V letošním roce proběhlo zasedání komise 6. břez­na na Ministerstvu kultury ČR, které sídlí na Maltézském náměstí v Praze. Komise je tvořena sedmi členy z knihoven různých druhů a velikostí, čímž je zajištěn její široký profesní záběr. Účast v ní je omezena na tři roky. Jednání přihlíží také zástupci MK ČR.

K hodnocení bylo předloženo 213 projektů z okruhů 1–3. Úkolem každého komisaře bylo během přibližně tří týdnů všechny žádosti pročíst a doporučit je, nebo zamítnout k dalšímu projednávání o přidělení financí. Jedná se o nelehký úkol také proto, že úroveň zpracování projektů není mnohdy dostatečná. Některé projekty jsou předkládány bez požadovaných informací, s neúplným či nejasným popisem, nadsazeným rozpočtem, neuznatelnými položkami v rozpočtu apod. V posledních letech se hodnocení komise ubírá cestou raději podpořit méně projektů, zato maximální možnou částkou.

Jak tedy napsat projekt, který má šanci na úspěch? Především je nutné si důkladně prostudovat pokyny vydané MK ČR. Pokud si v průběhu tvorby projektu není žadatel něčím jistý, je vhod­né to konzultovat. Obrátit se může jak na nadřízené knihovny (v případě menších knihoven v rám­ci výkonu regionálních funkcí), tak i přímo na kontaktní osobu uvedenou ve vyhlašovacích podmínkách.

Tvůrci žádostí by měli mít na paměti, že dotační řízení Knihovna 21. století bylo zřízeno na podporu multikulturního dialogu, práce s handicapovanými uživateli, ke zpřístupnění „nadstandardních“ služeb uživatelům, nikoli na „pouhé“ vybavení knihoven nábytkem, technikou a literaturou.

Je potřeba počítat s tím, že výše přidělené dotace může být až 50 % celkových nákladů na projekt, ale může být i nižší. Může se tedy stát, že spoluúčast žadatele bude na konci vyšší. V případě jakýchkoli zásadních změn v projektech je nutné informovat MK ČR.

Žádost

V žádosti je potřeba pravdivě a správně vyplnit formální i statistické údaje o žadateli. Název projektu by měl skutečně odpovídat jeho obsahu. Opomenuta by neměla být ani informace o přidělených dotacích z minulých let.

Před sestavením rozpočtu je důležité vytvořit reálný odhad nákladů – tj. zjistit si honoráře autorů, které chceme pozvat, kolik a jakého materiálu bude potřeba, cenu licencí, publikací apod. Nelze vytvořit projekt bez ověření těchto informací. Rozpočet projektu musí dávat smysl a být co nejvíce čitelný, aby nedocházelo k domněnkám, že je v něm něco skryto.

Náklady na projekt je vhodné rozepsat. To znamená například neuvádět pouze odměny spi­sovatelům 10 000 Kč, ale jednotlivě rozepsat pozvané, případně předpokládané autory a konkrétní částku (třeba i takto: 4x místní spisovatel odměna á 1500 Kč). Stačí tak učinit alespoň v komentáři k rozpočtu v popisu projektu.

Velké problémy se vyskytují například v oblasti nákupu materiálu nebo propagace. Zde se objevují obrovské rozdíly v částkách na srovnatelné akce. Co některá knihovna dokáže udělat s minimem nákladů svépomocí, udělá jiná mnohonásobně dráž prostřednictvím agentury. Opět je tedy dobré materiál i služby specifikovat a nenadhodnocovat. Přestože se jedná o uznatelnou položku, je vhodnější ji dát do spoluúčasti a dotaci žádat na účelnější záměry.

Často se též objevuje, že žadatel veškeré náklady rozepíše do tabulky tak, že na každou položku žádá 50 % a stejně se na ní hodlá podílet. Je ovšem opět lepší zvolit stěžejní náklady (samozřejmě uznatelné) a zbytek hradit ze spoluúčasti.

Pokud jsou zajištěny či předpokládány další finanční zdroje krytí (jiné dotace, sponzorské dary, předpokládané vstupné z akcí atd.), měla by být tato skutečnost uvedena, protože tyto projekty jsou komisí projednávány přednostně.

Popis projektu

V popisu není nutné se dlouze rozepisovat (rozsah 1–2 strany), nejedná-li se o rozsáhlý nebo neobvyklý projekt. Žadatel má stručně a jasně popsat současný stav, vysvětlit co projektem hodlá řešit a pamatovat na to, že hodnotitel nemusí být s touto problematikou obeznámen. Cíl by měl korespondovat s výzvou. Dále by mělo být zřejmé, kolik je na záměr požadováno peněz, nezapomenout na podrobnější rozpočet, případně komentář k němu, časový harmonogram, propagaci a očekávaný výsledek.

