možnosti systému více a zavedou například již zmíněné rezervace jako rozšíření stávajících služeb.

Velmi pozitivním zjištěním pro nás bylo, že komunikace mezi stanicemi a serverem probíhá s minimálním zpožděním odezvy i na pomalejších internetových připojeních. Ty jsou v obcích s malou hustotou osídlení spíše pravidlem. V reálném prostředí jsme si ověřili, že k uspokojivému provozování systému Koha v prostředí obecní knihovny dostačuje rychlost připojení kolem 1 MB/s. V reálných knihovnách jsme měli možnost otestovat snad všechny myslitelné druhy konektivity, se kterou se lze v obecních knihovnách setkat, tedy ADSL, WiFi a satelitní linku. V případě nedostupnosti pevného připojení lze využít i datové sítě mobilních operátorů, ideálně v režimu 3G, nouzově i EDGE.

V místech s nestabilním připojením lze využít při výpadku internetu tzv. offline klienta a zabezpečit tak alespoň základní provoz knihovny. V tomto režimu lze provádět výpůjčky a vracení dokumentů s tím, že obsluha po obnovení připojení do sítě internet zajistí synchronizaci provedených transakcí se serverem – ta se provede jedním kliknutím na odpovídající tlačítko. Tato možnost je součástí systému, není tedy nutné nic instalovat.

Příprava přechodu a převod dat

Na přechod jsme se připravovali cca dva měsíce. Využili jsme zkušenosti z mateřských knihoven, přesto bylo nutné zohlednit určitá specifika provozu regionální sítě. Dá se říci, že snazší bylo převedení bibliografických záznamů. Zkušenosti jsme museli získat především v oblastní správě výměnných souborů a přenesení jejich historie z původního systému. Po několika testovacích pokusech jsme úspěšně převedli veškerá potřebná data do zkušební instalace a mohli dořešit zbývající detaily, především procesní záležitosti spojené se zajištěním akvizice a distribuce dokumentů v rámci sítě knihoven.

Správa výměnných fondů a MVS

Knihovní systém Koha přistupuje ke správě výměnných souborů odlišně než náš předchozí systém REKS. Jednotlivým knihovnám nejsou jednotky půjčovány, ale dochází k dočasné změně lokace v celé „zapůjčené“ skupině dokumentů. Tyto skupiny jsou i nadále považovány terminologicky za výměnné soubory. Vkládání a vracení jednotlivých dokumentů probíhá prostým načítáním čárových kódů. Při vracení se také kontroluje, zda nezůstal omylem dokument vypůjčený čtenáři v knihovně, která jej vrací do střediska. Pokud ano, systém na to upozorní a provede opravu. Vytvořený soubor je označen statusem „na cestě z do“, který se zobrazuje také v katalogu. Ke změně lokace dojde až v momentě, kdy dokumenty dorazí do cílové knihovny. Celý proces přesunu je tedy velice transparentní a přehled o aktuálním umístění dokumentů mají nejen knihovníci, ale i čtenáři v katalogu.

V případě, že si regionální knihovna vypůjčí dokument z kmenového fondu nadřízené knihovny, je možné technicky zajistit automatické přenesení záznamů do regionální báze. Takové výpůjčky jsou vnímány jako klasická MVS s odpovídajícím statistickým zařazením.

Některé z knihoven, které používají systém Koha, jsou příjemci výměnných souborů z jiných systémů. Jejich formát je tzv. tagový MARC. Takové záznamy je nutné nejprve zkonvertovat do standardního formátu, který lze následně importovat. Všem knihovnám je k dispozici online konvertor², který zdarma zajistí vše potřebné. Konvertované záznamy pak stačí jednoduše importovat do Kohy.

Akvizice regionálního fondu

Nákup dokumentů a katalogizace probíhá na střediskovém pracovišti. Ve většině případů se hotové záznamy v MARC21 stahují přes protokol Z39.50 ze serverů Národní knihovny ČR nebo mateřských knihoven. Vytvoření záznamů je tedy snadné, rychlé a nevyžaduje práci zkušeného katalogizátora. Akviziční pracovníci nicméně mají alespoň základní školení v oblasti katalogizace a orientují se v polích MARC21. Katalogizační šablony mají definovaný povinný rozsah polí a podpolí na úrovni minimálního záznamu pro Souborný katalog.

