ROMAN DUB dub@knih-pi.cz

Projekt nové budovy Městské knihovny Písek – strategie a taktika

Celá řada knihoven v České republice působí v nevhodných prostorových podmínkách. Nejen potíže, které přitom řeší, ale i způsoby, jakými se s tímto stavem vyrovnávají, jsou si v mnoha ohledech velmi podobné. Na příkladu Městské knihovny Písek chceme ukázat a předat zkušenosti s praktickou realizací projektu formou kombinace jejich zobecnění a konkrétních příkladů řešených problémů.

Příprava projektu „nové“ knihovny je v mnoha ohledech časově velmi náročnou záležitostí (a to včetně přípravy projektů na jejich stavbu, přestěhování nebo minimálně rekonstrukci stávajících prostor), vyžadující jistou psychickou i fyzickou odolnost všech zúčastněných aktérů. Zástupce knihovny si jednoznačně musí být vědom, že se bude dlouhodobě vyrovnávat s dynamickým a výrazně kolísajícím stavem podmínek a určujících faktorů vedoucích k rozhodování, přípravě a realizaci stavby.

Zadavatel

Základním a jednoznačně nejdůležitějším faktorem ovlivňujícím vlastní realizaci stavby knihovny je nepochybně její zadavatel, přičemž ve většině případů se bude jednat o město/obec – zřizovatele knihovny. Podpora samotné knihovny a zvláště většinou poměrně velmi finančně nákladného projektu výstavby nové budovy ze strany zřizovatele není samozřejmá a nepřichází sama od sebe. Spíše světlou výjimkou v rámci České republiky je dlouhodobá a stabilní podpora ze strany města Písek, trvající již tři volební období. Ale i v případě, že zřizovatel stavbu podporuje, se může jeho ochota a záměr projekt realizovat radikálně změnit. Důvody mohou být různé, ať už to je změna politického vedení, změna preferencí, či prosazování jiných zájmů atd.

Klíčová role knihovny při budování vztahu se zřizovatelem vyžaduje trvalou a bezproblémovou komunikaci, nejlépe se všemi politickými subjekty a orgány městské správy. Spočívá zejména v propagaci významu knihovny, jejích aktivit, šíření pozitivního obrazu a současně v obhajobě nutnosti přijetí rozvojové koncepce knihovny a oprávněnosti investic do stavby nové budovy. Samozřejmá je rovněž ochota a vstřícnost knihovny vůči požadavkům zřizovatele, který stavbu financuje. Knihovna je součástí města a je hrazena zřizovatelem, a proto musí aktivně komunikovat s politickou reprezentací města a zejména pak s osobami nebo kolektivními orgány s vysokou mírou rozhodovacích pravomocí!

Zásadní rozhodnutí o realizaci vlastní stavby včetně finančního zajištění a obvykle i o umístění přijímá zastupitelstvo města. V případě Písku rozhodovala rada města zejména o umístění knihovny, přičemž vybírala z variant navržených knihovnou. Jejich vyhodnocení proběhlo podle zvolených kritérií: velikosti prostoru, nákladů na stavbu, nákladů na provoz, naplnění cílů knihovny a v neposlední řadě také přijetí jednotlivých variant veřejností. Rada města dále rozhodovala o vypsání architektonické soutěže, schvalovala její výsledky a vybírala zhotovitele projektové dokumentace. Do kompetence rady patří rovněž rozhodnutí o vypsání a zadání výběrového řízení a následně schválení zhotovitele stavby. V případě financování stavby prostřednictvím dotací je v kompetenci rady města také výběr administrátora dotační žádosti. V procesu rozhodování se významně uplatňuje i vliv politického vedení města, jež hraje zásadní roli při prosazování záměru a rozhodování v kolektivních orgánech městské samosprávy.

Z pohledu prosazení záměru stavby knihovny jsou důležité také jednotlivé dotčené odbory městského úřadu. Přestože rozložení jejich kompetencí a jejich struktura se může v jednotlivých městech lišit, půjde většinou o odbory zajišťující výstavbu, plánování, investice, finance a v neposlední řadě také odbor, pod který městská knihovna přísluší. V rámci jednotlivých odborů jsou pak nejdůležitějšími osobami jejich vedoucí. Na rozdíl od vedení města jen v omezené míře podléhají politickým změnám a ve svých funkcích působí delší dobu. Zpravidla se jedná o uznávané oborníky, kteří mají na rozdíl od zástupců knihovny každodenní kontakt s vedením města. Také v jejich rukou leží klíč k zajištění hladkého průběhu příprav projektu.