Pokud je žádáno na pokračující akci, nelze předkládat každoročně projekty se stejným popisem, kde nedošlo k žádné změně. Je-li komisař ve funkci první rok, ničeho si zřejmě nevšimne. Jedná-li se ovšem o člověka, který je v komisi podruhé či potřetí, s velkou pravděpodobností to zaznamená a má možnost si tuto skutečnost překontrolovat. Je jasné, že s takovýmto projektem si nikdo nedal žádnou práci a může být automaticky odložen.

Podobné je to v případě, že jedna knihovna předkládá více projektů. (V rámci dotačního řízení je možné předložit až tři projekty.) Je třeba dát pozor na to, aby nebyly shodné, byť i jen v některých částech. A nebylo v nich žádáno na stejnou věc, přestože se jedná zdánlivě o jiný projekt.

V případě, že se na jedné akci podílí více knihoven, je vhodnější projekty spojit a žádat společně pod záštitou jednoho z partnerů nebo je alespoň uvést. Působí to lépe a přehledněji.

Jestliže má žadatel k dispozici vzorovou žádost, je nutné, aby nebyla opsána doslovně pou­ze s dosazením platných jmen, názvů a údajů. Každá žádost by měla být jedinečná.

Malé vysvětlení k jednotlivým tematickým okruhům

V okruhu č. 1 Podpora práce s národnostními menšinami a integrace cizinců je důležité uvádět rozsah skupiny (i kvalifikovaný odhad), na kterou je projekt zacílen. Při nákupu literatury musí být zřejmá jeho opodstatněnost i využitelnost a uvedena informace o velikosti stávajícího fondu. Nelze si tímto způsobem jen obnovit nebo doplnit vlastní fond. Hodí se také uvést předpokládaný počet zakoupených svazků, výši případné slevy na tento nákup, odkud bude nakupováno atd.

Okruh č. 2 Podpora všeobecné dostupnosti knihovnických služeb pro občany se zdravotním postižením vznikl na podporu slabozrakých a nevidomých uživatelů. Zakoupené dokumenty by tudíž neměly sloužit běžným uživatelům. Často se vyskytuje problém s rozlišením zvukových knih a audioknih. Za zvukové knihy jsou považovány zvukové záznamy na CD nebo ve formátu mp3 sloužící pouze nevidomým a slabozrakým, pořízené prostřednictvím např. Knihovny a tiskárny pro nevidomé K. E. Macana. Za audioknihy jsou považovány zvukové záznamy z běžné komerční produkce, jejichž nákup není z dotace podporován. Stejně jako v okruhu č. 1 musí být uveden počet uživatelů (i kvalifikovaný odhad).

V okruhu č. 3 Kulturní, výchovná a vzdělávací činnost se každoročně sejde nejvíce žádostí. Jeho hodnocení bývá časově nejnáročnější. Některé typy projektů jsou hodnoceny prioritně, obvykle se jedná o projekty s vícezdrojovým financováním, ale letos například i projekty, které využívají práce dobrovolníků. Předpokladem je samozřejmě jejich formální i věcná správnost. Dále se cení originálnost a jedinečnost.

Atraktivnost projektu zvyšuje i to, když se na něm podílí více knihoven. Jeho dostupnost je tedy určena vyššímu počtu uživatelů. Dotaci nelze použít na nákup knih do fondu, i kdyby se to týkalo tématu.

Je-li žádáno na vytvoření sborníku, musí být prokázána jeho využitelnost (regionálně, oborově). Je potřeba uvádět, kolik kusů má být vytištěno, jakým způsobem bude použit, bude-li jeho distribuce zpeněžena a předpokládaný výnos. Obecně není podporováno vydávání kuchařek, herbářů, lokálních průvodců apod.

Co se týká akcí, pokud je očekáván výtěžek, je nutné ho uvést mezi další zdroje financování projektu. Vybírání vstupného u finančně náročnějších akcí by mělo být samozřejmostí.

Závěrem je třeba podotknout, že přidělením financí a realizací projektu povinnosti žadatele resp. příjemce dotace nekončí. Do data stanoveného MK ČR, obvykle do 15. ledna následujícího roku, musí zaslat vyúčtování a zhodnocení projektu. Pokud tak nebude učiněno, hrozí sankce nebo příkaz vrácení peněz a odmítnutí všech žádostí podaných na MK ČR v následujícím roce.

Za komisi pro Knihovnu 21. století sepsala Jana Sikorová