Knihovna v České Třebové v regionálním systému využívá i akviziční modul systému Koha. Díky němu jsou všechny objednávky přehledně uložené a lze kdykoli zjistit jejich stav. Zároveň má akvizitér přehled o objemu utracených finančních prostředků, což přispívá k jejich rovnoměrnému čerpání v průběhu celého kalendářního roku. K přijatým objednávkám lze – pro případné budoucí použití – přikládat elektronickou verzi faktury.

Zaškolení neprofesionálních knihovníků

Po předchozích zkušenostech z přechodu městských knihoven na systém Koha jsme připravili stručné tištěné manuály, které na cca 20 stranách vysvětlují základní ovládání systému. Vždy v první výpůjční den po přechodu jsme předvedli knihovníkům všechny potřebné úkony spojené s půjčováním a správou agendy čtenářů. Později jsme již jen asistovali a dovysvětlili případné nejasnosti. Ve většině případů se tedy školení realizovalo v rozsahu cca dvou hodin. V několika málo případech došlo k opakované návštěvě, která byla věnována objasnění přetrvávajících nejasností a prohloubení znalostí. Většina dobrovolných knihovníků neměla větší problémy. Naopak, některé z nich zaujalo množství funkcí a chtějí je využít k rozšíření služeb.

Pozitivní odezvu máme také od knihovníků, kteří vytvářejí bibliografické záznamy pro své kmenové fondy. Stahují je za pomoci klienta Z39.50, do jehož vyhledávacího pole často stačí pouze naskenovat ISBN z obálky knihy. Následné stažení záznamu z databáze ČNB a přidání jednotky je již dílem několika okamžiků.

Shrnutí na závěr

Zavedení otevřeného knihovního systému Koha do regionálních sítí lze považovat za úspěšně otestované a v praxi využitelné. Snažíme se reagovat na zpětnou vazbu od knihovníků a postupně zapracováváme jejich návrhy na vylepšení. Ty se týkají především statistických výstupů, které vypovídají o provozu a výkonnosti jednotlivých knihoven i o cirkulaci dokumentů uvnitř sítě. Máme v plánu také rozšířit možnosti nástroje pro správu výměnných souborů, které zjednoduší rozhraní a prohledávání souborů.

Zavádění systému Koha v regionech má smysl hned z několika důvodů. Sdílení serveru je ekonomicky výhodné a zároveň nezvyšuje náročnost správy systému. Navíc větší knihovny mají častěji své IT-odborníky, kteří jsou schopni zajistit správu i knihovnám, které touto pozicí nedisponují. Z technického hlediska je možné provozovat na jednom serveru s průměrným výkonem cca desítku samostatných instancí. Každá z nich může obsahovat i desítky knihoven. Pro zajímavost – největší instalace na světě se provozuje v Turecku a obsluhuje přes 900 veřejných knihoven. Také ve Španělsku využívají knihovny předpřipravené instalace upravené Kohy pod názvem Kobli³. Tam navíc vývoj specifických úprav garantuje a financuje stát.

Knihovnám, které mají zájem o nasazení systému Koha, jsme připraveni poskytnout potřebné informace a rádi předvedeme systém v reálném provozu. Doporučujeme sledovat také profil české komunity na Facebooku, kde se dozvíte aktuální informace včetně termínů workshopů a setkání, které komunita pořádá.

1 Seznam knihoven, které v ČR používají systém Koha v běžném provozu. Github.com: open-source-knihovna, KohaCZ [online]. 2016 [cit. 2016-08-13]. Dostupné z: http://bit.ly/koha-v-cr.

2 On-line konvertor TAG2MRC pro výměnné soubory. Koha: česká komunita [online]. 2016 [cit. 2016-08-14]. Dostupné z: http://bit.ly/tag2mrc.

3 Kobli: Sistema integrado de gestión bibliotecaria de fuentes abiertas [online]. 2016 [cit. 2016-08-14]. Dostupné z: http://kobli.bage.es.