Kromě vedoucích odborů působí v rámci městského úřadu i řada dalších jednotlivců, pracovníků úřadu, jejichž pomoc a podpora záměru projektu je nedocenitelná: městský architekt, pracovníci zajišťující investice (důležité jsou informace k zahájení projektu včetně historie změn a rozhodnutí) nebo například pracovník zajišťující výkon památkové péče. Jeho rozhodnutí mohou mít výrazný dopad nejen na výslednou podobu projektu, použité materiály, rychlost provedení stavby, ale také na celkové finanční náklady projektu. Z výše uvedeného jednoznačně vyplývá, že v rámci propagace významu knihovny a obhajobě záměru investic nesmíme opomíjet ani zdánlivě nezúčastněné pracovníky městského úřadu, přičemž navázání korektních pracovních vztahů je další nezbytnou podmínkou.

Zcela zásadní je v tomto ohledu i komunikace směrem k veřejnosti při zachování její obousměrnosti. Požadavky veřejnosti na stavbu knihovny mohou být jedním z významných faktorů při rozhodování o stavbě. Minimálně stejně důležité je, aby knihovna akceptovala požadavky veřejnosti na projekt.

Čas

Dalším důležitým a limitujícím faktorem pro realizaci záměru stavby knihovny je její časový rámec. Z hlediska účelnosti jej lze rozdělit na dvě základní fáze. První fází, kterou jednoznačně nelze časově předem stanovit, je doba od zahájení diskuse o projektu přes jeho dílčí přípravy až po definitivní rozhodnutí o realizaci stavby. Jak ukazují dosavadní zkušenosti knihoven, v této fázi, trvající mnohdy i deset a více let (platí i pro Písek), je obecně nezbytné počítat s tím, že z hlediska času i realizace projektu není nic jisté a vše jsou spíše jen představy. Jako by i zde platila poučka používaná při laickém odhadu nákladů stavby. Mysli si číslo, kolik to bude stát (v našem případě, jak dlouho to bude trvat), a znásob je dvěma, výsledek se snad přiblíží realitě…

V případě projektu Městské knihovny Písek byla v rámci této fáze uskutečněna architektonická soutěž (doba trvání jeden rok), připravena byla dokumentace pro územní, stavební povolení včetně prováděcí dokumentace (celkem sedm měsíců), vyřízení územního rozhodnutí a stavebního povolení (dvakrát dva měsíce). Příprava projektu interiérů si vyžádala celkem tři měsíce, stejnou dobu si vyžádá i dotační žádost s tím, že její vyřízení může trvat v ideálním případě sedm měsíců, reálně však i jeden rok. V průběhu zpracování projektové dokumentace probíhala i příprava podkladů (zaměření stavby, průzkumy) doplňovaných z předcházejících projektů. Celková časová dotace výše uvedených činností činila v úhrnu téměř tři roky, přičemž při ideálních podmínkách lze počítat s dobou cca o jednu třetinu kratší. Druhá realizační fáze (tj. od definitivního schválení realizace projektu přes výběr zhotovitele stavby až po dokončení stavby a přestěhování knihovny), jejíž doba realizace závisí na rozsahu projektu, je méně časově náročná. Jedná se o činnosti, u nichž lze poměrně dobře odhadnout délku trvání, navíc jsou také z rozhodující části ošetřeny smlouvou. U projektu Městské knihovny Písek se v této fázi počítá s dobou cca dva roky.

Finance

Třetím klíčovým faktorem realizace projektu je financování stavby. V případě realizace projektů knihoven jde téměř vždy o velmi finančně náročnou záležitost, neboť náklady se pohybují v řádech desítek až stovek milionů korun. Obecně lze projekt knihovny realizovat buď z vlastních zdrojů zhotovitele, nebo kombinací vlastních zdrojů a dotací. Třetí možností – v našich podmínkách spíše teoretickou – je financování za přispění donátora. Platí, že jakákoliv rekonstrukce je v zásadě mnohem dražší než stavba nové budovy. Pokud bychom zvolili variantu nové budovy, může s vysokou pravděpodobností vyvstat potíž s vhodným umístěním knihovny.

Cena rekonstrukcí se obvykle pohybuje okolo 5000 Kč (bez DPH) za metr krychlový obestavěného prostoru, otázkou jsou proto možnosti snížení celkových nákladů na stavbu. V případě novostavby může být cena korigována zejména vlivem soutěžního výběrového řízení na dodavatele (snížení optimálně až o 20 %). Z hlediska úspor ve vztahu k celkovým nákladům projektu, ale i z hlediska trvanlivosti a funkčnosti vnitřního vybavení se jeví jako spíše okrajová možnost pořízení méně nákladného vnitřního vybavení knihovny. Poslední formou snížení celkových nákladů je financování stavby prostřednictvím některé z dotací. Připravované výzvy IROP umožňují knihovnám čerpání těchto dotací jen ve velmi omezené míře. Knihovny „okresního formátu“ se mohou pokusit čerpat finanční prostředky z výzvy Infrastruktura pro zájmové, neformální a celoživotní vzdělávání. Tato výzva na konci září 2016 nebyla vyhlášena, přičemž v průběhu její přípravy docházelo k postupnému zpřísňování a úpravě podmínek, vedoucích k zúžení možností financování. V rámci výše uvedené výzvy bude možné financovat projekty do maximální výše 20 milionů korun. Jak je patrné z připravovaných podmínek, důležitou podmínkou této výzvy je uvedení investičního záměru projektu v Místním akčním plánu rozvoje vzdělávání. Z dalších připravovaných nebo vyhlášených výzev existuje možnost využít výzvu Rozvoj infrastruktury komunitních center, případně výzvu Revitalizace vybraných kulturních památek, kde je však podmínkou zapsání rekonstruovaného objektu v indikativním seznamu Nemovitých kulturních památek.

Nejen z důvodu možnosti využití dotačních titulů je při přípravách projektu nezbytná integrace knihovny do koncepčních materiálů, jakými jsou mj. Strategický plán rozvoje města, Místní akční plán rozvoje vzdělávání nebo Komunitní plán rozvoje sociálních služeb. Integrace do výše uvedených dokumentů znamená další upevnění pozice knihovny v rámci komunity i městských organizací a současně posiluje identifikaci knihovny jako otevřené instituce. Praxe ukázala, že proaktivní činností v rámci příprav a tvorby uvedených dokumentů dochází k vytváření nových sítí a následnému navázání spolupráce mezi knihovnou a ostatními zainteresovanými subjekty – například z oblasti vzdělávání, sociálních služeb nebo podnikatelského sektoru. Při tvorbě strategických dokumentů se obvykle používá metodika systému komunitního plánování, která je pro zainteresované subjekty poměrně časově náročná. To platí rovněž pro účast knihovny. Druhým úskalím je pro knihovnu obtížná orientace v projednávaných problematikách, znovu vyžadující určitý čas k jejímu osvojení.

Architekt

Spolupráce či nespolupráce architekta a knihovny na projektu může zásadním způsobem ovlivnit kvalitu výsledného projektu, může přinést inspiraci pro další rozvoj knihovny i snížení ekonomických nákladů. Ze strany architekta se jevila jako velmi pozitivní jeho schopnost naslouchat a reagovat na požadavky knihovny a současně korigovat i jejich případnou nereálnost. Velkou výhodou je situace, kdy dojde ke vzájemnému souladu představ o podobě projektu – a to za splnění základní podmínky, kterou je oboustranně otevřená komunikace. Podoba spolupráce s architektem může být různá, avšak zkušenosti ukázaly přínos zainteresování všech zaměstnanců knihovny do procesu přípravy projektové dokumentace. Jednání mezi knihovnou a architektem probíhala formou pravidelných pracovních schůzek, přičemž knihovna měla díky vstřícnosti zadavatele, jímž je v našem případě město Písek, široký prostor při vytváření podoby knihovny.

Ke kvalitě projektu Městské knihovny Písek významným způsobem přispělo i vyhlášení architektonické soutěže o návrh. Výhodou soutěže se stala širší účast architektonických ateliérů, čímž byla zajištěna větší pestrost finálního řešení. Došlo i k objevům řešení, která zadavatel nepředpokládal. V rámci přípravy podkladů soutěže si zadavatel také lépe vyjasní své potřeby a jejich priority. Důležitou podmínkou pro realizaci soutěže je pak především precizní zpracování soutěžních podmínek a upřesňujícího stavebního programu a výběr složení poroty.

Epilog

Dne 29. září 2016 prakticky jednomyslně schválilo zastupitelstvo města Písek realizaci projektu Městská knihovna Písek a centrum vzdělávání. Podle harmonogramu by k zahájení provozu nové knihovny mělo dojít v listopadu 2018. Velký obdiv za toto rozhodnutí tak patří zastupitelům a vedení města Písek, zaměstnancům městského úřadu a všem, kteří se o tento projekt zasloužili.